Сравнительный анализ Outlook и Outlook Express

2

Содержание

Введение ………………………………………………………………………………..               3

1   MS Outlook ……………………………………………………………………………..              4

1.1 Использование Outlook для управления личными и служебными      

данными ………………………………………………………………………………...              4

1.2 Использование Outlook для организации коллективного доступа

к данным в группе ……………………………………………………………………..              5

1.3 Использование Outlook совместно с другими приложениями Office ………….              6

1.4 Использование Outlook в интернете ……………………………………………...              7

         2   Работа в программе Outlook Express ………………………………………………….              9

  2.1 Начальная настройка программы Outlook Express ………………………………              9

  2.2 Пользовательский интерфейс Outlook Express …………………………………..              11

3   Почта Outlook Express …………………………………………………………………              14

3.1 Почтовые папки Outlook Express …………………………………………………              14

3.2 Получение входящей почты ………………………………………………………              15

3.3 Чтение пришедшей почты ………………………………………………………...              15

3.4 Подготовка и отправка писем электронной почты ………………………………              17

4   Сообщения Outlook Express и их пересылка ………………………………………….              18

4.1 Формирование нового сообщения ………………………………………………..              18

4.2 Пересылка вложенных файлов по E-mail ………………………………………..              19

4.3 Ответы на пришедшие письма и их пересылка другим адресатам …………….              20

5  Адресная книга  Outlook Express ………………………………………………………              22

6 Сравнительный анализ Outlook и Outlook Express …………………………………  24

Заключение ……………………………………………………………………………..              27

Список использованных источников …………………………………………………               29

Введение

Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями.

Раньше почтовые программы выполняли лишь одно простое задание - обмен электронными письмами через Internet или корпоративную почтовую систему. Однако с развитием средств коммуникации круг решаемых задач расширился и почтовые программы стали применяться для управления всеми сообщениями, находящимися в почтовом ящике. В последнее время пользователей электронной почты постигло страшное бедствие под названием «спэм» (от английского spam). Это - поток ненужных рекламных объявлений, которые рассылаются по Internet в огромных количествах и переполняют почтовые ящики. Бороться с этим явлением нелегко.

Еще одна отличительная черта современных пользователей электронной почты - наличие нескольких учетных записей у разных провайдеров. Для одновременного использования большого количества учетных записей нужны специальные средства. К счастью, последние версии почтовых программ могут решить все эти задачи. В результате современные почтовые программы превратились из простого средства коммуникации в приложения для повышения производительности труда, которые помогают и на работе, и дома.

Одной из таких программ является Outlook Express фирмы Microsoft. На сегодняшний день вышла версия 5.0 этого продукта, уже русифицированная. Благодаря тому, что программа встроена в самое распространенное программное обеспечение для персональных компьютеров Internet Explorer (с версии 4.0) и Windows 98, она получила широкое распространение во всем мире. Большинство пользователей начинают свое знакомство с электронной почтой именно с этого продукта. А то, что она обладает к тому же достаточной функциональностью как для домашних пользователей, так и для офисного применения, сделало этот продукт лидером на рынке программ работы с электронной почтой.

Outlook Express поддерживает почту в html-формате и предлагает новые удобные функции: объединение электронной почты с конференциями Usenet и поиск больших справочников пользователей Internet, доступных по сети (так называемые «Белые страницы»). Программа может фильтровать электронную почту и собирать сообщения от многих поставщиков услуг Internet.

1 MS Outlook

1.1 Использование Outlook для управления личными и служебными данными

Включить программу MS Outlook можно с помощью кнопки «Пуск» или нажав на ярлык программы в Панели MS Office.

Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

– Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

– Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

– Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты. Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

– Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

– Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

– Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память; например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

– Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

– Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

1.2 Использование Outlook для организации коллективного доступа к данным в группе

Являясь членом рабочей группы, с помощью Outlook вы можете более эффективно общаться с другими членами группы и организовывать планомерное использование общедоступных данных. Для этих целей Outlook представляет следующие возможности:

Настраиваемые представления. Позволяют создавать собственные представления с нужными параметрами группировки, сортировки и параметрами столбцов, обеспечивающими стандартный режим просмотра данных членами рабочей группы.

Список участников. Показывает перечень участников собрания, на которое вы приглашены.

Автонабор и отслеживание звонков. Автоматический набор номера телефона контакта, если есть модем. Отслеживание длительности телефонного разговора, сохранение заметок, сделанных во время разговора.

Передача прав доступа и разрешение на работу в папке. Позволяет передавать другому лицу права доступа в ваши папки Outlook и права на отправку почты от вашего имени, или предоставлять коллеге права чтения, изменения или создания элементов в ваших общих и личных папках на сервере Microsoft Exchange.

Электронная почта. Позволяет вести переписку с другими пользователями при помощи компьютера, посылать им файлы-вложения, отвечать на приглашения на собрания и на запросы с предложением задач.

Планирование групп. Позволяет планировать собрания и резервировать для них помещение и необходимое оборудование. Расписание составляется с помощью анализа интервалов занятости приглашенных на собрание и требуемых ресурсов.

Общие папки. Применяются для сбора, организации и совместного использования файлов и элементов Outlook в рамках рабочей группы или всей организации. Обеспечивают участие в публичных оперативных обсуждениях с привлечением множества пользователей. Позволяют совместно использовать в группе один список контактов или задач.

Совместимость с Schedule+. Обеспечивает возможность обмена приглашениями на собрания и сведениями о занятости с пользователями Schedule+. Позволяет использовать Schedule+ 95 в качестве личного календаря и инструмента составления расписаний групп, оставив в ведении Outlook связь по почте и другие функции. Таким образом можно пользоваться одним расписанием совместно со всеми членами группы, включая тех, у которых Outlook не установлен.

Назначение задачи. Позволяет передать запрос с задачей коллеге, который вправе принять задачу, отклонить или переназначить. После принятия задачи Outlook будет отслеживать состояние задачи и обновлять его в вашем списке задач.

Голосование. Позволяет проводить опрос, посылая в почтовом сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты ответов.

Формы Outlook. Позволяет создавать любые формы, в которых можно задавать и показывать различные данные.

Для разработчиков – библиотека объектов автоматизации. Позволяет разрабатывать дополнительные программы для чтения и записи данных Outlook. Обеспечивает интеграцию в Outlook макрокоманд и приложений языка Visual Basic Scripting Edition.

1.3 Использование Outlook совместно с другими приложениями Office

Если вы знакомы с какими-либо приложениями пакета Microsoft Office, с Microsoft Exchange или Schedule+, вам будут понятны многие команды и инструменты Outlook.

Вложения. Позволяет включать файлы Office в такие элементы Outlook, как почтовые сообщения, встречи, контакты, задачи и дневниковые записи.

Автодневник. Автоматическая запись создаваемых или открываемых документов Office.

Проводник по документам. Позволяет просматривать и отыскивать в Outlook файлы Office. Свойства документов. Параметры поиска, сортировки, группировки и частичного отображения содержимого файлов Office в Outlook.

Редактирование методом «перенести и оставить». Позволяет копировать данные непосредственно из Outlook в другие приложения Office и обратно.

Мастер импорта и экспорта. Помогает импортировать и экспортировать файлы Microsoft Excel, Microsoft Access и других форматов.

Слияние почты совместно с Word. Позволяет создавать конверты, наклейки и письма на основе списка контактов Outlook.

Помощник Office. Предлагает помощь при работе в Outlook. Дает справки о мастерах, показывает советы и сообщения.

Панель Office. Позволяет быстро отправить сообщение, организовать встречу, создать задачу, контакт, запись в дневнике или заметку, даже если Outlook не запущен. Панель Office можно настроить, включив в нее кнопки для часто используемых файлов. В пакете Office 03 при обычном варианте установки панель Office не формируется, если она не была установлена в составе Office 97. Для создания панели Office повторно выполните программу установки Office.

Шаблоны Office. Используются при создании в Outlook новых документов по шаблонам Office.

Связи задач. Позволяют создать задачу Outlook в приложении Office и впоследствии проследить за ней в Outlook.

Мастер письма Word. Позволяет написать в Word новое письмо, предназначенное члену списка контактов Outlook.

WordMail 03. Позволяет использовать Word в качестве текстового редактора сообщений электронной почты.

Файлы Office в качестве форм Outlook. Позволяет использовать файлы Office в качестве форм Outlook при создании нестандартных элементов.

1.4 Использование Outlook в Интернете

Если вы пользуетесь сетью Интернет, при помощи Outlook можно посылать по сети Интернет электронную почту. Кроме того, Outlook позволяет организовывать ваши личные адреса Web и предоставлять их другим пользователям.

Автопроверка имен. Автоматически ищет в адресной книге имена или адреса Интернет, набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен или адресов содержимому адресной книги.

Доступ к странице Web контакта. Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта для быстрого перехода в нее.

Гиперссылки в почтовых сообщениях. Позволяет ввести или скопировать адрес гиперссылки в текстовое поле сообщения и автоматически создать гиперссылку на текст. Получатель, щелкнув гиперссылку, может сразу перейти в Web-страницу или на файл-сервер.

Internet Mail и приглашения на собрания. Используется для отправления и получения почтовых сообщений и приглашений на собрания передачи через поставщика сервиса Интернет или через порт Internet Mail на сервере Microsoft Exchange.

Организация Web-страниц в общей папке. Позволяет собирать Web-страницы для совместного использования в группе и отслеживать частоту их использования при обновлении, их принадлежность кому-либо и т.п.

Папка Избранное. Позволяет при помощи программы просмотра Web переходить в интересующие вас Web-страницы из папки Избранное на панели Outlook. Адреса Web-страниц можно хранить в общих папках в целях их доступности для всей группы.

2 Работа в программе Outlook Express

2.1 Начальная настройка программы Outlook Express.

Если вы ранее уже настраивали на своем компьютере доступ к Интернету для работы с браузером, то программа «Мастер подключения к Интернету» уже запрашивала необходимые для работы Outlook Express сведения, и если вы их ввели, то электронная почта сейчас должна быть готова к действию. В этом случае вы можете перейти к следующему разделу, в котором мы рассмотрим пользовательский интерфейс Outlook Express и затем далее. А если вы пропустили этап настройки почты и новостей при прежнем запуске Мастера, то необходимые для этого действия можно проделать прямо сейчас.