Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) (на примере инструкции конкретного учреждения)

3 раздел  «Организация работы с документами  в подразделениях». Все документы, рассмотренные главой Администрации района, его заместителями, управляющими делами Администрации направляются для исполнения в отделы. Кто организует исполнение поступивших документов, а также рассмотрение. В разделе указываются еще и подразделы:

• «Основные требования». При составлении и оформлении документов работники аппарата Администрации должны руководствоваться следующими основными требованиями.
• «Удостоверение документа». Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.
• «Приложение к документам». В документе информационно-справочного характера, имеющим приложения, названные в тексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количестве листов приложения и количества прилагаемых экземпляров.

4 раздел  «Подготовка и оформление постановлений  и распоряжений». Подготовка и оформление постановлений и распоряжений главы Администрации производится в соответствии с требованиями, установленным настоящей Инструкцией.

Также в него входят подразделы, как

«Основные требования к составлению и оформлению постановлений, распоряжений главы Администрации»;

«Согласование постановлений, распоряжений главы Администрации»

5 раздел  «Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и других документов главы Администрации». Осуществляет управляющий делами и отделы Администрации в соответствии с их задачами и функциями.

6 раздел  «Рассмотрение писем и организация  приема граждан». Ведется в соответствии  с законодательством РФ и нормативными  документами по делопроизводству.

7 раздел  «Машинописные и копировально-множительные  работы». В них также есть подразделы:

1.«Машинописные  работы»;

2.«Копировально-множительные  работы».

8 раздел  «Формирование дел, передача их  в архив, использование архивных документов».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Организация документооборота на «Удорский район»

На предприятии действует централизованная система ведения делопроизводства. В связи с отсутствием надобности создания службы документационного обеспечения  управления, ответственным  за делопроизводство приказом генерального директора назначен секретарь.

Документопоток в администрации формируется в результате организованного «слияния» трех самостоятельных информационных потоков, по которым перемещаются внутренние документы, входящие и исходящие документы.

Внешний документопоток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний – перемещение документов внутри организации.

Внутреним документам отнесем документы, разрабатываемые должностными лицами предприятия, исходя из задач и потребностей организации. Общая организации работы с внутренними документам Администрации МО «Удорский район»:

1) получение указания на разработку документа, его уточнение;

2) разработка проекта документа;

3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;

5) проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;

6) тиражирование и регистрация документа;

7) доведение документа до сведения лиц, которым он предназначен;

8) исполнение и контроль исполнения документа;

9) прием исполненного документа, снятие с контроля;

10) помещение исполненного документа в дело, последующая работы с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение, списание;

Входящие  документы – это документы, поступающие в организацию извне. Общая организация работы с входящими документами организации выглядит  следующим образом:

1) сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия;

2) первичная обработка (распаковка, счет, сортировка);

3) регистрация;

4) подготовка  на доклад;

5) рассмотрение, оформление резолюций;

6) регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения;

7) отправка на исполнение (доведение до сведения соответствующих

должностных лиц, включая кадровую службу предприятия);

8) исполнение и контроль исполнения документа;

9) прием исполненного документа, снятие с контроля;

10) помещение исполненного документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Исходящие документы — это документы, разработанные внутри организации. Общая организация работы с исходящими документами организации выглядит  следующим образом:

1) получение указания на разработку документа, его уяснение;

2) разработка  проекта документа;

3) согласование содержания проекта документа с заинтересованными

должностными  лицами;

4) корректировка документа по результатам согласования и его оформление;

5) проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение;

6) тиражирование и регистрация документа;

7) упаковка  и отправка документа;

8) помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

2.2 Основные положения инструкции по делопроизводству

в Администрации МО «Удорский район»

Работа с документами в Администрации МО «Удорский район»

 регулируется  нормативно-методическими документами, Уставом предприятия, приказами директора Администрации МО «Удорский район».

В Инструкцию по делопроизводству в  Администрации МО «Удорский район» включены следующие  разделы:

1) общие положения (в разделе указываются документы, на основании которых разработана инструкция по делопроизводству, а также виды документов и делопроизводственные операции, на которые распространяются требования инструкции, права и обязанности ответственных за делопроизводство в организации);

2) прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции;

3) организация работы с документами в подразделениях;

4) подготовка и оформление постановлений и распоряжений;

5) контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений и других документов главы Администрации;

6) рассмотрение писем и организация приема граждан;

7) машинописные и копировально-множительные работы;

8) формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов;

Основные положения Инструкции по делопроизводству в Администрации МО «Удорский район» распространяются на организационно-распорядительную документацию.

Инструкция устанавливает порядок  приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

Работники структурных подразделений  администрации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта  документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Составитель документа несет ответственность  за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки.

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закреплено в Уставе Администрации МО «Удорский район» должностных инструкциях.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники.

Для придания документу юридической  силы необходимо наличие обязательных для данного вида документа реквизитов: наименование организации-автора, код организации автора-документа, название вида документа, код формы документа, заголовок к тексту, текст, дата, индекс, визы, подпись.  

Документы должны оформляться на бланках, соответствующих стандарту1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству".

 

Заключение  

В результате написании курсовой по теме «Анализ инструкции по делопроизводству (ДОУ) на примере инструкции по делопроизводству в администрации МО «Удорский район» были проанализированы основные положения инструкции, рассмотрена организация документооборота администрации МО «Удорский район». Изучены этапы подготовки инструкции по делопроизводству и определены сущность и назначение инструкции.

 

 

 

Список используемых источников и литературы

Источники

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. ГОСТ 51141-98: «Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

 

 

Литература

4. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот,2006.
5. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления,2006.
6. Энциклопедия секретаря / В.И.Андреева, Т.А.Быкова, ЛМ.Вялова и др. – М.: МЦФЭР,  204. – 688 с. – (приложение  к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения: