Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

 

 

 

2. Характеристика и организационная структура ЗАО «НТЦ СТЭК»

2.1 Краткая характеристика деятельности предприятия ЗАО «НТЦ СТЭК»

Основанием группы компаний «СТЭК» считается 15 ноября 1989 года, когда в городе Челябинске было зарегистрировано ЗАО «НТЦ СТЭК».

С начала деятельности малое предприятие выросло в группу компаний, включающую четыре самостоятельные организации:

• ЗАО «НТЦ СТЭК» (дата основания: 15 ноября 1989 года) – разработка программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета, выпускаемого под зарегистрированным товарным знаком ;
• ЗАО «АЛИАС» (дата основания: 07 декабря 1992 года) – поставка, сборка и ремонт компьютерного оборудования, проектирование и монтаж информационных сетей, деятельность осуществляется под зарегистрированным товарным знаком ;
• ЗАО «СТЭК-АУДИТ» (дата основания: 12 февраля 1996 года) – аудиторские и правовые услуги ;
• ООО «Управляющая компания СТЭК» (дата основания: 29 июня 2005 года) – координирует деятельность всех компаний.

В настоящее время группа компаний «СТЭК» занимает ведущее положение в Челябинском регионе среди разработчиков программных продуктов для бухгалтерского, налогового, управленческого учета, предоставление отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие государственные органы.

Отличительной чертой Группы компаний «СТЭК» является комплекс услуг по автоматизации бизнес-процессов:

• разработка и сопровождение собственных программных продуктов;
• обучение и консультации по внедрению и эксплуатации ПП;
• аудиторское и правовое обслуживание;
• поставка, ремонт, модернизация компьютерного и проекционного оборудования;
• проектирование и монтаж локальных вычислительных сетей;
• системно-техническое обслуживание компьютерной техники и сетей;
• предоставление Интернет-услуг.

Простота в эксплуатации, удобный сервис, гибкость настроек, универсальность – это основные характеристики программных продуктов Группы компаний «СТЭК», которые привлекают специалистов разных сфер деятельности. Свыше 300 корпоративных клиентов сотрудничают с ЗАО «НТЦ СТЭК»!

В работе с клиентами Компанию «СТЭК» отличает  качество сервисного обслуживания. Вместе с программным продуктом заказчик получает дополнительный комплекс бесплатных услуг: методическую помощь по настройке программного продукта, обучение, консультации по телефону и на рабочем месте заказчика, участие в семинарах, полную техническую поддержку и авторское сопровождение с адаптацией программных продуктов к изменениям в законодательстве.

Генеральная линия политики Компании «СТЭК» – постоянная поддержка и сопровождение клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Организационно-штатная структура ЗАО «НТЦ СТЭК»

Рисунок 1 − База данных в моделях безопасности данных

Организационно-штатная структура (Рисунок 1) является функционально-ориентированной. Каждое подразделение выполняет определенные функции. Основные бизнес-процессы компании проходят через все функциональные блоки, которые связаны друг с другом только через руководство компании. При таком подходе большинство вопросов приходится решать не на горизонтальном уровне, а подниматься на несколько уровней управления.

При наличии функциональной организационной структуры сотрудник ориентирован на выполнение задач собственного подразделения, и часто это никак не соотносится с результатами деятельности компании в целом. При функциональной ориентации планы и задания, которые доводятся до каждого подразделения, могут выполняться и даже перевыполняться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Анализ бизнес процессов на  предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

Бизнес-процесс (Business Process) – установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для внутреннего или внешнего клиента. В англоязычной литературе бизнес-процесс представляется как множество из одной или нескольких связанных операций или процедур, в совокупности реализующих некоторую цель производственной деятельности, осуществляемой обычно в рамках заранее определенной организационной структуры, которая отражает отношения между участниками.

 

Схема 1. Общее представление бизнес-процесса.

Бизнес-процессы в компании полностью формализованы.

Существуют процессы различных видов, которые могут зависеть друг от друга и в то же время различаться по многим параметрам.

Такими параметрами являются:

• вид деятельности: производственные процессы или оказания услуг. Результатом производственного процесса является материальный продукт (диск с программой), оказания услуг – нематериальный (например, информация);
• вид выполнения: оперативные, т.е. выполняемые процессы, такие как обработка, расчет, или диспозитивные процессы, как планирование, управление;
• комплексность: макропроцессы или микропроцессы. Макропроцессы описывают общие процессы на предприятиях (разработка программного обеспечения). Микропроцессы – их составные части (написание запросов).
• коммерческий успех: ключевые, управленческие и поддерживающие процессы. Ключевые процессы являются специфическими для компании и имеют особое значение для достижения общей цели компании.

Бизнес-процессы часто представляют собой комбинацию ключевых, управленческих и поддерживающихпроцессов (см. схему 2).

• Ключевые процессы объединяют задания и работу для выполнения определенных требований клиента с применением ключевых производственных компетенций. Они являются стратегически важными и в то же время специфическими (уникальными, так как, например, вследствие применения фирменных знаний их сложно скопировать). К ним относятся:

1. обработка и выполнение заказа;

2. разработка, проектирование и дизайн продукта;
3. производство и монтаж и др.

