Эффективный самоменеджмент руководителя организации

МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ (УНИВЕРСИТЕТ) МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ            РОССИИ

 

 

 

 

 

                 Реферат по курсу «Теория управления»

     «Эффективный самоменеджмент руководителя организации»               

 

 

 

 

 

 

                                              

 

 

 

 

 

 

 

                                                            Работу выполнила студентка                      1курса МИУ(ГМУ) 3 ак.группа  Лимперова Татьяна

Преподаватель: Кочетков А.В

 

 

Содержание

 

 

Введение

Применяя на практике правила самоменеджмента, у руководителя появляется возможность повысить коэффициент своего полезного действия. Руководителями нового типа являются гибкие, адекватные, не имеющие в качестве основного ориентира только инструкцию менеджеры. Яна них лежит обязанность творчески и в краткие сроки осуществлять  и разрешать регулярно возникающие затруднения. В этих целях важны навыки хорошего управления людьми и управления собой. Точная организация и расходование рабочего времени для достижения корпоративных задач важна в первую очередь руководителям. Кроме того, умение управлять собой важно для быстрого восстановления душевных и физических сил. Овладению необходимыми в современных условиях навыками и умениями помогает самоменеджмент. 

Актуальность настоящей работы обусловлена важность  повышения эффективности управления организацией, так как  руководителю очень важно рационально использовать рабочее время. Самоменеджмент, выступающий в первую очередь в качестве самоорганизации, умения управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководителю важно умение организовывать свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

Цель работы заключается в исследовании эффективного самоменеджемента руководителя организации.

Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:

1) Выявить понятие и сущность  самоменеджмента;

2) Проанализировать способы организации  личной работы руководителя;

3) Изучить возможности оценки  эффективности работы менеджера. 

Структура работы соответствует поставленным задачам и состоит из введения, основной части и заключения.

 

§1. Понятие и сущность самоменеджмента

Процесс управления в  целом и его эффективность  обусловлены личностью менеджера, его личными качествами, что помогает соединить воедино пять факторов производства: капитал, информацию, материалы, людей и организации, самым главным из которых является человек. Поэтому важно разработать и проанализировать общую модель современного менеджера.

Под современным менеджером во всем мире понимается  эффективный и инновационный руководитель, важно наличие широкого кругозора и системного нестандартного мышления в вопросах, связанных с внутренней взаимосвязью, факторами корпорации и взаимодействием, и их с внешней средой. Многие отмечают важность высоких общечеловеческих качеств и психологических способностей, позволяющих идти на разумный и взвешенный риск, проводить бизнес-проектирование, разрабатывать, приводить в жизнь бизнес-планы, а  также проводить маркетинговые исследования, прогнозировать развитие организации,  учитывая потребности и занятие в нем новых инновационных ниш¹.

Под самоменеджментом понимается организация руководителем своей  собственной деятельности, куда входит точное планирование рабочего и свободного времени, первое должно соответствовать тем обязанностям, которые ему необходимо выполнить, и включает ранжирование стоящих перед ним задач по степени важности и срочности; распределение времени на их выполнение с небольшим запасом для разрешения экстренных вопросов (при форс-мажорных обстоятельствах).

Первоначально решаются важные и срочные  дела, а потом  распределяются остальные  задачи² между подчиненными, себе руководителем оставляются только задачи, с которыми его сотрудники справиться не могут³.

Постановка цели. При наличие у руководителя осознанной цели, в этом направлении идут и все неосознанные его силы. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще»⁴.

Ежедневное решение различных  задач можно рассмотреть в  качестве разных функций, находящихся в определенной взаимозависимости между собой и осуществляемых в определенной последовательности. В целом в процесс самоменеджемента можно включить по аспекту последовательности выполнения конкретных функций шесть этапов:

• поставить цель - анализ и формирование личных целей;
• разработать планы и альтернативные варианты своей деятельности;
• принять решений по конкретным делам;
• составить распорядок дня и организовать личный трудовой процесс с целью реализации поставленных задач;
• осуществлять самоконтроль и контроль итогов (при необходимости -корректировать цели);
• получение информация и коммуникация - фаза, которая свойственна в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех этапах самоменеджемента. Функции могут переплетаться.

Самоменеджмент представляет собой самоорганизацию, эффективное  управление собой, руководство процессом  управления во времени, пространстве, общении, деловом мире. Следовательно, эффективный руководитель должен уметь организовать свой труд, для достижения максимальной эффективности⁵.

Первый шаг в достижение эффективности по самоменеджменту - делегирование полномочий: распределение задач между собой (руководителем) и подчиненным. Для эффективного делегирования прав необходимо определить:

• Диапазон контроля - число работников, которые подчинены одному руководителю.
• Фиксированная ответственность – при делегировании ответственности подчиненному она не снимается с руководителя, а распределяется.
• Соответствие делегированных прав объему делегированных обязанностей.
• Любая задача должна передаваться на самый низкий уровень управления, поскольку должностными лицами высокого уровня должны решаться более сложные вопросы и задачи, которые можно поручить подчиненным.
• Отчетность работника по отклонениям – обязанность докладывать руководителю о намечающих или произошедших существенных отклонениях от намеченного плана (отрицательных и положительных)⁶.

При успешном делегировании  полномочий менеджер освобождается  от многих работ по оперативному управлению производственно - хозяйственной деятельностью, должны делегироваться: рутинная работа, специализированная деятельность, частные вопросы, подготовительная работа.

