Автоматизация бюджетного управления

Для устранения недостатков, присущих табличным и  транзакционным АСБ, были разработаны  подходы, позволяющие в разной степени  их нивелировать.⁸

“АСБ с имитацией  финансовой логики” представляют собой программы с табличным хранением массива данных, но поддерживающие ряд финансовых интерпретаций на уровне программного кода. В такого типа программах данные хранятся в таблицах, но интерпретируются системой по-разному: как оборот за период, как остатки на конец периода и т. д. При этом на уровне программного кода производится агрегация данных по правильной финансовой логике (обороты принадлежат определённому периоду, остатки на конец предыдущего бюджетного периода переходят на начало следующего). Хотя такие системы и позволяют правильно интерпретировать финансовые отчёты, проблема регистрации отдельных операций всё равно остаётся в них нерешённой.

Таким образом, основными задачами  автоматизации  бюджетного управления  является  планирование движения средств предприятия на любой период в разрезе временных интервалов, подразделений предприятия, проектов, контрагентов, номенклатуры и т.д. автоматизированные бюджетные системы служат также задачам финансового планирования, формирования текущих бюджетов, мониторинга фактической деятельности предприятия.⁹

 

3. Принципы автоматизации бюджетного управления

 

Все автоматизированные системы бюджетирования построены в соответствии с общими принципами.

Участки учета тесно взаимосвязаны между собой. Учет в программе ведется «от документа». На практике, это означает, что происходит практически полная эмуляция реального документооборота финансовой, планово-экономической и расчетной служб организации.

Каждый документ в системе регистрирует определенные движения по учетным регистрам. Таким образом, автоматически формируются бухгалтерские проводки по каждому виду операции. Все сформированные системой проводки представляют, в конечном счете, структуру данных для возможности дальнейшего анализа учета путем формирования различного рода отчетности. Такую же структуру представляют и расчетные регистры, с использованием которых работают участки расчета заработной платы и стипендии.

В программе  полностью реализовано ведение  учета на основе плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Кроме того, для каждого счета предусмотрено ведение расширенного аналитического учета, что на порядок расширяет возможности анализа проделанной работы. Большинство документов системы содержат печатные формы, соответствующие требованиям нормативно-правовых актов. Таким образом, каждая операция может быть сразу же отражена и в «бумажном» виде.

Кроме того, во всех АСБ предусматривается ручной ввод произвольных бухгалтерских проводок. Это бывает необходимо для отражения нетипичных ситуаций, которые не учтены в существующем наборе документов.¹⁰

Система отчетности в  АБС разделена на несколько укрупненных модулей:

- Стандартная бухгалтерская отчетность (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета и т.д.);

- Регламентированная отчетность (отчеты в казначейство, внутриведомственные отчеты для различных министерств и служб);

- Отчеты по заработной плате и стипендии;

- Отчеты по учету финансирования;

- Дополнительные аналитические отчеты по участкам учета.

Весь учет в  АБС ведется в следующих аналитических разрезах:

- По источникам финансирования. Система предлагает возможность ведения неограниченного количества источников финансирования (общий фонд, специальный фонд, научная деятельность и т.д.);

- По кодам экономической классификации расходов;

- По кодам программной классификации (для государственного бюджета);

- По кодам функциональной классификации (для местных бюджетов);

- По кодам ведомственной классификации;

- По кодам доходов бюджета;

- По кодам бюджетов;

- По кодам Государственного классификатора продукции и услуг;

- По признакам доходов;

- По подразделениям организации;

- В других аналитических разрезах (договора, расчетные документы, покупатели, поставщики, сотрудники, подотчетные лица, материально-ответственные лица и др.).

Во всех АСБ реализована гибкая функция настройки и хранения параметров работы. Это позволяет настраивать выполнение часто используемых функций для каждого пользователя в отдельности.

Несмотря на ряд общих принципов, используемых разработчиками,  разные  программные обеспечения могут  существенно различаться между собой. АСБ  постоянно развиваются, регулярно расширяют базовый функционал, улучшая при этом удобство работы пользователей.

 

4. Преимущества и эффективность автоматизации бюджетного управления

 

Преимущества и эффективность АСБ достаточно полно характеризуются функциями, которые она поддерживает. Прежде всего это полный цикл управления, включающий в себя процессы планирования, оперативного контроля, учёта в формате бюджетов и анализ бюджетных отклонений.

Под функцией планирования в бюджетировании понимается процесс  получения бюджетной информации на будущие периоды, представленной с определённой степенью вероятности. Функция контроля необходима для  отслеживания исполнения утверждённых планов и предупреждения нарушений бюджетной дисциплины на основе данных о предполагаемых хозяйственных операциях непосредственно перед их совершением. Учёт традиционно заключается в отслеживании исполнения утверждённых планов на основе данных о совершённых хозяйственных операциях. На стадии анализа осуществляется сравнение бюджетной информации и интерпретация полученных отклонений (в том числе анализ план/план, план/контроль, план/факт).

