Автоматизация бюджетного управления

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 17 Октября 2013 в 07:18, курсовая работа

Краткое описание

В работе раскрыты основные понятия бюджетного управления; рассмотрены принципы автоматизации бюджетного управления; выявлены преимущества и эффективность автоматизации бюджетного управления; приведены несколько примеров систем автоматизации бюджетного управления.

Содержание

Введение…………………………………………………………………...………3
1.Особенности автоматизации бюджетного управления…………………..…..5
1.1. Основные понятия бюджетного управления…………………………….…5
1.2. Задачи автоматизации бюджетного управления………………………..….8
1.3. Принципы автоматизации бюджетного управления…………………..….12
1.4. Преимущества и эффективность автоматизации бюджетного управления…………………………………………………………………….....14
2. Примеры систем автоматизации бюджетного управления…………….….17
2.1. ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы……………………………………..17
2.2. 1С: Предприятие 8. Управление производственным предприятием …...19
2.3. SAP R\3……………………………………………………………………..20
Заключение……………………………………………………………………….31
Список использованной литературы…………………………………..……….32

Вложенные файлы: 1 файл

Автоматизация бюджетного управления.doc

— 175.00 Кб (Скачать файл)

- составления сводной отчетности по результатам мониторинга;

- многомерного анализа отклонений плановых и фактических данных.

При разработке АСБ «1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием»  учитывался опыт бюджетного управления торгово-производственных предприятий. Подсистема «Бюджетирование» позволяет осуществлять:

- планирование продаж;

- планирование закупок;

- управление денежными средствами.

В рамках данной АСБ разработаны инструменты для экспресс-внедрения, что позволяет сократить затраты на автоматизацию системы бюджетного управления.

Данная АСБ  оптимальна для внедрения в торгово- производственных предприятиях, но  практически не применяется  в  кредитных организациях.

 

    1. SAP  R\3

 

АСБ, разработанная  создателями SAP  R\3, рассчитана  специально на предприятия нефтегазовой отрасли.

 Многие предприятия нефтегазовой отрасли уже имеют опыт постановки бюджетного управления. Большинство из них в качестве программы для автоматизации используют Microsoft Excel в связи с его всеобщей доступностью и легкостью освоения. Однако в настоящее время под автоматизацией бюджетного управления часто понимается именно переход от использования офисных приложений к специализированным программным продуктам.

Данный переход  в первую очередь связан с необходимостью формировать значительный объем отчетности вследствие большого количества ее потребителей: существующие акционеры, потенциальные акционеры, руководители многоуровневых холдингов всех уровней. Кроме того, не секрет, что многие отечественные предприятия нефтегазовой отрасли имеют зарубежных акционеров, а это накладывает дополнительные требования к отчетности по зарубежным стандартам. Учитывая это, основными задачами автоматизации можно назвать обеспечение структурированного хранения информации, ее ввода по определенным регламентом правилам, быстрый совместный доступ к ней, построение с помощью данной информации произвольных отчетов, необходимых и достаточных для принятия управленческих решений.

Еще одним первичным  фактором, заставляющим нефтегазовые компании более тщательно подходить к постановке бюджетного управления и его автоматизации, является все возрастающие требования акционеров к повышению эффективности использования активов. Для выполнения данных требований необходимы более мощные инструменты расчета, имеющиеся в арсенале современных СУБД, которые используются в качестве хранилища данных в специализированных продуктах. Кроме того, несомненно, необходимы современные технологии анализа данных, которые имеются в распоряжении  АСБ  SAP  R\3.

Дополнительный  эффект от автоматизации бюджетирования, ценность которого не все способны оценить на этапе принятия решения об автоматизации и выбора соответствующего программного продукта, — это повышение уровня квалификации специалистов, более четкое понимание целей и задач бюджетного управления, собственной роли в процессе.

Рассмотрим  детальнее особенности процесса постановки и автоматизации бюджетного управления предприятий нефтегазовой отрасли  с помощью АСБ SAP  R\3 на примере предприятий блока разведки и добычи как имеющих более выраженную отраслевую специфику.

Для разработки бюджетной модели выделим пять основных групп показателей (рис. 1). Деление  обусловлено прежде всего различными функциональными задачами служб, отвечающих за каждую из групп показателей. Кроме  того, выполнение проекта внедрения по частям позволяет своевременно оценивать промежуточные результаты и вносить необходимые коррективы.

