Учет расчетов с подотчетными лицами

    Негосударственное образовательное учреждение

           высшего профессионального образования

   «ВОСТОЧНАЯ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКАЯ ГУМАНИТАРНАЯ      АКАДЕМИЯ»

 

 

Институт экономики, информатики и управления

 

    Кафедра экономики

 

 

 

Курсовая работа

 

            

            По дисциплине: бухгалтерский учет и анализ

 

 

 

                  Учет расчетов с подотчетными  лицами

 

 

 

 

 

 

 

       

 

 

  

            Выполнил:

Студент С-11 з/о Буфетова В.В.

                

 

             Проверила:

             Профессор  Гопиенко А.В.

 

 

 

  Уфа 2013

Содержание:

Введение.......................................................................................................................3

1. Теоретические  аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами………..........5

1.1. Расчёты наличными и безналичными денежными средствами с подотчётными лицами.................................................................................................5

1.2. Авансовый отчёт..............................................................................................….8

1.3. Порядок бухгалтерского  учёта расчётов с подотчётными лицами.............12

2. Организация  учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом».............................................................................................................................14

2.1. Краткая  характеристика деятельности ООО  «Торговый дом» ….....…...….14

2.2. Первичный  учёт расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом» .....................................................................................................................................15

2.3. Аналитический  и синтетический учёт расчётов с подотчётным лицами в ООО «Торговый дом» ..............................................................................................20

3. Меры по совершенствованию  учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Торговый дом».........................................................................................................26

Заключение.................................................................................................................29

Список использованных источников и литературы...............................................31

Приложения................................................................................................................33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В ходе своей финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает потребность в покупке товарно-материальных ценностей, а также различных работ и услуг не только в безналичной форме, но и за наличные денежные средства. В этом  случае обычным является то, что работнику выдаются наличные денежные средства под отчёт для выполнения определенных задач  по поручению организации.

В подотчёт выдаются денежные средства для предстоящих командировочных расходов, также для произведения оплаты хозяйственных расходов и операций, на представительские цели, для закупки за наличные средства  продукции у других предприятий или у физических лиц, для произведения оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на другие хозяйственно-операционные цели и задачи. Бухгалтер должен знать и учитывать все особенности произведения расчётов с подотчётными лицами, быть в курсе самых последних изменений в области законов регулирующих данную сферу. Этим и продиктована актуальность данной курсовой работы.

Целью курсовой работы является рассмотрение мероприятий и возможных мер по ведению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами предприятия на примере ООО «Торговый дом».

Для реализации поставленной цели в курсовой работе нужно  решить такие задачи как:

1. проанализировать расчёты наличными средствами и безналичными денежными средствами с подотчётными лицами;
2. подробно изучить структуру авансового отчёта;
3. изучить порядок введения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в организациях;
4. изучить ведение бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами на примере ООО «Торговый дом» на практике.

Объект исследования - ООО «Торговый дом», предмет исследования - порядок и особенности бухгалтерского учёта с подотчётными лицами.

Как правило, на предприятиях денежные средства в подотчёт выдаются достаточно часто и  различным работникам. Расчёты с подотчётными лицами ведутся  практически в каждой организации и очень разнообразны. Благодаря  этим расчётам становится возможным увеличивать оборачиваемость сырья,  материалов, готовой продукции и в итоге  денежных средств, также благодаря им становится возможным устанавливать деловые связи с другими предприятиями, расширять рынок сбыта своей продукции, работ, услуг и произведенных товаров.

Основой для написания курсовой работы послужили учебные, монографические и периодические издания и публикации, законодательные акты, а также работы отечественных ученых и специалистов, которые занимаются исследованиями бухгалтерского учёта предприятий.

Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Курсовая работа включает в себя: введение, три главы,  заключение и список используемой литературы и источников. 
В введении раскрыта  актуальность, определен объект, предмет,  цель, задачи и методы исследования, раскрыта теоретическая и практическая значимость данной работы.

В первой главе рассмотрены теоретические аспекты бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами, последние изменения в законодательных актах и законах, регулирующих учёт расчётов с подотчётными лицами. Вторая глава раскрывает особенности организации бухгалтерского учёта с подотчётными лицами на примере конкретного предприятия. Третья глава посвящена мерам по совершенствованию бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами.

Заключение содержит итоги  исследования,  и окончательные выводы по данной тематике.

 

 

 

1. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами.

1. Расчёты наличными и безналичными денежными средствами с подотчётными лицами.

Подотчётными лицами называют сотрудников организации предприятий , которым выдаются денежные суммы, для произведения расчётов и расходов в интересах выдавшей их организации.

В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчёт о произведенных расходах. То есть денежные средства выдаются им «под отчёт».

Деньги, выданные подотчётным лицам, являются подотчётными суммами.

Подотчётными суммами могут оплачиваться:

1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные  расходы):

- ОС и  МПЗ;

- канцелярские  расходы;

- почтовые  расходы;

- проездные  документы;

- и тому  подобное.

