Документирование трудовых отношений

Омский государственный университет

 

 

Кафедра дореволюционной отечественной  истории и документоведения

 

 

Специальность

«Документоведение и документационное обеспечение управления»

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

на тему: «Документирование трудовых отношений»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка группы

ИДС-001-о А.В. Морозова

 

Руководитель  ст. преподаватель

Н.Б. Толочко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск 2013

 

Оглавление

 

Введение

В настоящее время  при большом многообразии различных  организаций, предприятий и учреждений большое значение имеют документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника (прием на работу, переводы, перемещения, совмещение и совместительство командирование, премирование, отпуска, увольнение).

Актуальность темы нельзя ставить под сомнение, поскольку в современном мире подавляющее большинство организаций допускают грубые ошибки при документировании трудовых отношений, ущемляя при этом свои права и права работника.

Значимость юридически грамотной кадровой документации сложно переоценить. Любой кадровый документ это закрепление на бумаге юридически значимых фактов. Например, трудовой договор – это решение двух сторон, достигнутое при согласовании условий, в которых работник будет выполнять свою трудовую функцию, а работодатель обеспечивать работника всем необходимым для эффективной деятельности, и производить оплату его труда. Соответственно, нарушение одной из сторон условий трудового договора влечет за собой ущемление прав другой стороны. ¹

А, например, неправильно  оформленная дата в трудовой книжке может привести к тому, что работник «потеряет» несколько лет стажа работы в данной организации.

В любом случае, допущение  ошибок при оформлении кадровых документов ведут к неблагоприятным последствиям.

Именно поэтому одна из основных обязанностей работников кадровых служб – правильное оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника без ущерба для организации и работника.

Объектом данной работы является документ по личному  составу.

 

Цель данной работы - определить факторы, влияющие на неэффективное  документирование трудовых отношений и  выработать предложения по устранению недоработок.

В связи с  поставленной целью нужно решить следующие задачи:

1. Изучить и проанализировать источники и литературу;
2. Выявить типичные ошибки, допускаемые при документировании трудовых отношений в организациях.
3. Выработать предложения по устранению недостатков в документировании трудовых отношений в организациях.

При написании  курсовой работы были использованы следующие  методы:

• Информационный – характеристика нормативно-методической базы для выявления требований к созданию и оформлению кадровых документов, а также анализ источников и литературы
• Терминологический - термины понимаются через дефиницию – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки.
• Системный – логический и последовательный подход к принятию решений по данной проблеме.

Источниковая  база темы многообразна. Всю совокупность источников можно разделить на две  группы: официально опубликованные источники  и справочно-методическую литературу (учебные пособия, монографии, статьи журналов).

К официально опубликованным источникам можно отнести:

• Трудовой кодекс РФ от 30. 12. 2001 г. Трудовой кодекс РФ устанавливает права и обязанности работника и работодателя, регулирует вопросы охраны труда, профподготовки, переподготовки и повышения квалификации, трудоустройства, социального партнерства. В нем закрепляются правила оплаты и нормирования труда, порядок разрешения трудовых споров. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда некоторых категорий граждан (несовершеннолетних, педагогов, тренеров и спортсменов, надомников, вахтовиков и др.).²
• ФЗ  от 25.03.2001 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. ³
• Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225⁴. Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
• ОСТ 4.071.034-82 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров». В стандарте приведены формы документов, используемые как для создания информационной базы автоматизированной системы управления кадровой деятельностью, так и при отсутствии автоматизированной обработки кадровой информации. Состав документов обеспечивает оперативное ведение учета и формирование отчетности предприятий по кадрам в соответствии с требованиями Основ законодательства о труде. ⁵
• ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации.
• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Утверждены в целях реализации требований ТК РФ. ⁶

К справочно-методической литературе можно отнести:

• Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27;
• Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996;
• Т.А. Полянская. Журнал «В курсе дела», 2009, № 13 «Оформление приема на работу»;
• В. Семенихин, журнал «Кадровый вопрос», 2011, № 1;

Структуру курсовой работы составляют введение, пять глав и заключение.  В главе 1 «Ошибки и недочеты при документировании приема на работу» характеризуются типичные ошибки, допускаемые при оформлении документов, а так же сам процесс документирования. В главе 2 «Документирование совмещения и совместительства» характеризуется процесс создания документов при совмещении профессий и совместительстве, различия в их оформлении, а также типичные ошибки, допускаемые при создании этих документов. В главе 3 «Документирование изменений трудового договора» характеризуются основания изменения условий трудового договора, а также порядок их документирования. В главе 4 «Прекращение трудового договора»  описаны основания прекращения трудового договора и документальное оформление прекращения. В главе 5 «Автоматизация процессов документирования» характеризуются процессы документирования на современном этапе.

