Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

Субъективные риски:

Такие риски являются наиболее сложноуправляемыми и прогнозируемыми. Нередко проект по внедрению встречает довольно резкое сопротивление со стороны работников компании как среди простых служащих, так и среди руководителей высшего звена. Это обусловлено рядом причин:

1. нежелание обучаться новым методам работы;
2. нежелание менять привычный порядок работы и взаимоотношений;
3. опасения того, что станут видны недостатки в работе, необоснованные временные потери, так как в процессе обследования и оптимизации процессов деятельность сотрудников становится прозрачной и контролируемой;
4. боязнь штрафных санкций, штатных изменений в связи с обнаружением зон с низкой эффективностью труда;
5. страх перед неумением работать в системе, боязнь того, что ошибки дискредитируют работника в глазах руководства и (или) подчиненных.

• отсутствие доверия к внешним консультантам – еще одно препятствие на пути успешного проекта. Часто это можно наблюдать, когда на автоматизируемом предприятии слишком много ответственности возлагают на внешних специалистов, не поддерживая их авторитетом местного руководства, особенно, если в компании уже были неудачные попытки внедрять какую-либо систему или методику.

Технологические риски:

Внедрение повлечет за собой увеличение количества пользователей ПК, переход к безбумажной обработке документов приведет к существенному увеличению нагрузки на серверы, необходимости хранить на них больший объем информации. В результате имеющаяся ИТ-инфраструктура может оказаться неготовой к новым методам работы, что приведет к низкой работоспособности системы, зависанию, сбоям, длительная работа с документами за устаревшими мониторами будет утомительной и даже вредной для сотрудников.

• недостаточное исследование потребностей компании может привести к тому, что на стадии внедрения или уже эксплуатации выяснится, что функциональность системы не соответствует ожиданиям: не поддерживает требуемые сценарии работы, не предоставляет нужную функциональность или, наоборот, является слишком сложной, при этом в реальной работе используется минимум возможностей.

Все эти риски могут как существенно затянуть проект, так и серьезно повлиять на ожидаемый результат и даже повлечь за собой прекращение проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная и правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы. Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие любители бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.

Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью ВКР являлась оценка эффективности внедрения систем электронного документа оборота на конкретном предприятии. Проведенные исследования и работы позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:

1. Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2. Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

• неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

• попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;
• накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
• невозможность установления истории работы с документами;
• избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

3. Проведенный в работе анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

4. Проведен анализ внедрения системы электронного документооборота на конкретном предприятии.

Безусловно, вопрос автоматизации документооборота решается для каждой фирмы индивидуально. Существует не мало отрицательных моментов, связанных с интеграцией новых технологий, обучением персонала, дооснащением оборудования, мотивацией руководства на использование систем электронного документооборота, но все это преодолимо! И положительный эффект от новых технологий автоматизации очевиден.

 

 

Список используемой литературы

1. Е. Лопатникова – Делопроизводство: образцы документов с комментариями – Москва издательство «Омега-Л» 2005 г.
2. В. Андреева – Делопроизводство: практическое пособие – Москва ООО «Управление персоналом» 2005 г.
3. БОСС-Референт [Электронный ресурс] http://www.boss-referent.ru/about/.
4. Дело [Электронный ресурс]  http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/.
5. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс] http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/.
6. СТЭК-Траст Главная [Электронный ресурс] http://www.stek-trust.ru/.
7. Д. Романов, Т. Ильина, А. Логинова – Правда об электронном документообороте - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004 г.
8. Г. Серова – Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления – 2008 г.
9. О. Подолина – Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании – Секретарское дело – 2008 г.
10. О. Подолина – Согласование документов в системе электронного документооборота – Секретарское дело – 2008 г.
11. О. Скиба  – «Современные технологии делопроизводства и документооборота» – 2007 г.
12. Управление производством – Энциклопедия производственного менеджера [Электронный ресурс] http://www.up-pro.ru/encyclopedia/biznes-process.html.
13. О. Нельзина – Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования – 2006 г.
14. И. Кузнецов – Делопроизводство – Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°» – 2006 г.
15. А. Алексенцев – Конфиденциальное делопроизводство – ООО «Журнал «Управление персоналом» – 2003 г.
16. Энциклопедия экономиста – Документооборот [Электронный ресурс] http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dokumentooborot.html.
17. Википедия – Свободная энциклопедия – Делопроизводство Электронный ресурс] .
18. Т. Сиганова – Делопроизводство и документооборот – Издание ОмГУ – 2004 г.
19. В. Семехин – Кадровый документооборот – Эксмо – 2010 г.
20. М. Круковский – Методология построения композитных систем документооборота – 2004 г.
21. А.  Козлов – Компьютерное делопроизводство. – СПб.: Наука и техника – 2007г.