Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Введение

 

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению  организации. При этом в бухгалтерском  учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Рациональная организация  расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению  ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской  и кредиторской задолженности, ускорению  оборачиваемости оборотных средств организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности.

Большая роль при этом отводится  бухгалтерскому учету, с помощью  которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все  документально подтвержденные хозяйственные  операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной  стороны, обеспечивает действенный  контроль за использованием на предприятии  денежных средств и, с другой стороны, позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских  проверок показывает, что из всех проверяемых  объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при  расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами  с работниками. Нередко ошибки допускают  сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью моей выпускной квалификационной работы является рассмотрение организации учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами.

В задачи работы входит изучение проблемных вопросов, касающихся расчетов с подотчетными лицами, проведение финансово-экономической характеристики организации, изучение производственного потенциала, финансового состояния предприятия. Изучение первичного, аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. После проведенного анализа необходимо дать рекомендации по совершенствованию учета. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами.

Оъектом исследования выпускной  квалификационной работы является ООО  «КурскПродукт». Период исследования с 2009 - 2011 год. При подготовке к выпускной квалификационой работе использовался монографический то есть предварительное знакомство с итогами работы организации, аналитическая обработка полученных данных, то есть анализ хозяйственной деятельности. Метод экономического анализа это всестороннее и детальное изучение на основе всех имеющихся источников информации различных аспектов функционирования данной организации, направленное на улучшение её работы.

Еще одной задачей является ознакомление с методиками проведения аудиторской проверки. Поскольку  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Также будут рассмотрены  типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами и штрафные санкции, применяемые за нарушения в бухгалтреском учете расчетов с подотчетными лицами. В ходе работы будут определенынормативные и законодательные документы учета расчетов с подотчетными лицами, оценены уровень существенности, внутренний контроль и аудиторский риск, рассмотрены аудит расчетов с подотчетными лицами, рассмотрены методы совершенствования расчетов с подотчетными лицами, проанализирован полученный материал и сделаны соответствующие выводы.

Хозяйственная деятельность предприятий все время сопряжена с расчетами с работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение операционно-хозяйственных задач (заключающихся в покупке за наличный расчет товаров у других организаций, оплате за выполненные работы, оказанные услуги) и для компенсации расходов на служебные командировки. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах  за отпущенную им продукцию на реализацию, за полученные денежные документы.

Проблема правильного  отражения в учете расчетов с  подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность расчетов с подотчетными лицами.

 

1. Теоретические основы учета, анализа и аудита расчетов с подотчетными лицами

 

 

1.1 Нормативное регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

 

 

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Гражданским кодексом Российской Федерации;
• Налоговым кодексом Российской Федерации;
• ФЗ "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 №402-ФЗ, в котором
• регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
• Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа;
• 2004 года №64-н (с изменениями от 12.07.2006 №92-н) «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;
• Приказ Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению";
• Положением Банка России от 12.10.2011 №373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.

Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.

Постановлением Правительства  от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об  особенностях направления работников в служебные командировки», настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Работники направляются в  командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места  постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности  и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место  постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место  постоянной работы.

Оплата труда работника  в случае привлечения его к  работе в выходные или нерабочие  праздничные дни производится в  соответствии с трудовым законодательством  Российской Федерации.

Цель командировки работника  определяется руководителем командирующей  организации и указывается в  служебном задании, которое утверждается работодателем.

На основании решения  работодателя работнику оформляется  командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения. 

Командировочное удостоверение  оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится  у него в течение всего срока  командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место  командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном  удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной  деятельности организации, в которую  командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

Порядок и формы учета  работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и  прибывших в организацию, в которую  они командированы, определяются Министерством  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в  пути, в том числе за время вынужденной  остановки в пути, сохраняется  за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику при направлении  его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду  и найму жилого помещения и  дополнительных расходов, связанных  с проживанием вне места постоянного жительства - суточные.

Работникам возмещаются  расходы по проезду и найму  жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства - суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Размеры расходов, связанных  с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным  актом.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий  транспортного сообщения и характера  выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно  возвращаться к месту постоянного  жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника  из места командирования к месту  постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем  организации с учетом дальности  расстояния, условий транспортного  сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.