Самоменеджмент руководителя образовательного учреждения

• Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;
• На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;
• Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило  эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно  сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

 

Анализ дел  по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу, приоритетность задач устанавливается по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени  срочности и важности задачи различаются  четыре возможности их оценки и (в  итоге) выполнением:

1. срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.
2. Срочные/менее важные дела. Такие дела желательно делегировать, т.е. перепоручать подчиненным.
3. Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
4. Менее срочные/менее важные задачи. Д. Эйзенхауэр рекомендует дела подобного вида отправлять «в корзину», те. задуматься о необходимости их разрешения вообще.

 

2.4. Технология  организации совещаний и приемы  ведения деловых бесед

Деловое совещание - один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.

Совещание - это форма  организованного, целенаправленного  взаимодействия руководителя с коллективом  посредством обмена мнениями.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:

- плановые и неплановые;

- текущие (для обсуждения  ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или  группе взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают

- информационные, оперативные  (для обмена информацией в целях  оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по дальнейшему управлению);

- дискуссионные (с целью  коллективного обсуждения возникших  проблем);

- учебные (с целью сообщения  дополнительных знаний и информации);

- разъяснительные;

- проблемные (для выработки  метода решения существующих  проблем).

При подготовке любого совещания  необходимо:

• четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
• тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
• заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
• как можно раньше послать приглашение участникам;
• выбрать помещение для заседаний с удобной планировкой;

На сегодняшний  день существует множество видов  совещаний. Например, в Японии «совещания без совещаний», телевизионные совещания в Западной Европе и США.

Шипунов предлагает 5 основных приемов деловых бесед, которые  могут быть применены в любой  ситуации [16, с. 220]. Итак, менеджеру в  целях осуществления успешных переговоров необходимо:

1) привлечь внимание собеседника;

2) пробудить в собеседнике  заинтересованность, и тогда он  будет слушать вас (передача  информации);

3) убедить собеседника  в правильности наших предложений  и идей (аргументация);

4) выявить интересы и устранить сомнения собеседника в реализации наших идей (нейтрализация, опровержение замечания);

5) преобразовать интересы  собеседника в окончательное  решение (принятие решения).

Наряду с этими пятью  принципами ведения деловой беседы предлагается помнить о пяти важных рекомендациях, которые носят универсальный характер:

1) Изучите своего оппонента.  Соберите как можно больше  информации об интересах, целях  и намерениях вашего собеседника.  Понимание позиции оппонента  позволяет лучше понять его  поведение, предсказать его реакцию на те или иные предложения с вашей стороны и выработать решения с учетом интересов другой стороны.

2) Начните с позитивного  шага. Уступки имеют тенденцию  приводить к взаимности, и, в  конечном итоге, к соглашению.

3) Сосредоточьтесь на проблеме, а не на личности. Концентрируйте внимание на важнейших моментах беседы, а не на личностных качествах собеседника. Когда беседа становится жесткой, не атакуйте оппонента. Помните, что вы не согласны с его идеями, а нес ним лично.

4) Стремитесь к взаимовыгодным решениям. Относитесь к исходным предложениям как к отправному пункту.

5) Создавайте атмосферу  доверия и взаимопонимания. Менеджеры,  часто и успешно участвующие  в переговорах, как правило,  хорошие слушатели; они задают  много вопросов, четко формулируют свои аргументы, редко занимают оборонительную позицию и умеют обходиться без слов, которые могут раздражать оппонента (таких как «щедрое предложение», «справедливая цена», «разумная договоренность»).

 

2.5. Рекомендации по  организации  деятельности руководителя с целью повышения эффективности функционирования образовательного учреждения в целом

 

На основании изучения теоретических и практических аспектов самоменеджмента руководителя образовательного учреждения нами предлагаются следующие  рекомендации по  организации деятельности руководителя с целью повышения эффективности функционирования образовательного учреждения в целом.

• Определить в соответствии с целями образовательного учреждения главные стороны его деятельности и в их рамках - основные задачи (зафиксировать, определить сроки, ответственных).
• Выбрать (разработать) систему средств и методов управления временем и задачами, наиболее удобную, модульную со всеми элементами подчиненных, высшим руководством, партнерами, оптимальную по наглядности, возможности самоконтроля...
• Создать схему выполнения функций в образовательном учреждении.
• Определить временные рамки выполнения функций сотрудниками образовательного учреждения (Ежедневник, органайзер).
• Сформулировать свои рабочие функции (функциональные обязанности), личные дела (учеба, семья, развлечения, спорт…)
• Выбрать приоритеты
• Определить приоритетные задачи и порядок их решения.
• Решить, что делегируется, а что выполняется руководителем.
• Определить количество времени отводимого на служебные, личные дела, отдых – в сутки, неделю, месяц, год, 3-5 лет…
• Структурировать деятельность по стратегическим, тактическим, оперативным задачам с выделением приоритетов.
• Выявить основные поглотители времени и определить пути борьбы с ними.
• Создать систему многоуровневого тайм-менеджмента
• Создать систему контроля выполнения задач и уточнения самоменеждмента.