2. Представительские расходы.

3. Командировочные расходы:

- расходы  на проезд до места назначения  и обратно,

- расходы  на проезд в аэропорт или  на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,

- расходы  на провоз багажа,

- расходы  по найму жилого помещения,

- расходы  по оплате услуг связи,

- расходы  по получению и регистрации  служебного заграничного паспорта, виз,

- расходы, связанные с обменом наличной  валюты или чека в банке  на наличную иностранную валюту,

- суточные, выплачиваемые в пределах установленных  норм,

- сборы  за услуги аэропортов, комиссионные  сборы.

Расчёты с подотчётными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. Как и у наличного так и у безналичного расчёта  есть свои особенности, которые необходимо учесть бухгалтеру.

Выдача подотчётных сумм производится на основании письменного заявления сотрудника, подписанного руководителем организации. 

После осуществления расходов подотчётных денежных средств, сотрудники обязаны в установленные сроки отчитаться перед организацией, представив в бухгалтерию компании авансовый отчёт и приложить документы, подтверждающие произведенные им расходы. 

Если возник перерасход средств, то сотруднику возвращают сумму перерасхода.

Остаток неизрасходованных подотчётных денежных средств возвращается в кассу организации.

С 2012 года вступило в действие новое «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 №373-П, утвержденное ЦБ РФ.

Ниже будет рассмотрен порядок бухгалтерского учёта выдачи под отчёт денежных средств сотрудникам организаций, действующий в 2012 г.

Порядок осуществления наличных расчётов в РФ регламентируется Положением Центробанка №373-П.

В соответствии с п. 4.4. Положения №373-П, для выдачи наличных денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, сотруднику под отчёт оформляется расходный кассовый ордер. Для этого сотрудник, как подотчётное лицо, должен написать письменное заявление в произвольной форме на выдачу подотчётной денежной суммы. Данное заявление должно содержать собственноручную надпись руководителя компании о сумме наличных денежных средств и о сроке, на который они выдаются. В заявлении так же должна быть дата и подпись руководителя организации. Такой порядок действует с 01.01.2012 г.

Ранее наличные денежные средства выдавались под отчёт сотрудникам на основании приказа руководителя организации, утверждающего перечень подотчётных лиц с указанием сроков, в которые они должны отчитаться за эти средства.

Подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные денежные средства  под отчёт, или со дня выхода на работу сдать в бухгалтерию авансовый отчёт с приложением  документов подтверждающих расход выданной суммы.

Если в установленные сроки сотрудник авансовый отчёт не представил, то подотчётная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника в соответствии со ст.137 Трудового кодекса. 

Выдача наличных денежных средств под отчёт проводится при условии полного погашения подотчётным лицом задолженности по ранее полученной под отчёт сумме наличных денег.

Приказом, утвержденным руководителем организации устанавливаются сроки:

- проверки  авансового отчёта бухгалтерией,

- утверждение  отчёта руководителем,

- окончательный  расчёт по авансовому отчёту.

В соответствии с п.3.4. Положения №373-П прием остатка наличных денежных средств, полученных под отчёт, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру.

В настоящее время все большую популярность приобретают безналичные расчёты с подотчётными лицами.

Во-первых, при безналичных перечислениях нет нужды сотруднику каждый раз писать заявление о выдаче под отчёт денежных средств, во-вторых – нет нужды заниматься кассовыми документами, и в третьих – не нужно снимать с расчётного счета денежные средства на хозяйственные расходы. Помимо этого, выдача под отчёт по безналичному расчёту, удобна при нахождении сотрудников в командировках в других регионов.

Но и  при использовании безналичного расчёта возникают некоторые трудности. Не смотря на то, что действующее законодательство не содержит запрета на перечисление подотчётных средств на личные счета и пластиковые карты сотрудников, многие обслуживающие банки отказываются перечислять денежные средства сотрудникам с формулировкой «выдано под отчёт».

Банки ссылаются на письмо ЦБ РФ от 18.12.06г. № 36-3/2408, в котором говорится, что «Нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчёт своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации».

При этом Центробанк ссылается на утративший силу Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993г. №40, отмечая,  что согласно п.10, п.11 Порядка, выдача организациями наличных денег под отчёт своим работникам для совершения указанных расходов производится наличными деньгами.

Учитывая сегодняшнюю тенденцию минимизации наличных денежных расчётов и максимизации безналичных (для усиления государственного контроля), такая позиция обслуживающих банков представляется не последовательной.

 

1.2 Авансовый отчёт

При оформлении отчёта о расходовании подотчётных сумм, выданных сотруднику, применяется унифицированная форма «Авансовый отчёт» (форма №АО-1). Форма данного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001г. №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учётной документации №АО-1 «Авансовый отчёт».

Авансовый отчёт составляется подотчётным лицом в одном экземпляре. И передается для проверки в бухгалтерию вместе с теми документами, которые подтверждают произведенные расходы.

В авансовом отчёте нужно указать все те документы, которые подтверждают произведенные расходы и суммы затрат по этим документам.