Кадровый аудит в государственном органе

Кадровый аудит (отдельные  его направления) может также проводиться в ходе ревизий финансово-хозяйственной деятельности государственного органа (учреждения), проводимых по решению соответствующего федерального органа или налоговыми органами.

Кроме того, в необходимых  случаях могут назначаться целевые внеплановые инспекторские проверки для анализа кадровой ситуации в конкретной государственной организации. Внеплановые проверки, как правило, назначаются при чрезвычайных происшествиях, ухудшении положения дел и в других случаях, требующих немедленного реагирования.

Проведение инспекторских  проверок государственных органов регламентируется приказами соответствующих федеральных органов исполнительной власти, содержащими методику и основные критерии оценки.

Утвержденные ведомственные  методики проверок обеспечивают:

― единообразие в подходе к оценке деятельности государственных органов;

― объективность и полноту выводов, сделанных по результатам инспектирования;

― комплексный подход к оценке деятельности государственных органов.

  Деятельность государственных органов, подвергнутых инспектированию, оценивается на «удовлетворительно» либо «неудовлетворительно».

Целью инспектирования является получение объективной информации о реальном состоянии дел в государственном органе (учреждении) для принятия своевременных мер по повышению эффективности его деятельности.

Задачи инспектирования:

― определение соответствия организационной деятельности государственного органа (учреждения) требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов РФ; проверка организации исполнения законодательства и иных нормативных правовых актов РФ;

― проверка соответствия представляемой статистической и иной отчетности реальному положению дел;

― выявление недостатков в деятельности государственного органа (учреждения), установление причин и условий их возникновения, разработка мер, направленных на их устранение;

― определение качества подбора и расстановки кадров в подразделениях государственного органа (учреждения), оценка уровня социальной и правовой защищенности персонала;

― оказание коллективу государственного органа (учреждения) практической помощи в решении служебных вопросов, совершенствовании и повышении эффективности и качества различных направлений деятельности;

― изучение, обобщение и распространение положительного опыта, новых форм и методов работы.

Для проведения инспектирования формируется комиссия и назначается ее руководитель. За каждым членом комиссии закрепляется определенное направление проверки. В состав проверочной комиссии включаются специалисты, обладающие необходимыми знаниями и практическим опытом работы в проверяемой сфере. Это могут быть сотрудники федерального органа исполнительной власти или специалисты из подчиненных ему органов и учреждений.

В ходе подготовки к инспектированию  члены комиссии изучают:

― материалы предшествующих инспектирований, контрольных проверок, целевых выездов;

― планы мероприятий по устранению выявленных ранее недостатков и справочные материалы по их реализации;

― законодательство и иные нормативные правовые акты РФ по вопросам деятельности государственного органа (учреждения);

― статистические и иные данные о результатах деятельности государственного органа (учреждения) за 3 года (5 лет), предшествующие инспектированию.

В ходе комплексного инспектирования проверяются и изучаются различные аспекты деятельности государственного органа (учреждения). Конкретные направления проверки обусловливаются спецификой деятельности организации, перечнем реализуемых государственных функций. Однако оценка состояния работы с кадрами различных государственных органов осуществляется по аналогичным критериям и показателям.

Кадровый аудит государственных  органов включает проверку по следующим  основным направлениям.

1. Оценка эффективности системы управления персоналом включает анализ следующих показателей:

― стиль, формы и методы управленческой деятельности руководства организации;

― организация анализа, планирования и прогнозирования кадровой ситуации в организации, принятие решений, адекватных складывающейся обстановке (рассматриваются планы работы кадровой службы, планы отдельных направлений работы с кадрами);

― отражение основных направлений работы с кадрами в документации государственного органа, рассмотрение кадровых вопросов на совещаниях, коллегиях (например, может быть проверено, осуществляется ли заслушивание руководителей подразделений, имеющих неудовлетворительные результаты в работе с кадрами, на коллегиях и оперативных совещаниях, сроки их проведения);

― соответствие штатной численности персонала нормативным требованиям (структура управления, штатная расстановка должны обеспечивать выполнение поставленных задач);

― эффективность служебных командировок (командирование работников должно обеспечивать улучшение основных показателей деятельности);

― полнота и достоверность статистических данных о состоянии кадров (представленные статистические данные должны отражать действительное положение дел, не содержать искажений);

― должностные инструкции персонала (должны быть сформулированы грамотно и четко, подготовлены своевременно, отражать конкретные объемы выполняемой работы, персональную ответственность).

 

2. Оценка работы с кадрами, обеспечения правовой и социальной защиты персонала. Оценивается состояние и тенденции комплектования кадрами проверяемого государственного органа (учреждения). При этом оценивается:

• Качественный состав кадров, их текучесть, некомплект, подбор, расстановка. При этом используются следующие показатели:

― некомплект работников (к штатной численности);

― текучесть кадров (количество уволенных к штатной численности);

― уволено на первому году службы (от числа уволенных);

― уволено по отрицательным мотивам (к числу уволенных).

