Учет расчетов с подотчетными лицами в организации (на материалах организации СПК «Щучинагропродукт»)

В СПК «Щучинагропродукт» бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами не автоматизирован. Это приводит к несвоевременному отражению в учете хозяйственных операций по учету расчетов.

Типовой программный комплекс автоматизации бухгалтерского учета  и отчетности на сельскохозяйственного  предприятия «НИВА - СХП», разработанный  УП  «ГИВЦ Минсельхозпрода» на открытой технологической программе «Гедымин»  является новой отечественной  разработкой  в области программного обеспечения. ТПК «НИВА - СХП» представляет комплекс программных средств, относящихся  к классу типовых проектных решений. Программный комплекс разработан в  соответствии с методологией сельскохозяйственного  учета Республики Беларусь, печатные формы документов соответствуют  формам первичных документов, утвержденных Министерством сельского хозяйства  и продовольствия.

Программный комплекс функционирует  в рамках локальной вычислительной сети и обеспечивает работоспособность  при количестве рабочих мест до 30 и общей средней численности работающих до 1500 человек.

В ТПК «НИВА СХП» учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется с помощью подсистемы «Учет денежных средств и расчетных операций».

Для работы с подсистемой, пользователю необходимы знания и навыки работы на персональном компьютере в  среде Windows. Знать название и функциональные возможности его основных частей. Необходимы навыки работы с манипулятором «Мышь», знание раскладки клавиатуры, умение менять язык ввода символов, умение достаточно быстро производить ввод текста при помощи клавиатуры.

Пользователь должен иметь  навыки работы с дисковой системой персонального компьютера, производить  сохранение информации на диск, удалять  ненужную информацию, копировать информацию на сменные носители.

Пользователь должен уметь  пользоваться принтером, правильно  подавать (заправлять) бумагу, знать  сигналы индикации принтера и  при необходимости уметь устранить  неполадку, если это несвязанно с  технической неисправностью устройства.

Пользователь должен иметь  базовые знания и навыки работы с  распространенными программами  Microsoft Word и Microsoft Excel.

Подсистема «Учет денежных средств и расчетных операций»  функционирует в составе типового программного комплекса автоматизации  учета и отчетности сельскохозяйственной организации. Работу подсистемы следует  рассматривать как часть комплекса, использующую общесистемные ресурсы  комплекса, а именно, общесистемные  справочники, общесистемный механизм формирования проводок и бухгалтерской  отчетности.

 

 

Подсистема обеспечивает вывод на печать ряд необходимых документов: «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Командировочное удостоверение», «Авансовый отчет», «Выписка банка» и др. Для каждого документа существуют печатные формы, которые можно получить, нажав на пиктограмму             и выбрав нужную форму.

Подсистема формирует  специальные справочники для  учета расчетов с подотчетными лицами: «Назначение аванса» (например «Командировочные расходы»), «Справочник оплаты расходов при командировке» (указывается  дата и номер постановления, регламентирующего  порядок и размер возмещений при  служебных командировках, а также  виды и суммы возмещений), «За  что оплачено» (например «Хозяйственные расходы», «Суточные»).

Следует отметить, что программа  позволяет самостоятельно изменять и дополнять справочники необходимой  дополнительной  информацией.

Подсистема позволяет  формировать стандартные отчетные документы: «Анализ счета», с детализацией по субсчетам, «Главная книга», «Журнал - ордер» с группировкой по аналитическим  счетам, «Карта счета», «Оборотная ведомость».

Использование программного обеспечения позволяет подключать до 30 компьютеров в локальной  сети, поддерживать нормативные базы в соответствии с действующим  законодательством путем обращения  в офис или через Интернет, получать консультации в режиме «горячая линия» или «удаленный доступ». Программа  не предъявляет высоких требований к составу и параметрам технических  средств.

Дополнительным преимуществом данной системы, помимо того, что она полностью направлена на ведение учета именно в сельскохозяйственных организациях, является и то, что предприятие понесет не значительные затраты по приобретению данного программного продукта, его обслуживанию и обучению работников (таблица 2.3).

 

Таблица 2.3- Экономическое обоснование внедрения ТПК «НИВА – СХП»

Необходимое оборудование	Требуется дополнительно единиц	Стоимость единицы, тыс. руб	Всего тыс. руб
Типовой программный комплекс "НИВА - СХП"	1	0	0
Компьютер	6	3807,0	22842,0
Принтер	3	464,0	1392,0
Операционная  система	1	334,7	334,7
Обучение  персонала	6	250,0	1500,0
ИТОГО	Х	Х	26068,7

Источник: собственная разработка автора.

