Сравнительный анализ Outlook и Outlook Express

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо выглядело "в традициях Интернета", то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Завершите письмо как обычно и нажмите на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов с изображением летящего конверта). Если ваш адресат разослал такие же письма, как и вам, другим людям, и вы хотите всех познакомить со своим ответом (разослать ваш ответ всем), то вместо кнопки Ответить отправителю (Reply to Author) выберите на панели инструментов Outlook Express кнопку Ответить всем (Reply to All). В остальном процесс ответа совершенно аналогичен.

Когда же вы считаете, что пришедшее письмо было бы интересно вашему коллеге (например, по фирме), то вы можете переадресовать данное письмо соответствующему лицу, нажав на кнопку Переслать (Forward). В этом случае в поле Кому: (To:) следует ввести адрес нового получателя. Вы можете ввести адрес как вручную, так и использовать адресную книгу (если нужный адрес внесен в книгу). Обратите внимание на то, что тема первоначального письма будет приведена с пометкой "Fw:" в начале строки. По ней ваш коллега узнает, что это письмо пришло не напрямую, а было переадресовано от вас.

Перед пересылкой вы можете отредактировать текст первоначального письма и добавить вначале письма свои комментарии, если считаете это необходимым. Стоит заметить, что в электронной переписке следует придерживаться таких же правил приличия, как и в обычной жизни. Поэтому не принято переадресовывать конфиденциальные письма, которые содержат информацию, адресованную лично вам. В таких случаях лучше пересказать текст другому лицу "своими словами".

5 Адресная книга Outlook Express

Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в программе Outlook Express представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из мощной корпоративной почтовой программы MS Exchange. В Outlook Express можно экспортировать адреса из целого ряда почтовых программ: MS Exchange, MS Internet Mail, Eudora Pro, Eudora Light, а также из целого ряда почтовых клиентов Netscape разных версий. Заполнять адресную книгу Outlook Express можно в двух режимах: во-первых, потратить сначала некоторое время и заранее ввести данные о ваших коллегах, и во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - просто копируя туда адреса пришедших писем. Ниже мы рассмотрим эти два случая.

Если вы хотите заполнить адресную книгу заранее, нажмите кнопку Адресная книга (Address Book) на панели инструментов основного окна Outlook Express, что вызовет появление главного окна этого сборника адресов и др. контактной информации.

Кроме имен и адресов E-mail в адресной книге можно хранить множество различной информации - номера телефонов, пейджеров, личных и служебных страниц Web, обычный почтовые адреса абонента и пр. Для того, чтобы внести в адресную книгу новое имя, нажмите кнопку Создать адрес (New Contact). Введите в соответствующих полях имя абонента и адрес его электронной почты, при желании можете заполнить дополнительные данные на абонента на других закладках. Если вы захотите отредактировать адрес электронной почты или иной параметр, то выберите имя в адресной книге и нажав кнопку Свойства (Properties), измените данные на закладках аналогичным образом.

Вторая возможность: после того, как вы завели адресную книгу и наполнили ее некоторыми адресами, в дальнейшем книгу можно пополнять за счет адресов из вновь пришедших писем. Для этого откройте нужное письмо, отметьте имя адресата в поле заголовка, нажмите правую клавишу мыши и из всплывающего контекстного меню выберите пункт Добавить в адресную книгу (Add To Address Book). Теперь, когда адресная книга содержит данные по адресам E-mail ваших коллег по переписке, мы вкратце рассмотрим порядок работы с ней при формировании новых писем и заполнении поля Кому: (To:):

Нажмите кнопку Создать сообщение (New Message) в основном окне Outlook Express, поместите курсор в поле Кому: (To:) в окне создания нового сообщения.

Щелкните по значку с изображением оторванного листка бумаги рядом со словом Кому:. Это действие вызовет появление диалогового окна (см. рис.), где можно легко выбрать получателей данного письма.

Выберите из списка абонентов нужного человека и нажмите кнопку Кому -> (То->) в средней части окна.

Аналогичным образом добавьте абонентов в полях Копия: (Cc:) или Скрытая: (Всс:), если необходимо разослать это письмо еще нескольким адресатам.

Нажмите кнопку ОК, и выбранные адреса появятся в соответствующих полях заголовка нового письма.

Теперь можно приступать к заполнению тела письма и его отправке, о чем мы уже рассказали ранее.