 

 

Рис. 1. Область  решения задач  АСБ  SAP  R\3

В первую группу включим производственные нефинансовые показатели, необходимые для участия в бюджетном процессе: добыча нефти, фонд скважин, количество операций КРС и др. Во вторую группу — показатели доходов от реализации основной продукции (нефти и газа), а также прочей реализации. Эта группа может называться, например, бюджетом продаж или программой реализации. В третью группу включаются показатели, характеризующие затраты, входящие в себестоимость продукции (себестоимость подъема). Суммы затрат на капитальные вложения выделяются отдельно и, поскольку они повышают стоимость активов компании, руководители экономических служб предприятий довольно ревностно относятся к разграничению затрат на капитальные вложения и себестоимость. К пятой группе отнесем показатели, характеризующие инвестиционный процесс. Несмотря на то, что данный блок не является первичным, так как включает часть затрат на капитальные вложения и часть затрат, входящих в себестоимость, доля расходов на инвестиции в общих расходах компаний довольно высока, что требует выделения специальных организационных единиц, а также особого внимания при разработке бюджетной модели и автоматизации.

В отдельный  блок можно было бы выделить формирование трех основных финансовых бюджетов и  прочих отчетов, но этого не делается из-за малой по сравнению с вышеуказанными областями трудоемкости, а также всеобщей известности порядка их формирования и малого влияния специфики отрасли. Рассмотрим более подробно каждую из групп.

Производственные  нефинансовые показатели можно разделить  на показатели, характеризующие проведение геолого-технических мероприятий (ГТМ); баланс нефти; эффективность и процессы проведения капитального и текущего ремонта скважин; показатели поддержки пластового давления; фонд скважин; баланс газа; проходки и сдачи скважин; показатели уровня автоматизации производства; показатели, характеризующие потребление электроэнергии в каждом из технологических процессов.

Основной методологической проблемой при формировании данного  блока показателей можно назвать  неоднозначный порядок расчета  некоторых показателей — мнения по формулам расчета, предлагаемым разными специалистами, могут кардинально различаться даже в пределах одного предприятия.

Основная проблема автоматизации — сложность расчета  производственных показателей. В связи  с этим необходимо четко оценить  границы и глубину автоматизации. Может быть, некоторые формы проще импортировать из специализированных систем, чем считать непосредственно в системе, применяемой для автоматизации бюджетирования. Это поможет снизить риски внедрения, сократить его сроки и увеличить быстродействие системы. Кроме того, это позволит меньше привлекать к процессу бюджетного управления специалистов-производственников, что серьезно облегчает процесс внедрения. Зачастую отношение производственников к внедрению систем бюджетного управления сводится к молчаливому игнорированию процесса, поскольку у них отсутствует заинтересованность в результате и появляются дополнительные обязанности по вводу данных в систему.

Бюджет доходов  предприятий нефтегазовой отрасли  вызывает, как правило, наименьшие проблемы при постановке и автоматизации. Это связано с довольно простой методикой его расчета, с наличием минимального набора аналитики и совсем небольшим ассортиментом продукции. Блок затрат, входящих в себестоимость продукции, является наиболее крупным и трудоемким. Его можно разделить на следующие логические составляющие: бюджеты затрат, входящих в себестоимость продукции, которые в свою очередь можно разделить на бюджеты производственных затрат и бюджеты административно-управленческих затрат; смета затрат, входящих в себестоимость продукции и распределение затрат на объекты калькуляции и формирование самой калькуляции.

Методологические  и технические особенности формирования бюджетов производственных и административно-управленческих затрат связаны прежде всего с  тем, что основными пользователями здесь являются, как правило, специалисты предметных областей, отвечающие за собственный бюджет: геологи, специалисты по бурению, энергетики, механики, специалисты отдела персонала и др., то есть работники, в функции которых не входит управление экономикой предприятия. Это накладывает определенные требования: прозрачность связей, формулирование показателей бюджетов в терминах специалистов предметной области, эргономичность дизайна бюджетных форм, несоблюдение которых может повлечь неприятие внедряемой системы пользователями вплоть до ее полного отторжения. Кроме того, уровень освоения программного продукта у пользователей, которые с ним постоянно не работают, а лишь периодически вводят первичные плановые данные, как правило, невысок. Вследствие этого необходимо предусмотреть повышенную защиту от некорректных действий пользователя для того, чтобы предотвратить появление некорректных данных либо повреждение модели. Также следует сказать о том, что в бюджетах нижнего уровня необходимо предусмотреть максимально необходимый состав аналитики, так как эти бюджеты являются основой для последующих расчетов и отчетов.

Формирование  сметы затрат призвано определить полную сумму затрат, входящих в себестоимость  продукции, а также основной контролируемый показатель — себестоимость подъема нефти (газа). С методологической точки зрения формирование сметы — это обычная консолидация данных бюджетов, поэтому особых сложностей не вызывает. Главное — четко определить соответствие между статьями бюджетов и статьями сметы. С технической точки зрения основной проблемой является быстродействие формирования сметы. Затраты, входящие в себестоимость, составляют львиную долю данных, хранящихся и обрабатываемых в системе, — 70—80%. Все эти данные консолидируются и хранятся в смете затрат, вследствие чего расчет сметы и построение отчетов в режиме реального времени могут проводиться довольно долго. Решить данную проблему можно по-разному, например, путем сокращения количества аналитик данных или введения регламента расчета. При сокращении аналитики не должны теряться, а данные должны быть доступны при переходе в нижестоящий бюджет. Для этого АСБ  SAP  R\3 обладает   функцией «drill-down», позволяющей отследить связи между бюджетами, «провалиться» в бюджет, который является источником информации, нуждающейся в детализации. 13