С точки зрения функциональной ориентации АСБ можно  выделить системы следующих типов:

- АСБ, ориентированные на управленческий учёт (в основном это те бюджетные системы, которые выросли из российских систем бухгалтерского учёта, например, « Инталев: Корпоративные финансы»);

- план-ориентированные АСБ, т. е. системы, предназначенные для разработки планов и анализа выполнения планов (например, ERA:Budgeting Active Planner);

- АСБ, ориентированные на контроль исполнения бюджетов, где задачи бюджетирования тесно связаны с функциями документооборота, контролем исполнения лимитов и ограничений на использование бюджетных средств;

- АСБ, ориентированные на проведение многомерного OLAP-анализа бюджетных данных (Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer).¹¹

В подавляющем  большинстве специализированные АСБ  предназначены для поддержки  составления плана, а бюджетные подсистемы в рамках ERP-систем — в основном для анализа данных. С этой точки зрения они могут не противопоставляться друг другу, а использоваться совместно. На стадии планирования, например, используются специализированные программные продукты, на этапе контроля и анализа это может быть подсистема некоторой интегрированной системы.

Все АСБ, являющиеся модулями ERP-систем, поддерживают распределённый принцип интеграции с учётными данными  и позволяют получать как детализированные, так и агрегированные данные. В то время как большинство специализированных АСБ западных разработчиков позволяют интегрировать агрегированные учётные данные, ряд российских разработок специализированных систем поддерживают централизованный принцип хранения бюджетных и учётных данных.

Таким образом, АСБ необходима компании, имеющей в своём портфеле несколько разнородных бизнесов. При этом отсутствие интерактивного доступа к операционным детализированным данным здесь является скорее преимуществом специализированных систем бюджетирования, нежели их недостатком, поскольку управляющей компании не нужна информация об отдельных бюджетных операциях, осуществляемых в её дочерних структурах. В дочерних предприятиях могут использоваться различные ERP-системы, так или иначе интегрированные с информационной системой холдинга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Примеры систем автоматизации бюджетного управления

 

1. ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы

 

"Инталев:  Бюджетное управление для 1С:Предприятия"  – это система программной  поддержки бюджетирования и управления  финансами предприятия.

Программный продукт  разработан специально для пользователей 1С:Предприятия 7.7 и позволяет планировать, учитывать и анализировать финансово-хозяйственную  деятельность компании в единой информационной базе. Схема бюджетирования, заложенная в основу программы, универсальна, строго следует законам современной экономической теории и учитывает особенности управления российским предприятием.

Основная задача "Инталев: Бюджетное управление для 1С: Предприятия" - это максимально  способствовать менеджерам при принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.

Программа позволяет:

-Построить стройную и полную систему бюджетов (продаж, закупок, прямых и косвенных расходов, движения денежных средств, задолженности, баланса компании);

-Получать управленческие бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансу;

-Построить систему финансовых показателей компании по плановым и фактическим данным;

- Осуществить финансовый анализ и анализ выполнения планов;

- Проводить план-фактный контроль;

- Оптимизировать управление товарными запасами и минимизировать прямые расходы на товарную логистику;

- Автоматизировать составление бюджетов как по плану, так и по факту;

- Минимизировать ввод данных из разных служб: коммерческих отделов, планово-финансовых отделов, бухгалтерии;

- Составлять и контролировать выполнение платежного календаря;

- Автоматизировать документооборот среди пользователей программы;

- Получать аналитические отчеты в различных разрезах, необходимых для поддержки процесса управления, используя встроенные возможности OLAP-отчетов и диаграмм.¹²

Программа представляет собой целостную систему, дополнительное преимущество которой - наличие полной системы бюджетов, позволяющей планировать (моделировать) всю хозяйственно-финансовую деятельность коммерческой фирмы. Кроме того, в программе реализовано множество дополнительных сервисных возможностей: платежный календарь, дисконтирование денежных потоков, элементы документооборота и другие.

В поставку коробки "Инталев: Бюджетное управление для 1С: Предприятия" включена специальная  внешняя компонента "Инталев: Гиперкуб", которая позволяет оперативно и  легко управлять данными информационной базы 1С:Предприятия с помощью встроенных OLAP-отчетов (динамический анализ данных).

Обмен бухгалтерскими и управленческими  данными между Центральной и  Периферийными базами данных происходит при помощи компонента 1С «Управление распределенными информационными базами» (УРИБ). Данные вносятся в Периферийные базы (базы филиалов), а затем по правилам миграции, настраиваемым в УРИБ, переносятся в Центральную базу. Данные также можно вносить непосредственно в неё. Настройки структуры конфигурации и справочников, определяющих стандарты ведения управленческого учета, выполняются в Центральной базе и при помощи УРИБ передаются в филиалы. Изменение конфигурации можно провести только в Центральной базе, в Периферийных базах подобное изменение невозможно.

Обмен данными между Центральной  базой и удаленным складом  проводится при помощи конфигурации «1С: Конвертация данных». Данные вносятся в Центральную базу, а затем  по настройкам обмена данными выгружаются  в файл формата XML , который загружается в конфигурацию «1С: Торговля и склад», установленную на складе. В базе данных склада документы, загруженные из центральной базы, корректируются, и по аналогичному алгоритму передаются в центральную базу.

Обучение пользователей  работе с ПО «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» занимает около 3 дней.

Преимуществом данной АСБ  является совместимость с  ПО «1С: Предприятие».

 

2. 1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием

 

Методика автоматизации  бюджетного управления с помощью АСБ «1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием» ставит своей целью оптимизировать результаты по внедрению следующих типовых функций конфигурации:

- планирование денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану счетов с использованием необходимых аналитических разрезов;

- составление мастер-бюджета компании (бюджет доходов и расходов БДР, бюджет движения денежных средств БДДС, прогнозный баланс) и других оборотных бюджетов;

- контроля соответствия плановых и фактических данных установленным целевым показателям;

- контроля соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану на период и анализа исполнения бюджетных заявок;