Оценка «удовлетворительно» выставляется, если показатель находится на уровне среднего показателя по министерству, федеральной службе.

• Кадровое обеспечение основных направлений деятельности государственного органа (учреждения). Анализируется обеспеченность кадрами необходимого количества и качества структурных подразделений государственного органа (учреждения).
• Работа с резервом кадров на выдвижение. При этом оценивается количество назначенных на вышестоящие должности сотрудников из резерва в процентном отношении от общего числа назначенных на вышестоящие должности. Оценка «удовлетворительно» выставляется, если количество назначенных на вышестоящие должности сотрудников из резерва составляет 50 % или более. При отсутствии резерва на вышестоящие должности итоговая оценка выставляется «неудовлетворительно».
• Организация профессионального образования сотрудников. При этом изучается наличие и качество планов повышения квалификации и стажировки, их объективность; оценивается количество сотрудников, не прошедших повышение квалификации, от годовой потребности в повышении квалификации. Оценка «удовлетворительно» выставляется, если показатель находится на уровне среднего показателя по министерству, федеральной службе.
• Служебная аттестация сотрудников. При этом изучается работа по планированию служебной аттестации, состав и организация работы аттестационной комиссии, объективность и полнота выводов по результатам аттестации, своевременность реализации рекомендаций и предложений аттестационной комиссии.
• Обеспечение социальной и правовой защищенности персонала. Здесь оценивается организация работы санитарно-бытовых, санаторно-отборочных, жилищно-бытовых и других создаваемых в организации комиссий; обеспеченность работников путевками на санаторно-курортное лечение и другие аспекты социально-правовой работы с персоналом.
• Соблюдение служебной дисциплины, дисциплинарная практика (поощрения, взыскания) персонала. При анализе дисциплинарной практики могут применяться следующие показатели:

― количество нарушений служебной дисциплины;

― количество нарушений законности;

― количество преступлений.

 

Оценка «удовлетворительно» выставляется, если показатель находится на уровне среднего показателя по министерству, федеральной службе.

При анализе поощрений  работников рассматриваются их формы  и обоснованность, количественные показатели в целом по государственному органу (учреждению), структурным подразделениям и категориям персонала.

• Организация кадрового делопроизводства. Осуществляется проверка соответствия ведения кадровой документации нормам трудового законодательства и ведомственных правовых актов.
• Оценка кадрового аппарата, его взаимодействия с другими подразделениями. Оценивается структура подразделения, возрастной и профессионально-квалификационный уровень работников кадровой службы, характер взаимодействия кадрового аппарата с руководством, структурными подразделениями, другими учреждениями и организациями.
• Состояние морально-психологического климата в коллективе оценивается методами социологических исследований: анкетирование, опрос, беседы.
• По результатам инспектирования готовятся:

― акт инспектирования;

― план мероприятий по устранению недостатков, выявленных в хо-де инспектирования.

Акт инспектирования составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и членами комиссии. С актом знакомится начальник инспектируемого органа (учреждения). План реализации предложений по устранению недостатков, выявленных в ходе инспектирования, разрабатывается кадровым аппаратом инспектируемого органа (учреждения) совместно с членами комиссии. План согласовывается с руководителем комиссии и утверждается начальником инспектируемого органа (учреждения).

Основной формой контроля за устранением недостатков, выявленных в ходе инспектирования, выполнением разработанных по итогам инспектирования мероприятий является контрольная проверка, которая проводится не ранее чем через год после инспектирования.

Контрольная проверка может  быть заменена письменными отчетами государственного органа (учреждения) о проделанной работе по выполнению плана реализации предложений по устранению недостатков при условии его стабильной работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Источники литературы:

 

1. Аудит и контроллинг персонала организации [Текст] : учеб. пособие / под ред. П.Э. Шлендера. – М. : Вузовский учебник, 2009. – 224 с.

 

2. Белоусова, Д.В. Вариации на тему кадрового аудита // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. – 2007. – № 2

 

3. Долинин, А.Ю. Проведение кадрового аудита в государственных органах // Актуальные вопросы административного и административно-процессуального законодательства, регулирующего деятельность уголовно-исполнительной системы в условиях ее реформирования: материалы межрегион. науч.-практ. конф. / под ред. Д.А. Гришина. – Рязань : Академия ФСИН России, 2010.

 

4. Самыгин, С.И. Управление персоналом [Текст] / под ред. С.И. Самыгина [и др.] – Серия «Учебники, учебные пособия». – Ростов н/Д : ФЕНИКС, 2001. – 512 с.

 

5. Управление персоналом организации [Текст]: учеб. / под ред. А.Я. Кибанова. – 3-е изд., доп. и перераб. – М. : ИНФРА-М, 2005. – 638 с.