 

 

 

1. Ошибки и недочеты при документировании приема на работу.

1.1. Ознакомление работника  с локальными нормативными актами.

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.  
Поэтому существует несколько вариантов подтверждения ознакомления работником с такими документами:

• роспись в журнале;
• роспись в листе ознакомления;
• роспись в трудовом договоре.

Состав локальных нормативных  актов, обязательных для каждой организации, прямо определен статьями ТК РФ:

• штатное расписание организации; ⁷
• правила внутреннего трудового распорядка; ⁸
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; ⁹
• график отпусков; ¹⁰
• положение о системах оплаты труда; ¹¹

Для отельных организаций с учетом специфики их деятельности в соответствии с ТК РФ могут разрабатываться такие локальные нормативные акты, как: график сменности, нормы выработки времени, нормативы численности и др., положение о формах профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников.

«Подготовка локальных нормативных  актов должна осуществляться с учетом следующих основных требований:

1. Локальные нормативные акты, предусмотренные действующим законодательством, принимаются с учетом мнения представительного органа работников, порядок которого установлен ст. 372 ТК РФ ¹².
2. Локальные нормативные акты, принимаемые по усмотрению работодателя, не требуют учета мнения представительного органа работников.
3. При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения документа». Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем приказа, на который делается ссылка в грифе утверждения, или путем проставления на документе грифа утверждения должностного лица с его личной подписью.
4. Работники, ответственные за подготовку проектов локальных нормативных актов, определяются работодателем.
5. Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации по усмотрению работодателя». ¹³

Как правило, локальные  нормативные акты действуют до замены их новыми. При необходимости в  них могут вноситься изменения  и дополнения. Если изменения, которые  вносятся в локальный нормативный  акт, касаются условий трудового  договора, то до введения этих изменений должны быть соблюдены нормы главы 12 ТК РФ «Изменение трудового договора».

С локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора.

 

1.2. Составление и оформление  трудового договора.

Трудовой договор обычно заключается в письменной форме, разрабатываемой по усмотрению работодателя, в двух экземплярах, предназначенных для каждой из сторон. Содержание положений трудового договора не должно противоречить ТК РФ. Содержание и сроки трудового договора, порядок его заключения, изменения и прекращения прописаны в главе 10 ТК РФ. ¹⁴

 «Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового  договора являются работодатель и работник»¹⁵. Трудовой договор, в свою очередь, является основанием возникновения трудовых отношений.

Если при составлении  и оформлении в него не были включены какие- либо сведения или условия, договор не является незаключенным. В данном случае договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые определяются отдельным приложением или дополнительным соглашением к договору.

Как и во всех документах, в трудовом договоре выделяют три  структурные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть  должна содержать наименование вида документа: «Трудовой договор», место  и дату заключения договора. «Дополнительно в заголовочной части трудового  договора может быть указан его регистрационный  номер, если кадровая служба ведет учет заключаемых трудовых договоров в регистрационной книге или журнале по форме, принятой в данной организации». ¹⁶

Содержательная часть  трудового договора включает:

• Сведения о сторонах договора (фамилию, имя, отчества работника и полное наименование организации-работодателя).
• Сведения о документах, удостоверяющих личность работника.
• ИНН работодателя.
• Сведения о представителе работодателя, подписавшем договор.
• Обязательные условия трудового договора.
• Дополнительные условия трудового договора.
• Реквизиты и адреса сторон.

Оформляющая часть договора включает:

• Подписи сторон.
• Подпись работника, подтверждающую получение работником экземпляра трудового договора.
• Печать работодателя.

Если при заключении трудового договора в него не были внесены какие-либо сведения, договор не считается незаключенным. Договор может быть дополнен. В этом случае недостающие сведения вносятся в сам текст договора. Если недостающие сведения касаются условий договора, то их можно оформить в виде приложения или дополнительного соглашения к трудовому договору, заключаемых в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью договора.

Что касается ошибок при  оформлении трудового договора, то российское договорное право как таковое не содержит законодательно закрепленного понятия ошибки в договоре.