Ревизия - основная форма финансового контроля, ее виды

На основе программы  составляется план ревизии, который  привязан к специфике конкретной организации, структуре её управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии  должен обладать определенными характеристиками:

Действительность. В плане должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных мероприятий. Такой план позволяет контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить исполнителей. Например, программой предусмотрено проверить состояние хранения готовой продукции; вопрос программы в плане может быть отражен следующим образом:

1. Проверить обеспеченность организации складскими помещениями и их состояние.
2. Выявить нарушения в движении первичных документов и заполнении регистров бухгалтерского учета.
3. Проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции.
4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.
5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.
6. Выявить факты хранения неучтенной продукции.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов. В нем предусматривается возможность привлечения к ревизии дополнительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения рабочих, по мере пересчета переносящих ценности в помещении.

Гибкость и  мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях.

Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В  процессе каждой подготовки сначала  решаются методические вопросы, затем  организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего  органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех ревизий.

Нужно внимательно просмотреть  материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий должны храниться в проверяемой организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Ценную информацию можно  получить из объяснительных записок  к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.

Для участников ревизии подбираются систематизированный  перечень действующих законодательных  нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые  инструктивные материалы.

Организационные вопросы. Составляется список необходимой  оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. разрабатываются макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнал регистрации вопросов и ответов и журнала входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются во время подготовки ревизии.

Подбираются участники  ревизии. Комплексная ревизия предусматривает  участие в ней специалистов по технологии производства, планированию и снабжению, сбыту, финансам, учету  и т.д. руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полной и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением материалов ревизии, представительствует в соответствующих службах и организациях.

Состав участников ревизии оформляется приказом по организации, которым устанавливается  также срок ревизии. Ревизоры готовят  проекты приказа генерального директора  о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

Подготовка  ревизоров к ревизии завершается  инструктивным совещанием, которое  проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии  имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые  необходимо решить, дать ревизорам ряд практических советов по организации работы на месте ревизии, их личному поведению во время ревизии, выслушать каждого участника ревизии и ответить на его вопросы.

На совещании  проверяется готовность ревизоров  к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии плохо знают необходимы нормативные материалы, недостаточно глубоко изучили информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более тщательно подготовиться.

Для обеспечения  конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление  с объектом ревизии. Следующий шаг  в процессе организаций ревизии  – это непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Для успеха ревизии  не мало важное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой могут содержаться в приказах по основной деятельности или документах совета директоров. Изучая структуру управления, необходимо понять общую систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового органов, служба сбыта и снабжения роль коллегиальных органов управления.

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему документооборота. Первый документ, который требуется прочесть, номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

С опытным работником организации нужно пройти по цехам  и складским помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительно обследования организации ревизор  должен вникнуть в технологию работы, территориальное расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Во многих организациях бухгалтерия создана по одному принципу: в ней выделяются отделы реализации, материальный, производственный, расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступления из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируются данные о закупке сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаиморасчеты. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.).

3. Порядок проведения документальной ревизии

Документальная  ревизия финансовой и хозяйственной  деятельности организации организуется в соответствии с положением о  финансовом контроле, положением о  контроле за хозяйственной деятельностью  и проводится в предусмотренном  объеме и порядке.

Основными задачами ревизии являются контроль за выполнением  в организации законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений  и распоряжений Правительства российской Федерации, законностью финансовых и хозяйственных операций, обеспечением сохранности материальных и денежных средств; состоянием финансового и бухгалтерского учета.

Проведению  ревизии должна предшествовать тщательная подготовка путем изучения актов  предыдущей документальной ревизии  и проверок, структуры расходов денежных средств, номенклатуры и объемов обеспечения организации материальными средствами, руководящих документов.

В ходе документальной ревизии проверяются учетные  регистры, первичные оправдательные документы, послужившие основание  для совершения бухгалтерских проводок, плановые и отчетные документы.

Ревизия документов проводится путем их тщательного  изучения и анализа с одновременной  проверкой правильности записей  финансовых и хозяйственных операций по книгам учета материальных и денежных средств за период со дня начала последней документальной ревизии по день начала очередной ревизии. По кассовым и банковским операциям, кроме того, за один-два месяца ранее обревизованного периода.

Для проведения документальной ревизии привлекаются, при необходимости, внутренние проверочные комиссии по подразделениям организации. Руководитель ревизионной группы план проведения ревизии, в котором, исходя из объема и сложности работы, определяют вопросы, подлежащие проверке инспекторами-ревизорами, членами внутренних проверочных комиссий, другими участвующими в ревизии лицами и сроки выполнения. План подписывается руководителем ревизионной группы, с которым ознакомляется руководитель организации.

Кассовые и  банковские операции организации во всех случаях проверяются штатным инспектором-ревизором финансовой инспекции.

В случаях, когда  будет установлено, что предыдущей ревизией не были выявлены нарушения, которыми государству причинен материальный ущерб, инспектор-ревизор перепроверяет  все оправдательные документы за ранее обревизованный период и результаты работы отражает в акте ревизии. По окончании ревизии руководитель группы

Письменно докладывает  начальнику, назначившему ревизию, за какой период и кем (должность, инициалы, фамилия) проводилась предыдущая проверка и суммы своевременно не выявленных нарушений.

Инспектор-ревизор  обязан обеспечить хранение проверяемых  документов, книг и других регистров  учета, отчетности, исключающее внесение без его ведома в них каких-либо исправлений, записей или отметок. В течение всей ревизии проверяемые документы, книги и другие регистры учета, мастичная печать «обревизован» должны храниться в опечатываемом инспектором-ревизором сейфе, исключающем доступ к ним других лиц.

Проверенные денежные оправдательные документы погашаются круглой мастичной печатью «обревизован».

При проведении ревизии инспектор ревизор документально  устанавливает сущность и причины  допущенных нарушений, размер причиненного материального ущерба, конкретных лиц, в результате действий (бездействия) которых они допущены, принимает меры к устранению выявленных нарушений. В необходимых случаях вносит предложения руководителю организации о возмещении причиненного материального ущерба в соответствии с Положением о материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации.

Если в процессе ревизии не представилось возможным  установить причины, либо размер ущерба, либо виновных лиц, в акт ревизии  вносится предложение о назначении административного расследования.

В тех случаях, когда согласно действующему законодательству возмещение материального ущерба производится в судебном порядке, руководителю организации предлагается предъявить к виновным в причинении материального ущерба гражданский иск.

В случаях выявления  растрат, хищений, незаконного расходования денежных и материальных средств, утраты оправдательных документов, книг и других регистров учета руководитель группы немедленно докладывает об этом начальнику, назначившему ревизию, и принимает меры к назначению руководителем организации административного расследования и розыску документов и книг учета. Одновременно руководитель группы принимает меры к их восстановлению и определению законности списания материальных и денежных средств по отсутствующим документам.

После окончания  ревизии руководитель группы в кассовой книге ниже записи о внезапной проверке кассы делает запись.

4. Составление акта ревизии

Ревизия финансовой и хозяйственной деятельности организации  оформляется актом, который подписывается  руководителем ревизионной группы, руководителем организации, председателями внутренних проверочных комиссий соответствующих служб и подразделений организации, привлеченных к ревизии и главным бухгалтером организации.