• Управленческие процессы содержат в себе задачи и деятельность, направленные на долгосрочное развитие компании и реализацию целей компании. К ним относятся:

1. стратегическое развитие компании;
2. долго- и среднесрочное планирование в компании;
3. развитие персонала;
4. инвестиционное планирование;
5. мотивация персонала и др.

• Поддерживающие процессы содержат необходимые задания и работы для поддержания ключевых процессов, но не приводящие к непосредственной ценности для клиента, например:

1. обработка данных;
2. техническое обслуживание;
3. логистика;
4. административные процессы и др.

Ниже дана основная типология бизнес-процессов на предприятии, а также представлена их взаимосвязь.

Схема 2 – Взаимосвязь бизнес-процессов предприятия

Формирование и структурирование предполагает рассмотрение не только типологии, но и учет уровня процесса.

Уровни процессов	Примеры
1 уровень Цепочка предприятий	Организация внешних процессов, например, цепочка производственной кооперации. Пример: процесс логистики поставок по предприятиям производственной сети
2 уровень Предприятие	Организация прохождения заказа на предприятии. Пример: процесс закупок на предприятии
3 уровень Структурное подразделение	Организация прохождения заказа в структурном подразделении: Пример: разработка заказа в отделе
4 уровень Рабочая система	Организация прохождения заказа в отдельной рабочей системе: Пример: согласование сроков поставки заказа сотрудником.

 

Схема 3 – Уровни бизнес-процессов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Основные проблемы управления бизнес-процессами. Решение этих проблем

В рассматриваемой организации существует несколько проблем управления бизнес-процессами:

• нет чётко сформулированной стратегии: направления развития выбираются исходя из текущих запросов рынка;
• организация построена по функциональному признаку. Часто нет понимания кто отвечает за проект в целом, по причине чего происходят нестыковки в местах соприкосновения функциональных подразделений;
• нет чётко распределённых сфер ответственности между руководителями подразделений: часто одно подразделение выполняет работу другого, тем самым неэффективно используя ресурсы;
• отсутствие планирования: приводит к авральному выполнению проектов и нехватке сотрудников.

Решение проблем:

Оценив и проанализировав перечисленные проблемы, необходимо составить план их решения. Изменить и усовершенствовать систему управления предприятия.

Наименование цели (т.е. конечный результат всех изменений)	Решение
- актуальные  разработки, учитывая специфику  рынка;	Всегда быть в курсе последних изменений, выводить на рынок продукты раньше конкурентов.
- сплоченный  и организованный коллектив;	Разработать программы мотивации и повышения квалификации персонала, ввести аттестацию, предоставлять бонусы и гарантии.
- высокая репутация  и длительное пребывания на рынке;	Поддерживать высокое качество продуктов, уделять больше внимания заказчикам. Реклама.
- долгосрочное  планирование;	Выработка стратегических планов и направлений развития компании на основе имеющихся знаний и возможностей.
- конкурентоспособность  и партнерство;	Развивать партнёрские отношения с заказчиками. Лицензировать деятельность и обеспечивать наличие разрешений во всех требуемых направлениях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Эффективность  автоматизации документооборота

3.1 Краткое описание системы электронного документооборота «СТЭК-Документооборот»

Программа автоматизирует регистрацию документов, выполнение операций организованного хранения, визирования, поиска и отслеживания действий с документами, их взаимосвязь.

Данная программа значительно ускоряет обработку документов и поручений, а так же процесс согласования проектов.

Программа «СТЭК-Документооборот» позволяет получить подробную картину документооборота в организации и отчетные выходные формы по работе организации, отдела, конкретного сотрудника.

Каждый пользователь может получить быстрый доступ к своим документам, поручениям, проектам:

• поступившие и непрочитанные;
• «на контроле»;
• «на рассмотрение» - для выдачи резолюций;
• с истекающим и истекшим сроком исполнения;

В программе реализованы следующие возможности:

• регистрация входящей/исходящей/внутренней корреспонденции, ее распределение, назначение исполнителей и срока исполнения;
• регистрация обращений граждан;
• контроль исполнения поручений;
• создание и согласование проектов документов, сбор «виз»;
• создание всевозможных поручений, задач, уведомлений сотрудникам;
• быстрый и удобный поиск в любом журнале или справочнике;
• для руководителей доступны возможности контроля исполнения своих поручений, создание сводных отчетов, анализ работы сотрудника.

Программа позволяет:

• Связывать разные документы между собой.
• Создавать в автоматизированном режиме исходящий документ по входящему, по проекту документа регистрировать исходящий или внутренний документ.
• Прикреплять файлы любых форматов к документам, проектам или задачам (поручениям).
• Организовать автоматизированный защищенный обмен документами с использованием системы «СТЭК-Траст». При этом документы будут автоматически подписываться электронной подписью и отправляться адресату.

«СТЭК-Документооборот» работает по принципу конкурентных лицензий, что позволит значительно сэкономить на автоматизации рабочих мест, а гибкая настройка прав доступа позволит удовлетворить спрос самых взыскательных пользователей!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Внедрение  системы электронного документооборота  «СТЭК-Документооборот»