 Имеются задачи, не подлежащие делегированию подчиненным: установление целей, принятие решений по выработке политике предприятия, контроль результатов, руководство сотрудниками, их мотивация, задачи особой важности, задачи высокой степени риска, необычные, исключительные дела, актуальные, срочные дела, задачи строго доверительного характера⁷.

§2. Организация личной работы руководителя

Использование рабочего времен. Одна из острейших проблем – это проблема недостатка времени, и она встречается  у большинства руководителей. Что влечет такие признаки в стиле работы руководителя как: нервозность в действиях; нетерпеливое состояние при решении вопросов по отношению к равным себе по рангу руководителям и к подчиненным; выход на вышестоящие уровни руководства в любой затруднительной ситуации при общении с коллегами. Что ведет к превращению руководителя в оперативного работника, который решает постоянно возникающие текущие вопросы⁸.

Улучшать использование времени  менеджера необходимо проводить  в следующих аспектах⁹:

1. Изучать трудовые навыки –  проводить анализ своих привычек, вести учет использованного времени. Виды производственного расходования времени подразделяются на характерные нам: недостаток опыта, уровня образования, классификации, неорганизованность. И не зависящие от личности: избыток совещаний, вызовы к руководству, ожидание приема, ненужная отчетность, исполнение несвойственных функций.

Первыми шагами при повышении  организованности можно записывать выполняемые дела с указанием  затраченного на них времени¹⁰, составлять ежедневный график, фиксируя все решенные и нерешенные вопросы, что позволяет экономить время и служит в помощь выполнению служебных обязанностей¹¹.

2. Оценивать рациональность использования времени - выделение различных видов работ и определение их удельного веса к общим затратам. Основной целью персонального менеджмента является наилучшее использование собственных возможностей, сознательное управление течением своей жизни, эффективное преодоление внешних обстоятельства.

Решение ежедневно различных  задач представляется в виде ряда разных функций, которые находятся  в определенной взаимозависимости и осуществляются в определенной последовательности, как «круг правил», состоящий из внутреннего и внешнего кругов, в последнем выделяются: формирование целей; построение планов и разных способов из осуществления; принятие необходимых и сопутствующих решений; организация личного трудового процесса для выполнения поставленных задач; контрольная деятельность и подведение итогов; в отношении функции информации и коммуникации в некоторой степени «вращаются» остальные функции, поскольку коммуникации и обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджемента¹².

Рассмотрим подход к управлению временем, который предложил выдающийся ученый  С. Кови: обозначаем виды деятельности двумя факторами: срочностью (требует немедленного внимания, «сейчас») и важностью (результаты вносят вклад в миссию, ценности и наиважнейшие цели, требуют большей инициативы, чем срочные). По степени срочности и важности задачи выделяется следующие способы их оценки и выполнения:

• Срочные, важные дела – нужно делать немедленно и самому;
• Срочные, менее важные дела, здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная.
• Если же она является не столь важной - должна быть делегирована, так как для ее выполнения не нужно особых качеств;
• Менее срочные, важные дела  - перепроверяется степень важности и полностью или частично поручаются сотрудникам, что также способствует повышению мотивации в работе и квалификации подчиненных;
• Менее срочные, менее важные дела - часто оседают на письменном столе и забываются. От таких задач следует воздерживаться¹³.

Еще одним способом экономии времени выступает прием подчиненных  только для обсуждения неотложных проблем, а с текущими вопросами обращаться в установленные часы приема¹⁴.

3. Составлять план использования времени и отслеживать его выполнение. Планирование является основой любой производственной деятельности, и охватывает различные исследования, анализ результатов и т.д. Менеджером осуществляется следующие виды планирования:

• Построение долгосрочных планов работы (на год и более);

• Построение рабочих планов по основным задачам ( три - шесть месяцев);
• Построение месячных или недельных распорядков дня, содержащих графики работ на каждый день (распорядок работы организации).

Первые два вида являются личными планами работы менеджера, и охватывают вопросы, требующие  большой концентрации внимания менеджера¹⁵.

Руководитель должен проводить  анализ своей деятельности и затраченного на нее времени, строить план своей работы, с  учетом всех выполняемых им работ, умения расположить их в порядке важности¹⁶.

В течение рабочего дня необходимо организовать перерывы по потребностям, а не когда появляется возможность, в целях избежание изнурения  себя, что в итоге поглотит существенно больше времени.

По результатам определенного  планового периода проводится сравнение  «план—факт», подводятся итоги, которые  нужно учитывать для корректировки  планирования на следующий период. А при дневном планировании важно  учитывать расположение временных зон, чтобы второстепенные работы не попадали во временные зоны основных работ, наименее всего подверженных помехам.

Широко известен метод «Альпы», когда время планируется так, чтобы в каждом часе 15 мин были свободными для подготовки к иным делам, телефонных звонков, визирования документов, непредусмотренных работ и отдыха¹⁷.

Руководителю организации необходимо личное время, чтобы подготавливать и принимать решения по перспективным  вопросам, анализировать текущие  дела, требующие особого подхода.

В реальной жизни часто складываются ситуации, которые способствуют отклонениям  от планового графика, поэтому необходима некоторая гибкость для перемены планов в зависимости от соответствующих  условий.

 Формирование стиля управления руководителя.