 

Таким образом, ТПК  «НИВА – СХП»  может быть успешно  внедрен в СПК «Щучинагропродукт». Дополнительные затраты на внедрение составят 26 068 700 р. Это позволит работникам бухгалтерии эффективно и без лишних затрат времени вести бухгалтерский учет как расчетов с подотчетными лицами, так и готовой продукции,  производственных запасов, основных средств, учет денежных средств и др.

Разработка ТПК «НИВА - СХП» УП «Минсельхозпрода» является важным шагом развития автоматизированного  учета в Республики Беларусь, а  внедрение и применение данной программы  в СПК «Щучинагропродукт» существенно повлияет на организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В курсовой работе на тему «Учет расчетов с подотчетными лицами в организации» проведены исследования организации учета расчетов с подотчетными лицами, разработаны рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе своей деятельности любое предприятие, в том числе  и сельскохозяйственное, осуществляет множество операций внутри предприятия  и за его пределами, взаимодействует  с частными лицами, предприятиями, государством и прочими субъектами экономической  жизни. Все эти операции, как правило, осуществляются посредством денег, и их можно объединить в одну учетную  категорию – расчеты.

Одним из видов внутренних расчетов в хозяйствах являются расчеты  по подотчетным суммам. Расчеты с  подотчетными лицами на любом предприятии  очень важный и ответственный  участок. Это связано со сложностью контроля за суммами, выданными под  отчет, их своевременным и целевым  использованием.

Ссылаясь на учебно-методическую литературу, исследуя и анализируя финансово-хозяйственную деятельность СПК «Щучинагропродукт», а также анализируя организацию учета расчетов с подотчетными лицами, можно сделать следующие выводы:

• Расчеты с подотчетными лицами имеют важное место в экономике организации, так как они позволяют организации производить расчет с работниками, командированными с целью заключения договора, участия в различных социальных мероприятиях, повышения своей квалификации и другими целями.
• Изучив нормативно-правовые акты регулирующие организации учета и контроля расчетов с подотчетными лицами, можно сделать вывод, что нормативно-правовая база постоянно дополняется и изменяется, что требует особого внимания со стороны бухгалтерской службы предприятия и контролирующих органов.
• Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой, именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным последствиям.
• В СПК «Щучинагропродукт» бухгалтерский учет не автоматизирован. Это приводит к несвоевременному отражению в учете хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами.
• К итоговым документам по учету расчетов с подотчетными лицами в обществе относится авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, чеков, проездных документов, счетов, квитанций к приходным кассовым ордерам).
• Учет расчетов по служебным командировкам в обществе ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» без открытия субсчетов
• В СПК «Щучинагропродукт» наличные денежные средства в подотчет выдаются на приобретение в розничной торговой сети канцелярских принадлежностей, материалов, топлива за наличный расчет, оплату мелкого ремонта оргтехники, почтово-телеграфных расходы и приобретение запасных частей. К учету данные расходы принимаются на основании оформленных в соответствии с законодательством Республики Беларусь первичных документов (кассовых чеков, товарных чеков, счета-фактуры).
• В обществе первичные документы по расчетам с подотчетными лицами в большинстве случаев составляются правильно, однако при проверке было установлено, что имеют место случаи не обработки авансовых отчетов, не все реквизиты в отчетах заполняются.

Таким образом, можно сказать, что  операции по отражению в учете  расчетов с подотчетными лицами –  привычные, повседневные для бухгалтеров  предприятий всех форм собственности  и видов деятельности. В то же время расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий  круг операций – это операции, связанные  с наличными денежными средствами в национальной и иностранной  валюте; оплатой услуг; формированием  затрат и себестоимости продукции; удержаниями из заработной платы  работников, а также операции с  использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных  документов, разработанных на предприятии  и т.д. В результате, как показывает практика, ошибки и погрешности, возникающие  при проведении расчетов с участием подотчетных лиц, не редкость.

Для усовершенствования бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами в СПК «Щучинагропродукт»,  рекомендуется:

• Автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами с помощью бухгалтерской программы ТПК «НИВА СХП» УП  «Минсельхозпрода», что позволит ускорить процесс учета расчетов с подотчетными лицами, и избежать многих ошибок, которые возникают при ручном способе ведения бухгалтерского учета.
• Установить в бухгалтерии программу «Консультант» или «Бухучет - ИНФО», что позволит значительно расширить нормативную базу общества и избежать многих ошибок в расчетах с подотчетными лицами.

Устранение нарушений позволит более рационально вести учет в области кассовых операций и  расчетов с подотчетными лицами, повысится  дисциплина использования наличных денежных средств предприятия.

