Комплексная автоматизация управления предприятием

Содержание

 

Введение_______________________________________________________________3

1. Определение комплексной  автоматизации управления предприятием__________4

2. Особенности комплексной автоматизации_________________________________5

3. Задачи комплексной автоматизации______________________________________8

Заключение____________________________________________________________13

Список использованной литературы_______________________________________14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Программное обеспечение, архитектура машины образуют комплекс взаимосвязанных и разнообразных функциональных средств, определяющих способность решения того или иного класса задач. Важнейшими классами программного обеспечения (ПО) являются системное и специальное (прикладное), представленное пакетами прикладных программ.

Системное программное  обеспечение организует процесс  обработки информации в компьютере. Главную его часть составляет операционная система (ОС). Прикладное программное обеспечение предназначено  для решения функциональных задач и работы пользователей.

Программы экономического назначения широко используются в автоматизации  учета в организациях. Теперь практически  все рутинные операции выполняются  автоматически. Появляется возможность  не только учитывать, отслеживать в режиме реального времени, но и прогнозировать ход производственных и управленческих процессов предприятия (организации).

Существует возможность  комплексной автоматизации управления производственной, финансовой, хозяйственной  деятельностью предприятия. При таком подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии, работники складов и др. Рассмотрим функциональные возможности современных программных средств, обеспечивающих автоматизацию наиболее важных комплексов работ. В данной работе представлена информация о программных средствах информационных систем управления организацией.

 

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ  УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

 

         Комплексная автоматизация управления предприятием подразумевает под собой комплекс мер, направленный на оптимизацию всех отраслей компании, с тем, чтобы работа компании стала более продуктивной и эффективной. В результате установки системы комплексной автоматизации управления предприятием в компании устанавливается оперативный контроль активов территориально распределенных групп компаний с общими и независимыми формами собственности. Также повышается трудоспособность служащих фирмы, оптимизируется численность штата работников. Автоматическое формирование внутрикорпоративных операций делает работу персонала фирмы более эффективной. Комплексная автоматизация управления предприятием позволяет консолидировать корпоративные данные и сделать их использование более эффективным и оперативным. К примеру, это позволяет получать актуальную информацию в любой момент с применением системы синхронизации баз данных компаний. Комплексная автоматизация управления предприятием дает возможность быстро организовать новые территориальные филиалы, как с общими, так и независимыми ресурсами. 

       Комплексная автоматизация в сегодняшних условиях может дать руководителю инструмент управления для повышения эффективности бизнеса, поскольку она охватывает проблемы бизнеса в целом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСОБЕННОСТИ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ

 

Чтобы понять особенности комплексной автоматизации управления, рассмотрим некий гипотетический (но, как показывает практика, достаточно реальный для большого числа предприятий) пример неудачной организации процесса автоматизации управления.

1. На определенном этапе жизненного цикла предприятия руководители структурных подразделений ставят перед дирекцией вопросы о необходимости автоматизации участков их деятельности. Как правило, автоматизация начинается с задач бухгалтерии. Представители бухгалтерии уверяют руководство предприятия, что они нашли удобную и недорогую систему автоматизации бухучета, которая решит многие из их проблем. Поскольку предполагаемые затраты действительно выглядят небольшими, руководитель (иногда не особенно вникая в суть дела) дает добро на приобретение системы.
2. Далее службы планирования, снабжения, сбыта, управления кадрами, маркетинга и рекламы, секретариата и прочие в свою очередь предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для автоматизации элементов их работы. Каждая из этих систем тоже стоит сравнительно недорого, системы приобретаются и каким-то образом вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии образуется несколько «островков» автоматизации, решающих отдельные локальные задачи. Термин «островки» употреблен здесь не случайно. Эти участки автоматизации представляют собой именно острова, поскольку в большинстве случаев не связаны между собой информационными потоками данных, отражающих особенности процесса управления конкретным предприятием.
3. Внедренные системы неплохо справляются с подготовкой формальных документов для внешних организаций (налоговая инспекция, различные фонды и пр.), однако практически не помогают повысить эффективность процесса управления. На стол руководителю ложатся различного рода отчеты, справки и другие документы с несогласованной номенклатурой позиций, интервалами времени, единицами измерения. Анализ этих материалов требует существенных затрат времени и далеко не всегда дает руководителю желаемые результаты для интегрированной оценки деятельности предприятия и оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений.
4. На уровне предприятия предпринимается попытка объединить имеющиеся системы, так сказать «построить мосты между островами». Поскольку системы приобретались независимо друг от друга, полностью совместить их, как правило, не удается. В лучшем случае процесс взаимодействия этих систем напоминает пересечение границы бывшего СССР по железной дороге, когда у вагонов меняют колесные тележки из-за несовместимости ширины колеи.
5. С течением времени неразбериха увеличивается, система становится просто неуправляемой. В результате приходится констатировать, что вложенные в автоматизацию средства не оказали никакого влияния на повышение эффективности процесса управления. Со стороны руководства следуют организационные выводы, которые часто сводятся к «наказанию невиновных и награждению не участвующих».