 

Принципы планирования Тайм-менеджмента

1. Фильтр на новые задачи
2. Обзор задач
3. Приоритеты
4. Гибкое планирование
5. Временные резервы
6. Борьба с «поглотителями времени»
7. Группировка однотипных дел
8. «Расчистка завалов»
9. Учёт личностных особенностей
10. Личная мотивация

Учитывая данные рекомендации, руководитель сможет минимизировать затраты времени на организацию  работы вверенного ему образовательного учреждения в нужном направлении, наладить требуемый микроклимат в коллективе, выполнить поставленные перед ним задачи с минимальным сопротивлением, найти время для собственного творческого развития и досуга.

Заключение

 

Умение ладить с людьми - это менеджмент, умение ладить со временем – самоменеджмент. Причем качество последнего определяет эффективность первого.

Самоменеджмент следует  понимать как последовательное и  целенаправленное использование эффективных  методов, приемов и технологий самореализации и саморазвитии менеджера, как оптимальное и рациональное использование рабочего и личного времени. Основные функции самоменеджмента - постановка целей, планирование, принятие решений, реализация и организация, контроль, информация и коммуникация.

Приемы управление временем дают возможность управлять своей  жизнью.

Особенность современного взгляда на руководителя как лидера коллектива состоит в том, что  он рассматривается как носитель инновационной организационной  культуры, как основной инициатор последовательных изменений в организации. Важнейшие черты современного руководителя: профессионализм, способность вести за собой коллектив, стремление создавать и поддерживать хороший психологический климат невозможно без работы над собой, без самоменеджмента.

В работе мы рассмотрели  практические приемы самоменеджмента  руководителя, разработали  рекомендации по эффективной организации своей  деятельности, позволяющие минимизировать затраты времени на организацию  работы вверенного ему образовательного учреждения в нужном направлении, наладить требуемый микроклимат в коллективе, выполнить поставленные перед ним задачи с минимальным сопротивлением, найти время для собственного творческого развития и досуга.

Данное исследование имеет теоретико-практическую направленность, т. к. описанные в ней приемы и рекомендации могут быть использованы в практике любого образовательного учреждения. Ценность работы так же представляет тот факт, что  практика менеджмента показывает, что эффективный руководитель практически тождественен эффективной организации.

 

Список  литературы

1. Абчук, В.А. Менеджмент: учебник / В.А. Абчук. - СПб. : Союз, 2006. - 463 с.
2. Гершунский Б.С. Философия образования. М.: ФЛИНТА, 1998. 432с
3. Дж. Моргенстерн. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М.: ООО «добрая книга», 2001. – 264 с.
4. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках. М.:ИНФРА-М, Интерэксперт, 1995. – 267 с.
5. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. СПб.: Питер, 2003. – 512 с.
6. Карпичев, В.Б. Самоменеджмент: введение в проблему / В.Б. Карпичев // Проблемы теории и практики управления. – 1994. - № 3. – С. 103-106.
7. Кинан, К. Самоменеджмент / К. Кинан : пер. с англ. Л.В. Квасницкой; под ред. Н.В. Шульпиной. – М.: Эксмо, 2006. – 80 с.
8. Кузнецова Е. Постройте судьбу // Действующие лица. 2003. № 4. С. 48-50.
9. Лукашевич, Н.П. Теория и практика самоменеджмента: учеб. пособие / Н.П. Лукашевич. – 2-е изд., испр. – К.: МАУП, 2006. – 360 с.: ил.
10. Маслоу А. Мотивация и личность. СПБ.: Питер, 2003. – 352 с.
11. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений / Ф.Н. Русинова [и др.]. – М.: ИНФРА-М, 2005. – 450 с.
12. Мескон, М. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Х. Франклин: пер. с англ. А. И. Кравченко; под ред. Л.И. Евенко. – М.: Дело, 2007. – 800 с.
13. Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 1999.- 336 с.
14. Психология человека от рождения до <span class="dash0411_0430_0437_043e_0432_044b_0439__Char" style=" f