Понятие и особенности текстов документов

Оглавление

 

Введение 2

1. Общая характеристика текстов документов 3

1.1. Понятие «документ», происхождение и сущность 3

1.2. Особенности унификации текстов управленческих документов 6

2. Форма текста документа на конкретном примере и процесс подготовки 9

2.1. Требования к созданию текста документа 9

2.2. Обязательные реквизиты текста документа 14

2.3. Текст служебного документа и его критерии 19

Заключение 25

Список используемой литературы 26

 

 

Введение

Документ  на различных современных носителях  является одним их средств обмена информацией между людьми, предназначен для восприятия и использования  человеком и составляется человеком  либо непосредственно путем письма, либо при помощи постоянно изменяющихся технических средств. В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, т.к. они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.¹

Цель  работы – рассмотреть понятие «текст документа», его формы и процесс подготовки.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить исторический аспект развития понятия «документ», в частности происхождение, сущность;

2. Рассмотреть особенности текстов документов;

3. Перечислить состав обязательных реквизитов текста документ;

4. Выявить критерии текстов служебных  документов.

При написании работы использовались учебные  пособия по делопроизводству различных  авторов, таких как: Васильева И.Н., Березина Н.М., Кирсанова М.В., Стенюков М.В. Кроме этого, в работе использованы материалы периодических изданий, в частности, журнал «Делопроизводство». 

1. Общая характеристика текстов документов

1. Понятие «документ», происхождение и сущность

 

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется  одна или несколько версий его  понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается  статус документов. Документ является объектом исследования многих научных  дисциплин. Поэтому содержание понятия  «документ» многозначно и зависит  от того, в какой отрасли и для  каких целей он используется.²

На  международном уровне наиболее общим  признано определение документа  как записанной информации, которая  может быть использована как единица  в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее  определение документа: «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве».

Согласно  Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации»  документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с  реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа  предполагают:

- наличие  информации, смыслового содержания;

- стабильную  вещественную (материальную) форму,  обеспечивающую долговременное  использование и хранение документа;

- функциональную  предназначенность для передачи  информации в пространстве и  времени, т.е. для использования  в социальных коммуникационных  каналах. 

Документ  специально создается с целью  хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как  источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения  и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия  «документ» постоянно менялось.³

Слово документ (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» - учить, обучать.

По  другой версии слово «dek» происходит от числа «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень «dek» был заменен на «doc» в слове «doceo» - учу, обучаю, от которого были образованы слова «doctor» - ученный, «doctrina» - учение, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.⁴

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное их немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства. В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком  и могущая служить доказательством  прав на что-нибудь (имущественных,  состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое  письменное свидетельство.

Ко  второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.

В конце XIX в. наблюдается тенденция  к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось  как любой предмет, служащий для  получения и доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие  использовалось преимущественно в  юридическом значении.

Начиная с 1950-х годов в официальной терминологии слово «документ» трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику.⁵

Существенный  вклад в уточнение и развитие понятия «документ» как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г.Воробьев, Р.С.Гиляревский, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черный, Г.Н.Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г.Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И.Черный и Р.С.Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ - это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.⁶

В России в начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.⁷

2.  Особенности унификации текстов управленческих документов

 

Развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование  документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. Для начала рассмотрим следующие варианты определения текста. Текст (от лат. textus — ткань, сплетение) — в лингвистике понимается как продукт речевой деятельности, относящийся к «речи» в ее противопоставлении «языку». В общем понимании, термин «текст» применяется к любой знаковой последовательности, способной выступать как самостоятельный знак. Делая вывод из выше предложенных определений, можно сказать, что текст – это любая информация зафиксированная на каком-либо носителе и несущая в себе всю или основную честь речевой информации документа.

        Рассмотрим ряд особенностей  управленческих документов, обусловленных   спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций,  определяемая наличием в управлении  однотипных, циклично повторяющихся  операций; зависимость лексики документов  управления от законодательных  и нормативных актов органов  власти, вышестоящих и функциональных  органов управления; насыщенность  документов специальной терминологией;  нейтральность лексики, то есть  отсутствие экспрессивно и эмоционально  окрашенных выражений; однотипность  структуры текстов отдельных  групп документов.  Именно эти  особенности текстов документов  создают предпосылки для их унификации.⁸

      Так же выделяют основные этапы  унификации текстов, к ним относятся следующие:

- унификация  структуры текста - выбор последовательности  расположения смысловых компонентов  текста, наиболее отвечающей назначению  документа; 

- унификация  языковых средств выражения содержания  в тексте документа; 

-разработка  унифицированных текстов в виде  связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.⁹

      Что касается основы унификации  тестов, то в ней лежит метод  выделения  постоянной и переменной  информации. Постоянная информация  составляет существо управленческой  ситуации и действия, является  общей темой документа, известной  его автору и адресату. Переменная  информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

      Особое  внимание нужно акцентировать  на том, что текст унифицированного  управленческого документа должен  быть ясным, информационно емким  и убедительным.

      Ясность текста или отдельного  предложения достигается логичностью  и точностью выражения содержания. Логичность текста зависит от  расположения элементов в каждом  предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, дополнений, определений,  вводных слов, причастных и деепричастных  оборотов, придаточных предложений), а также от правильности выбора  формы предложения (односоставное,  двусоставное или сложное).

      Точность  текста или предложения  заключается в правильном употреблении  слов и словосочетаний с точки  зрения их значения и формы.  Правильность формы слова или  словосочетания определяется нормами  словообразования, управления, употребления  предлогов с учетом специфики  деловой речи. Существуют конкретные  правила, необходимые для достижения  логичности и точности текста.¹⁰

      Одной из важнейших черт текста  документа  является убедительность. Убедительным является документ, содержащий аргументированную и  логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого  решения. Убедительность текста  зависит от последовательности  расположения смысловых компонентов,  выражающей логическую зависимость  между аргументами и следствием.

      Если  же речь идет о деловом  стиле, то этот стиль требует  специфических  средств выражения  модальности. Модальность выражает  отношение автора к содержанию  документа и достигается такими  средствами как употребление  неопределенной формы глагола,  наклонений глагола, а в некоторых  случаях - собственным значением  глагола. Выбор того или иного  средства выражения модальности зависит от конкретного содержания документа, однако можно говорить и о типовых способах ее выражения. 

      Таким образом, в унификации  текстов выделяют три основных  этапа, в которых в дальнейшем  становился видно структуру текста, языковые средства выражения,  а так же разработку унифицированных  текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы. Рассматривается  метод выделения постоянной и  переменной информации текста. А  также ясность, точность, убедительность  и информационная емкость текста.

2. Форма текста документа на конкретном примере и процесс подготовки