Так почему же «островная»  автоматизация обычно не дает желаемого  эффекта в совершенствовании  процесса управления предприятием? Ответ  на этот вопрос достаточно тривиален. Потому что при реализации этого подхода обычно и не ставится в явном виде цель повышения эффективности управления предприятием в целом. При комплексной автоматизации решение локальных задач отдельных структурных подразделений проводится в рамках единой задачи – оптимизации процесса управления.

Комплексная автоматизация  управления предприятием реализуется  в рамках комплексной системы  автоматизации. Комплексная система автоматизации - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность управленческих и информационных технологий;
• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

Этот список можно  продолжать достаточно долго, его состав будет определяться, в частности, особенностями бизнеса и сложившейся на предприятии системой управления.

В целом комплексная  автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

высшее руководство – информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;

руководство среднего уровня – информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

рядовых сотрудников – эффективными инструментами для выполнения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

3. ЗАДАЧИ КОМПЛЕКСНОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ

 

Как мы уже говорилось выше, современные системы автоматизации управления предприятием собственно управленческих решений, в отличие от систем автоматизированного управления техническими объектами (автопилот, ракеты и торпеды с автонаведением на цель и др.) сегодня не принимают и выполнения этих решений автоматически не обеспечивают.

Например, запустив автопилот, летчик может выпустить из рук  штурвал и в определенной степени  отвлечься от управления самолетом, а высота, курс и другие параметры  полета будут поддерживаться автоматически в соответствии с заданными значениями, при этом достаточно лишь следить за показаниями определенных приборов, чтобы сохранять контроль за ситуацией. Комплексная система управления предприятием, напротив, представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Кстати, в литературе и проспектах эти системы часто так и называются – корпоративная информационная система (КИС). В нашей аналогии с управлением самолетом КИС выполняет роль приборной системы, показания которой в той или иной степени характеризуют параметры «полета» предприятия. Однако возможностей автопилота эти системы не обеспечивают. Руководителю предприятия все равно приходится постоянно, держать в руках штурвал, и, ориентируясь по показаниям приборов КИС, обеспечивать продвижение предприятия к намеченной цели.

 КИС должна вести  себя так же, как и система  управления самолетом – любое  управляющее воздействие летчика  (руководителя) должно без искажений и в заданное время поступать на исполнительные механизмы, а состояние этих механизмов и результаты их работы должны отображаться на «приборной доске» КИС. Управляя самолетом, летчик должен быть убежден, что показания приборов отражают ситуацию на текущий момент, а не с опозданием, скажем, на полчаса. В идеале также должна вести себя и КИС (с учетом того, что масштаб реального времени может измеряться не долями секунды, как у самолета, а, например, месяцами, в зависимости от особенностей бизнеса).

При создании комплексной  системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие  основные задачи:

• создание или оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления:
• постановка или оптимизация внутренней учетной политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и объективный анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности;
• поддержка принятия решений на всех уровнях управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации;

Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими  особенностями конкретных предприятий. Мы попытаемся привести здесь примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием.

Руководство предприятия:

• обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;
• обеспечение контроля сверху донизу за работой предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;
• обеспечение четкой координации работ и ресурсов;
• предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;
• формирование полной картины себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат;
• устранение случаев «переплаты» налогов, связанных с ошибками или особенностями учета;

Финансово-бухгалтерские  службы:

• полный контроль за движением средств;
• реализация необходимой учетной политики;
• оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженности;
• контроль за выполнением договоров, смет и планов;
• контроль за финансовой дисциплиной;
• отслеживание товарно-материальных потоков;
• оперативное получение набора документов финансовой отчетности (бухгалтерской и др.);
• налоговое и бюджетное планирование;

Управление производством:

• контроль за выполнением производственных заказов;
• формирование информации о состоянии производственных мощностей;
• контроль за технологической дисциплиной;
• ведение документов для сопровождения производственных заказов (например, заборные карты, маршрутные карты и др.);
• определение фактической себестоимости производственных заказов;