Еще одна опция, которую вы можете использовать в адресной книге Outlook Express - это групповые имена. Групповые имена представляют собой ваши личные списки рассылки и удобны в том случае, если вам надо часто рассылать письма постоянным группам людей (например, участникам какого-либо совместного с вами проекта). Групповые имена в Outlook Express создаются нажатием на кнопку создать группу (New Group) на панели значков адресной книги. Затем вы можете указать имя группы и составить список людей в этой группе. После того как вы создали группу, вы можете использовать имя группы в поле Кому: или Копия: отсылаемого сообщения - это сообщение будет направлено всем, кто входит в эту группу. Чтобы впоследствии отредактировать список членов группы и их адреса e-mail, надо выбрать (отметить) уже существующую группу и щелкнуть по кнопке Свойства.

6 Сравнительный анализ Outlook и Outlook Express

Заключение

Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.

– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).

Пользовательский интерфейс. Outlook Express имеет классический интерфейс с тремя панелями. Пользователь может легко менять внешний вид интерфейса, выбирая, какие панели и поля показывать по умолчанию. Инструментальная линейка такая же, как у браузера, - ряд больших кнопок для вызова основных функций. Ее расположение несложно изменить, переместив в нижнюю, верхнюю, правую или левую части экрана. Если нужно сэкономить место на экране, линейку можно убрать. Кроме того, предусмотрены средства для настройки линейки путем добавления и удаления кнопок. Щелкая по линейке правой кнопкой мыши, вы вызываете меню для выбора дополнительных кнопок и удаления ненужных.

Установка. Outlook Express устанавливается при загрузке браузера. Подобно другим почтовым пакетам, она импортирует сообщения, адресную книгу и учетные записи из других программ электронной почты. Если вы впервые устанавливаете почтовую программу, удобная мастер-функция поможет создать новую учетную запись.

Основные функции электронной почты. Outlook Express быстро и четко выполняет все базовые почтовые функции. Если вы имеете несколько учетных записей, перед отправкой сообщения можете быстро выбрать нужную запись из меню "Файл". Предусмотрены средства проверки орфографии, шифрования и цифровой подписи. Формат HTML полностью поддерживается как в исходящих, так и входящих сообщениях. Если же в письме встречается гиперссылка, то щелчок мышью по ней автоматически вызывает браузер IE, который выводит на экран соответствующую Web-страницу.

Управление сообщениями. Outlook позволяет дистанционно управлять сообщениями на IMAP-совместимом почтовом сервере. Что касается управления почтой на клиентском компьютере, то Outlook Express обладает полезными, но не слишком широкими возможностями. Можно фильтровать входящие сообщения по шести критериям (содержание полей "Кому", "От", "Копия", учетная запись отправителя и т.д.) и выполнять над ними шесть действий (переслать, ответить, не загружать и т.п.). Для поиска служит команда "Найти сообщение", позволяющая искать письма в любой папке по их содержанию и значению различных полей. С найденными сообщениями можно производить стандартные действия (удалить, переместить и т.д.) непосредственно в окне поиска.

Дополнительные возможности. Outlook Express не перегружен дополнительными функциями. Однако стоит упомянуть встроенную программу чтения новостей, которая дает возможность легко подключаться к нескольким новостным серверам и задавать фильтры. Адресная книга также заслуживает внимания. Она содержит ряд простых, но полезных средств для управления контактами. Вы можете объединять контакты в группы, задавать информацию о контактах (имя, адрес электронной почты, домашний и служебный номера телефона, примечания), а также хранить для каждого контакта адреса серверов конференций и цифровых удостоверений. Если вы хотите приятно удивить адресата, пошлите ему не простое письмо, а праздничную открытку, выбрав подходящий фон и заголовок из списка бланков в меню "Сервис" (рис. 2).

Вывод. Главные достоинства Outlook Express - поддержка всех традиционных функций электронной почты, простой интерфейс, интеграция с браузером, встроенная программа чтения новостей и наличие русской версии. Основные недостатки - ограниченные возможности фильтрации и неполная поддержка протокола IMAP. То, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уж потом возможностей окажется мало, ничто не мешает перейти на другую программу.

Список использованных источников

1 Ваграменко Я.А., Компьютерные сети: отечественные и зарубежные. – М., 2001.

2 Климеко С.В., Уразметов В. Internet. Среда обитания информационного общества. – Протвино, 2007.

3 Крол Эд. Всё об INTERNET. Руководство и каталог. – Киев, 2000.

4 Петраков А.В. Введение в электронную почту. – М., 2003.

5 Якубайтис Ч.Л. Информационные сети и системы. Справочная книга. – М.: 2006