Классификация деловых писем

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях— «Ваш...», «Искренне Ваш...». Для образца можно привести следующий пример благодарственного письма:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ САМАРА

Г-ну П. Кутю, 443025, РОССИЯ, САМАРА,

вице-президенту IAMTI АЭРОПОРТ,

ОТДЕЛ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ

ТЕЛ/ФАКС (8462) 227 545

ТЕЛЕКС 214 258 START SU

ТЕЛЕГРАФ 214 173 ПОРТ

от Чернавина В. Ф., НАШ НОМЕР ДАТА______

генерального директора ВАШ НОМЕР_____ДАТА______

Международного аэропорта Самара

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Самара. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

С уважением, В. Ф. Чернавин

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение можно сделать следующие выводы:

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость.

Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

Прежде всего, это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности.

Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие – М., 2005.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. — 5-е изд., перераб. и доп. Серия «Учебники и учебные пособия». — Ростов н/Д: Феникс, 2008.
3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.
4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.
5. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004.
6. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2001.
7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. – М.: «Издательство ПРИОР», 2007.
8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, «Проспект», 2004.