Калькуляция затрат служит главным объектом для анализа  затрат, входящих в себестоимость  продукции. Для выполнения анализа  в полном объеме калькуляция должна включать одновременно несколько таких  объектов, как, например, готовая продукция (нефть и газ), цеха добычи нефти и газа, для разнесения административно-управленческих и общепроизводственных затрат на основное производство и другие объекты в зависимости от специфики методологии. При формировании калькуляции могут применяться различные методы распределения: прямой, пошаговый, перекрестный. В качестве баз распределения могут использоваться как производственные показатели, так и суммы затрат по различным статьям.

Основу бюджета  капитальных затрат составляют затраты на разведочное и эксплуатационное бурение, строительство и оборудование кустов, сейсморазведочные работы и зарезку боковых стволов. При формировании статей бюджета следует учитывать отнесение затрат — к себестоимости либо капвложениям. Как уже говорилось выше, капитальные вложения повышают стоимость компании, положительно влияют на структуру баланса, иногда существенно уменьшают средний коэффициент износа основных фондов, то есть положительно влияют на оценку управления компанией, ее потенциала. В то же время отнесение их на себестоимость повышает себестоимость подъема нефти, что негативно воспринимается акционерами и руководителями компании. При создании бюджета капитальных затрат также следует внимательно следить за балансом между желанием использовать как можно большее количество аналитических срезов и быстродействием формирования бюджета. Наиболее критичной в данном бюджете является аналитика объектов капитальных вложений. Даже в небольших нефтедобывающих компаниях, действующий фонд которых не превышает 100—120 скважин, количество объектов капитальных вложений обычно превышает полторы-две тысячи. На крупных предприятиях количество объектов капитальных вложений может составлять несколько десятков тысяч. Таким образом, прежде чем вводить аналитику объектов капитальных вложений в бюджет капитальных затрат, следует оценить ее влияние на быстроту формирования отчетов, возможность пообъектного планирования, необходимость такой детализации в бюджете. В качестве альтернативы можно сгруппировать объекты по определенному признаку и использовать аналитику видов объектов.

Инвестиционный  бюджет в значительной степени состоит  из капитальных затрат, из затрат, входящих в себестоимость. В инвестиционный бюджет, как правило, включаются только затраты на капитальный и текущий ремонт скважин, гидроразрыв пласта, некоторые геолого-технические мероприятия. Инвестиционный бюджет предприятия нефтегазовой отрасли аккумулирует значительные суммы в связи с тем, что без геолого-технических мероприятий базовая добыча будет постоянно падать из-за постоянного истощения месторождения и повышения обводненности. Кроме того, бурение, зарезка боковых стволов и ряд других операций могут рассматриваться как инвестиционные проекты. При автоматизации формирования инвестиционного бюджета в системе бюджетного управления следует принимать во внимание, что, как правило, в учетной системе предприятия отсутствует аналитика инвестиционных проектов. Поэтому приходится реализовывать искусственный алгоритм привязки фактических данных, полученных после интеграции с учетной системой, к аналитике инвестиционных проектов. Для оценки эффективности инвестиций в бюджет вводят показатели, которые обычно используются для оценки проектов: NPV, PVI, PI, DPP, IRR. Расчет данных показателей чаще всего производится в специализированных системах управления проектами, если отсутствует специальный модуль управления проектами в системе бюджетирования, далее показатели импортируются. Кроме того, используются специализированные показатели, например, «Стоимость одного барреля дополнительной нефти от инвестиций», «Инвестиции на одну скважину» и другие.

Набор функциональности моделей бюджетного управления АСБ  SAP  R\3 для предприятий нефтегазовой отрасли связан с их масштабом, количеством пользователей и объемом информации. К такой функциональности относится поддержка мультиверсионности, то есть система должна поддерживать несколько версий годового планирования и примерно 8—12 версий текущего для внесения корректировок с учетом фактических данных. Также обязательно должен быть реализован четко проработанный бюджетный регламент. Процесс создания и функционирования бюджетного регламента достаточно сложный и обычно составляет 30—40% трудоемкости создания всей бюджетной модели. Автоматизация регламента предполагает функциональность, связанную с определенной версией годового плана либо с началом текущего перепланирования, возможностью отправки на согласование введенных рассчитанных данных, согласованием данных и отказом в согласовании, отслеживанием действий пользователей в системе, статуса бюджетных форм (согласовано, на стадии согласовании и т.д.), отзывом согласования

Также система  поддерживает ретроспективное хранение данных выбранных версий годового либо текущего плана. Обязательно сохраняются все фактические данные за прошедшие годы для проведения анализа динамики.

Информация о работе Автоматизация бюджетного управления