Оформление управленческих документов

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно представить информацию в письменной форме, то есть правильно составить и оформить документ.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления (ДОУ), по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации – от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления.

В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документационного обеспечения управления, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки документационного обеспечения управления. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Грамотно организованное документационное обеспечение управления начинается с изучения его нормативно-методической базы, требований государственных стандартов в области ДОУ, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления. Именно этим объясняется актуальность темы выпускной квалификационной работы.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение соответствия оформления документов организации (на примере Администрации Петроградского района Санкт-Петербурга) нормативно-методическим требованиям.

В соответствии с целью денной работы ее задачами являются:

• рассмотрение основных нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления;
• анализ соответствия оформления документации в организации нормативно-методическим требованиям.

Выпускная квалификационная работа содержат введение; две главы, последовательно раскрывающие тему работы; заключение, список литературы и приложение.

1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ 
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документационное обеспечение управления как самостоятельная отрасль деятельности имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамотно, своевременно и без негативных последствий организовывать создание и работу с управленческими документами.

1.1. Нормативная база 
документационного обеспечения управления

Деятельность организации, в том числе работа с управленческими документами, должна быть основана на нормативной базе, включающей:

• Конституцию Российской Федерации;
• федеральные конституционные законы;
• федеральные законы;
• указы и распоряжения Президента РФ;
• постановления и распоряжения Правительства РФ;
• законодательные акты субъекта РФ, на территории которого действует организация;
• нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• унифицированные системы документации;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• государственные стандарты, регламентирующие создание и работу с документами.

1.2. Характеристика отдельных 
документов нормативной базы 
документационного обеспечения управления

Главным документом государства, имеющим высшую юридическую силу, является Конституция Российской Федерации, из текста которой видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации.

Гражданский Кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений.

В Трудовом Кодексе РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу в связи с приемом на работу, перемещением работника в организации, а также расторжением трудового контракта.

Уголовный Кодекс РФ регулирует отношения между работником организации и государством. В нем установлена уголовная ответственность за тот или иной вид нарушения в сфере документирования.

Базовым законом информационного законодательства являлся Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г., который установил:

• термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием;
• право собственности на отдельные документы и массивы документов;
• создание информационных систем, использование информационных технологий и средств их обеспечения;
• правовой порядок в области защиты информации.

В настоящее время принят новый федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи»  
№ 1-ФЗ от 10 января 2002 г. устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.) регулирует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.

Федеральный Конституционный Закон «О государственном гербе Российской Федерации» от 20 декабря 2000 г. устанавливает Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования.

Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27 декабря 2002 г. был введен вместо ранее действовавшего закона «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г., который был отменен с 1 июля 2003 г. В новом законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт». Если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применении стандартов. В законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году. Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ распространяется на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники, органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, и всех прочих организаций.

В ближайшие годы планируется  разработка новой редакции  ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т.д.)

Положение ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 537 и зарегистрированной Министерством Юстиции РФ 27.01.2006 (рег. № 7418)

Целями Типовой инструкции являются: установление общих требований к функционированию служб документационного обеспечения управления, документирование управленческой деятельности и организация работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формировании дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. По сути, она отражает, практически все вопросы организации делопроизводства. И хотя она предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы документационного обеспечения управления организаций любых фирм собственности может быть положена, в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92,. ГОСТ Р 1.4-93, и др. Одновременно с вступлением в силу Федерального закона «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению различных видов документации, проведению унификации документов и применению унифицированных систем документации, автоматизации информационных процессов в сфере управления, техническим средствам обработки информации.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.