Классификация деловых писем

{

 

Академия Государственного Управления при         Президенте Кыргызской Республики  
            Департамент Специалитета

 

 

 

Классификация деловых  писем

 

 

                                   Выполнили: Абдумаликов Мыйзамидин

                                                   Давлетбекова Жазира

                                               Рустамбеков Байыш

                         Проверила:  Деркембаева . А.К

 

Бишкек 2013г.

 

Деловые письма — это  обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных  организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

 

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и  нерегламентированные и т. д. Наиболее часто встречаются разновидности  писем, классифицированные по функциональному  признаку.

 

 

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы  входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и  заключения сделок.

 

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

 

Рекламация— коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и  других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ  на рекламацию.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

 

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

 

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

 

 

Каким бы письмо ни было, в  нем просматривается простая  структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения  вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей — может  формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения  и т. п.

 

 

2. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Приведем для примера  структуру письма-просьбы:

1. Излагается причина,  вызвавшая необходимость обращения  с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый  результат от удовлетворения  просьбы.

 

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в  силу, в целях, за счет и др.), сложных  союзов (вследствие того что; ввиду  того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также  словосочетаний-связок, служащих для  соединения частей сложного предложения 

       Образец  
        письма

       Образец  
        письма

       Образец  
        письма

       Образец  
        письма

       Образец  
        письма

       Образец  
        письма

Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие  гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация  предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

 

Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого  лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и  т.д.

 

Характерной особенностью стиля  делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом  языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости  управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

 

Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

 

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

 

 

3. КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

Договор – это документ, закрепляющий правовые отношения юридических  лиц (контрагентов) или физического  лица с юридическим лицом.

 

В заключение можно сделать  следующий вывод:

 Деловое письмо является особым типом   документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость.

 

Спасибо за внимание