СОДЕРЖАНИЕ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Информация  в обществе наших дней – это  ресурс производства, важный элемент  политической и социальной жизни.

    Всё управление зиждется на производстве и потреблении информации, потому качество информации определяет качество управления. Информация – связующая субстанция всех органов управления и субъектов делопроизводства.

    Информация  хранится в документах, придающих  ей форму и выступающих её носителями. Документы и документная информация лежат в основе решений управления, обеспечивают их юридической силой, тем самым способствуя их исполнению.

    Проблемы  документирования деятельности организаций  и управления документооборотом  и документацией настолько же стары, насколько сами документы. В  настоящее время эта проблема актуальна в силу стремительного развития новых информационных технологий и ускорения темпов информатизации общества.

    История документа и документации является одной из интереснейших тем документоведения и на данный момент все еще недостаточно изучена. Она позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с экономическими и социально-политическими процессами.

    Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать:

• возникновение;
• изменение;
• сохранение;
• трансформацию форм;
• изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов;
• влияние новых технологий на документ;
• устойчивость основных функций документа как носителя информации;

    Напрашивается вывод, что документация и документы  появляются как в силу общечеловеческих нужд и потребностей, так и в силу необходимости решения государственных задач. У всякого документа есть функции или их совокупности, обусловленные целью его создания.

    К сожалению, сегодня среди специалистов в области документоведения, библиотековедении и архивоведения нет единого понимания термина «документ», несмотря на наличие ряда определений (в т.ч. гостированных и законодательных). Но, тем не менее, такая неопределённость необходима для развития теории документоведения и совершенствования методик делопроизводства.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1 Обзор вопроса.

    В эволюции документа в России можно  выделить несколько исторических этапов:

    I этап. Делопроизводство в древнерусском государстве (до XV века). В это время уже существовала некоторая культура создания документа. Появлялись формулярники — пособия по ведению документов. Основным носителем документа являлся пергамента. По форме документы представляли из себя свиток шириной 15-17 сантиметров.

    II этап. В XV-XVIII веке развивалось приказное делопроизводство. Носителем документов были свитки или, реже, листок, сложенный вдвое.

    III этап. Начало XUX века. Развивалось коллежское делопроизводство, вводилась гербовая бумага.

    IV этап. XIX-XX век. Развивалось министерское делопроизводство, появился акт — документ, в котором излагались права и обязанности. В1857 г. в Санкт-Петербурге была издана книга Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству».

    V этап. 1917-1945гг. Это был первый этап советского делопроизводства: уменьшались размеры бумаги, утвердился термин «документ».

    VI этап, самый важный, вторая половина XX века. Именно в этом время началось развитие научной терминологии.

    Особенности формирования термина документ: во-первых, данное понятие является междисциплинарным, во-вторых, достаточно длительный период используется в практической деятельности для обозначения конкретных объектов, в-третьих, выступает объектом правового регулирования. Исходя из этого, терминологическое развитие можно условно разделить на три самостоятельные сферы или области: документ как объект практической деятельности, документ как объект правового регулирования, документ как научное понятие [1].

    Толкование  термина документ получило наибольшее развитие в области практического использования, в первую очередь в сфере делопроизводства и архивного дела. Содержательная сторона термина документ, зафиксированная в стандартах по делопроизводству, призвана обеспечить его идентификацию в конкретной области практической деятельности с целью последующего регулирования технологий его создания и использования в практической деятельности. В силу своей функциональной заданности терминологический стандарт не отражает многозначности терминов и не содержит синонимов, искусственно ограничивая содержание термина локальной областью практической деятельности. Таким образом, внутреннее развитие содержания стандартизованного термина подчинено и задано нуждами областей практической деятельности: в делопроизводственных стандартах — сферой делопроизводства и архивного дела; в информационно-библиотечных — сферой информационной деятельности, библиотечного дела и библиографии [2].

    В правовой области и в первую очередь  в законодательных актах содержательное наполнение термина документ призвано обеспечить определение и фиксирование характеристик объекта правовой практики с целью его идентификации и последующего правового регулирования. В правовой области содержательная сторона термина определяется областью функционирования правового акта и призвана дать характерные черты той или иной конкретной категории (вида) документов, которые подлежат правовому регулированию данным законодательным актом. Так, содержание определения документа в Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов» предназначено для идентификации на практике тех категорий или видов документов, обязательные экземпляры которых подлежат передаче государству. Использование в этом законопроекте научного определения документа приведет на практике к размытию процедуры идентификации конкретных видов документов и недееспособности данного законодательного акта. Здесь содержание определения можно сравнить с фотографией, вклеенной в паспорт и позволяющей идентифицировать человека не вообще, а конкретную личность. Таким образом, термин документ в практической и правовой области использования носит эмпирический характер. Эмпирические понятия выступают как знания единичных явлений с точки зрения их существования. [3]

    Развитие  понятия документ в научной сфере начато К.Г. Митяевым. По нему⁴, документ — результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. [4]

    Неоднозначность толкования понятия электронный документ является причиной ограниченности сферы применения законов. Кроме того, различие в сфере применения электронного документа присуще разным странам и приводит к различному его определению в законодательных актах этих стран. Так, в одних странах правовое регулирование сферы использования электронного документа ограничено электронной коммерцией, в других — сфера четко не определена, в третьих — сфера ограничена государственными учреждениями. [5]

    Вывод: в настоящее время важно разбираться в истории понятия «документ» и эволюции его функций, во всех его особенностях. Это важно для понимания основных принципов делопроизводства, для эффективного документооборота. В настоящее время существует множество понятий документа, некоторые из них спорны и подвергаются критике, так как не соответствуют реалиям. Естественно, никто не запрещает использовать определения, данные в государственных стандартах, правовых актах, в научной сфере, если их содержание отвечает требованиям исследования. 
 
 
 

    2 Нормативно-правовая база.

    В 70-80-е гг. — создаются ГОСТы, в  которых даётся определение понятия  «документ»:

    ГОСТ 16487-70: документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека [6].

    ГОСТ 16487-83: документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени [7].

    В 1998 году был опубликован новый  ГОСТ Р 51141-98.

    По нему, документ; документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [8].

    Так же даются определения видам документов и носителям:

    “5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

    6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

    7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

    8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

    9 кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

    10 фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

    11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

    12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

    13 текстовой документ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

    14 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

    15 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

    16 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

    17 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

    18 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки

    19 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

    20 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом” [8].

    В законе «Об обязательном экземпляре документов» дано определение документа, предназначеное для идентификации на практике тех категорий или видов документов, обязательные экземпляры которых подлежат передаче государству [3].

    Кроме того, в работе мы используем определения  из закона «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной цифровой подписи».

    11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; [9]

    1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления; [9] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Проблемы поиска и трансляции документированной информации.

    Важнейшими  свойствами документированной информации являются своевременность, доступность, полнота и новизна. С этими свойствами связана реализация коммуникативной функции документа – трансляция информации.

    Документированная информация чаще всего не используется в месте своего создания (и в  момент создания). Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.