Оформление документов в организации

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому  делопроизводство, как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, рассматривается сегодня  как важнейшая обслуживающая  функция управления любой организации, учреждения, предприятия.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным  правилам, которые закрепляются в  правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Процесс записи информации не является строго регламентированным, что обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления официального документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Роль документирования заключается  в том, что от качества создаваемых  документов зависит оперативность, эффективность управленческих решений, а также общие показатели результатов  деятельности организации.

Основной задачей документирования является оформление документов в соответствии с действующими нормативами.

Цель данной работы заключается  в анализе основных вопросов, связанных  с документированием в организации.

Объектом курсовой работы явилось  ООО «ДОМСТРОЙ».

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, приложения и списка использованных источников.

 

1. Направления унификации в делопроизводстве

 

Унифицированная система документации - система документации, созданная  по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К основным направлениям унификации в делопроизводстве относятся:

- форматы документов;

- формуляры-образцы;

- фирменные бланки и другие  элементы.

Рассмотрим требования, которые  предъявляются к оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма. Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; дату документа; место составления или издания документа.

В Приложении № 1 представлены образцы  общих бланков ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных общих бланках организации  имеются следующие реквизиты:

- эмблема организации (рисунок  с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ  «ДОМСТРОЙ»),

- место составления документа  (Абакан),

- место для указания даты  и номера документа.

Применение данных реквизитов и  их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); наименование организации; справочные данные организации.

В Приложении № 2 представлены образцы  бланков письма ООО «ДОМСТРОЙ» с продольным (рис.1) и угловым (центрированным) (рис.2) расположением реквизитов. На данных бланках имеются следующие реквизиты:

- эмблема организации (рисунок  с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ  «ДОМСТРОЙ»),

- справочные данные организации  (ул. Игарская, д.28, Абакан, Республика Хакасия, 655017, тел.: 22-67-89, факс: 22-67-91, e-mail: domstroy@rambler.ru),

- код организации (ОКПО 56771092),

- основной государственный регистрационный  номер юридического лица (ОГРН 190154759345456),

- идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП  1901033456/190101001),

- место составления документа  (Абакан),

- место для указания даты  и номера документа,

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

Применение данных реквизитов и  их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации  включает в себя следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; место составления или издания документа. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

В Приложении № 3 представлены бланки таких конкретных видов документов, как бланк приказа с продольным расположением реквизитов (рис.1) и  бланк акта с угловым (центрированным) расположением реквизитов (рис.2). На данных бланках имеются следующие  реквизиты:

- эмблема организации (рисунок  с изображением домов),

- наименование организации (ОБЩЕСТВО  С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ  «ДОМСТРОЙ»),

- наименование вида документа  (ПРИКАЗ, АКТ),

- место составления документа  (Абакан),

- место для указания даты  и номера документа.

Применение вышеуказанных реквизитов и их оформление соответствует требованиям, предъявляемым к оформлению данных видов документов.

 

2. Реквизиты и их краткая характеристика

 

Реквизитами называют ряд элементов (дата, текст, подпись), который является неотъемлемой частью любого документа. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе  и правила их оформления должны соответствовать  требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания); ъ

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организации;

30 - идентификатор электронной копии  документа.

Приведем требования к оформлению реквизитов документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Государственный герб Российской Федерации  помещают на бланках документов в  соответствии с Федеральным конституционным  законом «О Государственном гербе  Российской Федерации».

Герб субъекта Российской Федерации  помещают на бланках документов в  соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках  организаций в соответствии с  уставом (положением об организации).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий  и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать  наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием  организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в  том случае, если оно является автором  документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации  включают в себя: почтовый адрес; номер  телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной  почты и др.).

Наименование вида документа, составленного  или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать  видам документов, предусмотренным  ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его  подписания или утверждения, для  протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц  оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается  словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в  последовательности.

Регистрационный номер документа  состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный  номер документа, составленного  совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту  в порядке указания авторов в  документе.

Ссылка на регистрационный номер  и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан  ответ.

Место составления или издания  документа указывают в том  случае, если затруднено его определение  по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания  указывают с учетом принятого  административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.