Централизованный государственный учет

Дела, выданные во временное  пользование, проверяются по книге  и актам выдачи и считаются  имеющимися в наличии. Физическое состояние  дел (ветхость бумажной основы, поражение  плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Все обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометки и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем.

В ходе проверки наличия  и состояния дел фонда устанавливается  следующее: количество дел, числящихся по описям и оказавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество итоговых записей (учет свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам; количество дел, требующих дезинфекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания).

Прежде чем приступить к непосредственному просмотру материалов, необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться к пофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частей фонда.

Непосредственную работу по проверке наличия и состояния  дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой - дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющий просматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела в соответствующие графы листа проверки.

Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить  итог, находить ошибки, вносить исправления  после выявления неточностей.

Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данного комплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать в конце листа.

При проведении проверки наличия  следует сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать на соответствующие места  обнаруженные в ходе проверки неправильно  подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в  лист проверки по другой описи, можно  внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно  подложенные дела других (изымать  и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для  срочного проведения профилактических работ). Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются  и ставятся в конец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным и т.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как  некоторые из них уже могли  быть учтены, но утратили обложку или  не были зашифрованы. Все эти вопросы  выясняются в ходе розыска необнаруженных дел.

На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая  включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке  номеров фондов, описей, дел.

При выявлении в описи  свободных, пропущенных, литерных, повторных  номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в  листе проверки делаются отметки  по каждой группе ошибок в соответствующих  графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт¹⁵. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее.

Если при проверке наличия  не обнаружены какие-то дела, по окончании  работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие  дела под тем же номером, но в комплексе  дел другого года или другой описи  как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел  рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить  учетные документы по выдаче дел  из хранилищ; организовать розыск дел  в структурных подразделениях, где  они образовались, имея в виду возможное  их оставление для практического  использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими).

Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается - "найдено и подложено в фонд дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела-- акт о неисправимых повреждениях дел. Такие дела снимаются с учета в установленном порядке.

 

Заключение

Формируя, храня и организуя  использование архивных документов, государственные архивы тем самым  участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении  архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов  информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов  являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая хранение и использование Архивного фонда Российской Федерации - общенационального историко-культурного достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее значение для создания и совершенствования архивного дела, обеспечивающего надежную сохранность историко-культурного наследия страны, имеют механизмы реализации законов.

Учет архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

 

Список использованных источников:

Законодательная база:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

3. ГОСТ 7.48-2000 «Основные термины и определения»

4. ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

5. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

6. Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

7. Основные правила работы архивов организаций, М., 2003

Литература:

8. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

9. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

10. Архипова Н.Г. Делопроизводство на компьютере. - М., 2004 - 260с.

11. Афанасьева Л.П. Примерная программа дисциплины «Архивоведение». - М., 1999

12. Безопасность архивов и архивных фондов. - М., 2000

13. Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

14. Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

15. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. - М., 2000

16. Отечественные архивы. - 2004 № 4

18. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005

¹ ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

² Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005

³ Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

⁴ Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

⁵ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

⁶ . ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

⁷ Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

⁸ Основные правила работы архивов организаций, М., 2003 Литература:

⁹ Болгова Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов. Методические рекомендации. - М., ВНИИДАД, 2001

¹⁰ Иванова А.Л. Законодательство и нормативы по обеспеченю сохранности документов. - М., 2003

¹¹ Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002

¹² Основные правила работы ведомственных архивов Российской Федерации, М., 2002

¹³ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

¹⁴ . Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002

¹⁵ . Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации, М., 2002