Современные технотронные способы документирования

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение……………………………………………………………………..…….2

1.Способы и средства документирования ……………………………………....4

   1.1Способы документирования ………………………………………………...6

   1.2Компьютерные средства документирования……………………………….12

  1.3Типы и виды документов …..……………………………………………….15

   1.4Разновидности носителей документов………………………………..........19

2.Современные технотронные способы и средства создания и обработки документов.………………………..……………………………………………....24

  2.1Способы и средства изменения, тиражирования и физической

  обработки документов …………………………………………………....…….27

  2.2Средства телекоммуникаций……………….…………………..………..….29

  2.3Мобильная связь……………….……………………………………..........…31

  2.4Факсимильная связь……………………………………………………....….33

  2.5Модемная связь………………………………………………………….…...25

Заключение………………………………………………………………...….…..38

Список источников и использованной литературы….………………….…..…38

 

Введение

Тема данной курсовой работы – «Современные технотронные способы  документирования». Вначале необходимо определиться с основными терминами, используемыми в данной работе.

Документ – это информация, закреплённая на материальном носителе в стабильной знаковой форме, созданным человеком способом для её передачи в пространстве и времени. Из определения следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, т.е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием.

Документирование – это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:

традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности;

технотронные (от англ. texnotronic) – осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX– XXI столетиям.

Средства документирования - это предметы(орудия) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа (механизированные и автоматизированные приспособления).

Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Актуальность данной темы объясняется тем обстоятельством, что в последние годы активно развиваются технологии документирования информации, в связи с чем появляются новые и совершенствуются прежние технотронные способы и средства документирования.

В наши дни в мире происходят существенные изменения, связанные с внедрением новейших информационных технологий в различные области экономики, науки и техники, культуры и искусства. Этот процесс затронул и Россию, где, как и в других странах, неуклонно растет объем технотронных документов, возникших в результате использования современных носителей информации, автоматизированных систем управления, проектирования и обработки информации.

Как известно, в настоящее время человечество переживает период лавинообразного роста количества информации. В полной мере это относится и к информации, возникающей в сфере управления и зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.

В большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема актуальна тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Объект исследования: способы обработки информации.

Предмет исследования: современные технотронные способы, используемые для создания и обработки документов.

Цель работы: изучить особенности использования современных технотронных способов обработки документов в делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить способы и средства документирования информации;

- классифицировать типы  и виды документов;

- рассмотреть разновидности  носителей документов;

- описать способы изменения, тиражирования и физической обработки  документов;

- выявить особенности  применения современных технотронных способов создания и обработки документов.

В структурном плане работа представлена введением, двумя главами, логическим образом разделенными на параграфы, заключением, списком литературы.

 

1. Способы и средства документирования

Первым способом запечатления мысли явилось слово. Слово передавало общее представление человека об окружающем мире. Однако слово как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Этот беспроволочный телеграф достигал высотой степени совершенства. Язык барабанов характерен для индейцев Южной Америки, народов Африки.

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись). Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. Каменные столбы, плиты, стены и скалы использовались, главным образом, для монументальных надписей государственного значения.

В Египте также широко применялись надписи на стенах пирамид, дворцов, храмов, на саркофагах. Однако основным материалом письма в Египте стал папирус, отличавшийся портативностью, легкостью. Ломкость папируса определила форму древних документов-свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей. В Китае древнейшие памятники письменности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. В Китае во II в. н. э. была изобретена бумага, широко распространившаяся во всем мире и вытеснившая другие материалы для письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII-XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV в. получает распространение бумага. Орудиями для письма на пергаменте и на бумаге был гусиные перья, реже лебединые и павлиньи. В середине XIX в. получили распространение стальные перья.

Письмо и письменность приняли на себя запечатление звуковой речи и сохранение содержащейся в ней информации о явлениях объективной действительности. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц. Но среди огромного количества документов, создаваемых в процессе деятельности человека,   в   связи   с   бурным    развитием      научно-технического         прогресса,

все большее место начинают занимать другие виды документирования.  

1.1 Способы документирования

Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала с использованием простейших пишущих средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

На смену простейшим средствам приходят перья гусиные, утиные, вороновые первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

В 1938 Венгерским журналистом Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное перо» было заменено свободно вращающимся шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически все кому приходиться работать с документами пользуются ручными пишущими средствами, однако их использование не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1. Механическая запись:

1.1. Перфорирование (таким  способом создают документы массивы  которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;

1.2. Аналоговая и механическая  звукозапись. Механическая запись  звука – это система с помощью  которой на движущемся материальном  носителе вырезается или выдавливается  канавка в соответствии с записываемыми  звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;

2. Фотохимический способ (фото-документирование);

3. Кинодокументирование;

4. Электронный способ  документирования. Электронное документирование.

5. Оптическая (лазерная) и  магнитооптическая запись и воспроизведение  информации;

6. Голография.

Начиная с XIX века, наряду с текстовым и техническим изобразительным документированием, всё более широкое распространение стали получать новые способы документирования, явившиеся результатом технического прогресса, научных открытий, технических изобретений. Это фото-, кино-, видео-, фоно(аудио)документирование.

Фотодокумент - это документ, созданный фотографическим способом.

Способ закрепления изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер. За это изобретение французское правительство назначило ему пожизненную пенсию. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. В 1826 г. он сделал первый снимок, сохранившийся до наших дней. Качество полученных им снимков было невысоким. Познакомившись с Дагером в 1829 г., Ньепс заключил с ним договор, учреждавший товарищество для совместной работы. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия.