Пути совершенствования системы управления ООО “Лик” и расчет эффективности предложений

      М. Мескон определяет следующий подход (последовательность действий) при  проектировании структуры управления:

      -осуществить деление организации по горизонтам на блоки, соответствующие направленности деятельности по реализации стратегии. Определить, какие виды деятельности линейные, какие штатные;

      -установить  соотношение полномочий должностей. Определить уровни иерархии;

      -определить должностные обязанности.

      Кроме того, при проектировании системы управления имеет место определение следующих вопросов:

      -формализация  управления, то есть насколько  необходимо формальное взаимодействие.

      -уровень  принятия решений: где, кто,  когда.

      -системность системы управления

      А. Файоль так сформулировал принципы хорошей организации:

      -единство  управления – независимо от  структуры ответственность несёт  за всё один человек;

      -скалярный  метод передачи полномочий. Полная  ответственность предполагает право не только управлять, но и делегировать полномочия;

      -единство  подчинения – у каждого только  один начальник;

      -принцип  соответствия: делегированные полномочия  соответствующей условно ответственности;

      -масштабы  управления, число подчинённых лимитировано; Эффективность и надёжность коммуникативных связей;

      -принцип  ориентированности – организации  строятся на основе задач и  не зависят от субъективных  факторов;

      -избирательность  – руководитель получает информацию, относящуюся к исключительному  типу, то есть выходящую за рамки плана и требующую корректирования действий;

      -дифференциация  труда: линейный, штабной принцип;  квалифицированный и мало квалифицированный  труд;

      -сегментация  и специализация – разбивка  структуры на простые и специализированные  составляющие (специалист по налогам, специалист по учёту движения материальных средств и т. д.);

      -контроль  за операциями – должен быть  орган, следящий за ходом дел  и выполнением распоряжений;

      -планирование  предшествует делу;

      -гибкость  – структура отвечает ситуации;

      -доступность уровней управления – сотрудник имеет возможность обратиться к любому руководителю по вопросам работы.

      Особое  значение имеет характер влияния  внешней среды на построение организации  и всю систему связей элементов  структуры с элементами внешних  воздействий. Системность самого подхода к формированию структуры проявляется в следующем: а) не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной; б) выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до мастера участка; в) исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т.е. по координации деятельности разных звеньев и органов в связи с выполнением общих текущих задач и реализацией перспективных межфункциональных программ; г) обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управления, имея в виду нахождение оптимального для данных условии соотношения централизации и децентрализации в управлении.

      Все это требует тщательно разработанной  поэтапной процедуры проектирования структур, детального анализа и определения  системы целей, продуманного выделения  организационных подразделений  и форм их координации.

      Применявшиеся до последнего времени методы построения организационных структур управления характеризовались чрезмерно нормативным характером, недостаточным разнообразием, гипертрофированным использованием типовых решений, что приводило к механическому переносу применявшихся в прошлом организационных форм в новые условия. Нередко аппарат управления на самых разных уровнях повторял одни и те же схемы, наборы функций и состав подразделений, отличающихся только по численности. С научной точки зрения слишком узкую трактовку получали сами исходные факторы формирования структур: численность персонала вместо целей организации; постоянный набор органов вместо изменения их состава и комбинации в разных условиях; упор на исполнение неизменных функций в отрыве от менявшихся задач; устаревшие схемы и штаты как усредненные показатели существующих организаций без анализа их недостатков и пригодности.

      Одним из главных недостатков применявшихся  методик являлась их функциональная ориентация, строгая регламентация  процессов управления, а не их результатов. Однако в условиях рыночных отношений состав и содержание функций управления становятся неустойчивыми. Поэтому цели и взаимосвязи различных звеньев системы управления приобретают зачастую более важное значение, чем строгое установление их функциональной специализации.

      Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций  управления и нормативов численности  как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций. Прежде всего, он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.

      Многообразие  целей, как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах, в любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

      На  рисунке 2. показана общая последовательность перехода от целей организации к ее структуре.  

      

      Рис. 2. Переход от целей организации к ее структуре 
 

      Применительно к реализации системных принципов  формирования внутренней структуры  аппарата управления следует учитывать, что система управления является сложной характеристикой системы управления.

      В единой системе должны рассматриваться  и различные методы формирования организационных структур управления, многие из которых появились лишь в последние годы. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы построения системы управления аппарата управления и должен применяться в органическом сочетании с другими.

      Содержание  процесса формирования системы управления в значительной мере универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, закрепляющих и регулирующих формы, методы. 

    Весь  этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1) формирование  общей структурной схемы аппарата  управления;

2) разработка  состава основных подразделений  и связей между ними;

3) регламентация системы управления.

      Формирование  общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым  должно быть осуществлено более углубленное проектирование, как системы управления, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения).

      К принципиальным характеристикам системы управления, которые определяются на этой стадии, можно отнести цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению; общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение; число уровней в системе управления; степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях; основные формы взаимоотношений данной организации с окружающей средой; требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

      Основная  особенность второй стадии процесса проектирования системы управления — разработка состава основных подразделений и связей между ними — заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

      Третья  стадия — регламентация системы управления — предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает: определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей); определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей; распределение задач и работ между конкретными исполнителями; установление ответственности за их выполнение; разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях, в том числе на основе автоматизированной обработки информации; разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ; расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой системы управления.

      Структура управления производственно-хозяйственной  организацией как объект проектирования — сложная система.

      Она сочетает в себе как технологические, экономические, информационные, административно-организационные взаимодействия, которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, так и социально-психологические характеристики и связи. Последние определяются уровнем квалификации и способностей работников, их отношением к труду, стилем руководства.

      Специфика проблемы проектирования системы управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта системы управления по четко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это — количественно-качественная, многокритериальная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных решений.

      Процесс организационного проектирования состоит  в последовательности приближения  к модели рациональной структуры управления, в котором методы проектирования играют вспомогательную роль при рассмотрении, оценке и принятии к практической реализации наиболее эффективных вариантов организационных решений.

      Выбор метода решения той или иной организационной  проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования (наличия методики, необходимой информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций).

      1.3. Соответствие структуры управления предприятия современным требованиям эффективного управления

        Систему управления любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом деятельности следует рассматривать с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность и эффективность влияют:

      действительные  взаимосвязи между людьми и их работой. Это отражается в схемах организационных структур и в  должностных обязанностях;

      действующая политика руководства и методы, влияющие на человеческое поведение; полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем, высшем).