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учеб. пособие / С.И. Адаменкова, И.Н. Бурцева, А.О. Левкович [и др.]; под общ. ред. О.А. Левкович. – Минск: ООО «Элайда», 2006. – 556с.
2. Бухгалтерский учет: учеб. пособие / А.Н. Сушкевич [и др.];  - 2-е изд., изм. и доп. – Минск: Ред. журн. «Пром.-торг. Право», 2007. – 332с.
3. Ганаго, А.Б. Командировки: юридический аспект, документальное оформление, бухгалтерский учет и налогообложение / А.Б. Ганаго. – Минск: Регистр, 2009. – 180с.
4. Гараева, А.Н. Гарантии и компенсации для работников, направленных в служебные командировки /А.Н. Гараева // Кадровая служба. – 2011. – №5. – С.44-59.
5. Гараева, А.Н. Служебная необходимость или Что надо знать работникам, отправляясь в командировку по Беларуси / А.Н. Гараева // Экономика. Финансы. Управление. – 2010. – №15. – С. 26-30
6. Головкова, Е.А. Автоматизация учёта, анализа и аудита: учеб. пособие. / Е.А. Головкова, Т.В. Прохорова [и др.]; под общ. ред. Е.А. Головковой.– Минск: ООО «Мисанта», 2004. – 220 с.
7. Голуб, Л.С. Правильная бухгалтерия: отражение в учете расчетов по командировочным расходам / Л.С. Голуб, С.И. Миситов // Главный бухгалтер. Ревизор. – 2010. – № 3. – с. 22-28.
8. Гражданский кодекс Республики Беларусь от 07.12.1998 г. № 218-З // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
9. Демко, А.В. Трудовые отношения и их особенности: практическое руководство в помощь нанимателю и работнику / А.В. Демко. – Минск: ИВЦ Минфина, 2008. – 450с.
10. Деркачева, Т.В. Учет расчетов с подотчетными лицами / Т.В. Деркачева //  Главный бухгалтер. – 2011. – № 12. – С.12-17.
11. Дробышевский, Н.П. Ревизия и аудит: учеб. пособие / Н.П. Дробышевский. – Минск: ООО «Мисанта», 2004. – 465с.
12. Згировская, М. Оформление командировки: что должен знать бухгалтер / М. Згиловская // Главный бухгалтер. Ревизор. – 2009. – № 3. – с.15-22.
13. Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь: утв. Постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь 30.03.2011 № 112.
14. Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: утв. Постановлением Правления Нац. банка Респ. Беларусь 29.03.2011 № 107.
15. Кедров, А.Д.  Уточнен порядок расчетов наличными денежными средствами / А.Д. Кедров // Консультант бухгалтера. – 2011. – №12. – с.105-107.
16. Красильщикова, Е.И. Служебная командировка в пределах Республики Беларусь / Е.И. Красильщикова // Главный бухгалтер. – 2011. – № 11. – С.14-17.
17. Крылова, А.Е. Учет командировочных расходов / Е.В. Крылова // Главный бухгалтер. – 2012. – № 3. – С.7-15.
18. Михалкевич, А.П. Бухгалтерский учет на сельскохозяйственных предприятиях: учебник / А.П. Михалкевич, П.Я. Попковская [и др.]; под ред. А.П. Михалкевича, – Минск: БГЭУ, 2006. – 688с.
19. Налоговый кодекс Республики Беларусь от 19.12.2002 № 166-З // // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
20. Об организации наличного денежного обращения: письмо Нац. банка Респ. Беларусь 04.05.2011 г. № 28-20/85.
21. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Респ. Беларусь, 18 окт. 1994 г., № 3321-XII // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2007. – № 98.
22. Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций: утв. Постановлением Министерства финансов Респ. Беларусь 29.03.2010 г. № 38.
23. Об охране труда: Закон Респ. Беларусь, 26 июн. 2008 г., №2/1453 //  Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
24. Об утверждении инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу: постановление Министерства труда и социальной защиты Респ. Беларусь, 14 сент. 2011 г.,  № 87 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – № 99.
25. Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 30 янв. 2001 г., №7 // // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
26. Об утверждении инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 12 апр. 2000 г., № 35 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
27. Об утверждении инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь: постановление Правления Нац. банка Респ. Беларусь, 29 март. 2011 г., № 107 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – №8.
28. Об установлении типового плана счетов бухгалтерского учета, утверждении Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 29 июн. 2011 г., № 50 // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – №18.
29. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 08 авг. 2013 г., №53 //  Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2013. – № 2.
30. Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации": постановление Министерства финансов Респ. Беларусь, 17 апр. 2002 г., № 62 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс]. – 2012.
31. Томкович, Р.В. Правильно заполняем авансовый отчет / Р.В. Томкович // Главный бухгалтер. – 2011. – № 7. – С.10-12.
32. Трудовой кодекс Республики Беларусь: Кодекс Респ. Беларусь, 26.06.1999 г., № 296-З: в ред. Закона Республики Беларусь от 30.12.2010 // Бизнес-Инфо: Беларусь [Электронный ресурс]. – Гродно, 2012.