Анализ и рекомендации по совершенствованию деятельности отдела персонала предприятия ООО «Carlo»

Супервайзеры осуществляют непосредственный контроль над деятельностью промоутеров. Выступает в роли помощника в нелегком деле раскрутки товара и привлечения клиентов. В его обязанности входит объяснить и показать, возможно, на личном примере, как необходимо проводить рекламную акцию. Так же, в его обязанности входит контроль над тем, чтобы рекламных материалов и продукции было в достатке. 

Промоутер - это человек непосредственно занимающийся проведением промо-акции, он играет ключевую роль в любой BTL-акции, уникальность промоутера в том, что, являясь, по сути, низшим звеном любой BTL-структуры, промоутер является в то же время ее единственной и незаменимой частью.

Директор по персоналу. В обязанности входит: организация управления формированием, использованием и развитием персонала; консультация руководства компании, а также руководителей подразделений по всем вопросам, связанным с персоналом; принятие мер по повышению мотивации работников, по улучшению условий труда. Изучает движение кадров, выявляет причины текучести кадров, разрабатывает совместно с руководителями отделов (служб) мероприятия по их устранению. Проведение процедур оформления, перевода, увольнения сотрудников компании, согласно трудовому законодательству; ведение кадровой документации (приказы и распоряжения по личному составу, штатные расписания,  должностные инструкции, правила внутреннего распорядка и проч.); ведение баз данных по сотрудникам (личное дело, изменение номеров телефонов, места жительства и т.д.; ведение учета фактического рабочего времени и отпусков сотрудников; подача данных и отслеживание получения медицинских полисов на вновь прибывших сотрудников.

Менеджер по персоналу  проводит прогнозирование и планирование потребности компании в кадрах. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижение в должности, наложения административных взысканий, а также увольнения работников. Организует работу по поиску персонала. Проводит собеседования с наиболее перспективными кандидатами на вакантные должности. Занимается проведением программ обучения с целью повышения конкурентоспособности компании посредством развития профессиональных и личностных качеств сотрудников компании, приведения имеющихся знаний и навыков в соответствие с целями компании, кадровой политикой, конкурентной средой, современными требованиями и технологиями обучения.

Несмотря на то, что работой с персоналом как постоянного, так и временного найма, занимаются всего два сотрудника, в совокупности их функционал соответствует целому отделу кадров.

 

2.3 Основные виды  документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Carlo»

      В кадровой службе ООО «Carlo» предусмотрен список обязательных документов, необходимых для документационного обеспечения работы с персоналом:

1. Структура и штатное  расписание организации.

2. Правила внутреннего  трудового распорядка.

3. Положение о персонале.

4. Номенклатура дел кадровой службы.

5. Должностные инструкции.

6. Личные дела сотрудников.

7. Личные дела уволенных.

8. Приказы по личному составу и по отпускам.

9. Приказы по основной деятельности.

10. Трудовые договоры.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

12. Книга регистрации приказов (по личному составу, по отпускам).

13. Трудовые книжки.

14. Личные карточки формы Т-2.

15. Договоры о материальной ответственности.

16. Табели учета рабочего времени.

17. Графики отпусков.

18. Листки временной нетрудоспособности и др.

Документирование информации согласно требованиям Федерального закона от 24.02.1995 №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

Приказами по личному составу документально оформляются:

-  прием на работу;

- перевод на другую работу;

-  предоставление отпуска;

-  увольнение;

-  установление размеров  оплаты труда;

-  изменение условий  труда;

-  командирование сотрудников;

- наложение дисциплинарных  взысканий и др.

Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, выхода из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу подписываются директором, а в его отсутствие исполнительным директором. Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, длительных командировках. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела кадровой службой. Основания к приказам включаются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 №129-Ф3 «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Перечень форм первичной учетной документации по учету кадров представлен в таблице 1.

Таблица 1.   Перечень форм первичной документации по учету кадров

Номер формы	Наименование формы
Т-1	приказ о приеме работника на работу
Т-1а	приказ о приеме работника на работу
Т-2	личная карточка работника
Т-2ГС	личная карточка государственного служащего
Т-3	штатное расписание
Т-4	учетная карточка научно-педагогического работника
Т-5	приказ  о переводе работника на другую работу
Т-5а	приказ о переводе работника на другую работу
Т-6	приказ  о предоставлении отпуска работнику
Т-6а	приказ о предоставлении отпуска работникам
Т-7	график отпусков
Т-8	приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
Т-8а	приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
Т-9	приказ о направлении работника в командировку
Т-9а	приказ о направлении  работника в командировку
Т-10	командировочное удостоверение
Т-10а	служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
Т-11	приказ о поощрении работника
Т-11а	приказ о поощрении работников

 

Приказ (распоряжение) работодателя объявляется работнику (работникам) под расписку. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще  заверенную копию приказа.

На основании приказа:

• в отделе кадров:

— в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу,

— заполняется личная карточка (форма Т- 2 или Т -2ГС),

• в бухгалтерии:

— открывается лицевой счет работника (форма № Т- 54 или  Т-2ГС).

На каждого работника, принятого на работу, на основании:

- приказа (распоряжения) о  приеме на работу (форма № Т -1 или Т-1а),

- трудовой книжки,

- паспорта,

- военного билета;

- документа об окончании  учебного заведения;

- страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования;

- свидетельства о постановке  на учет в налоговом органе  и других документов, предусмотренных  законодательством;

- а также сведений, сообщенных  о себе работником — заполняется  форма Т-2 «Личная карточка работника».

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит следующие сведения:

1) Общие сведения:

— фамилия, имя отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка образование специальность по диплому, профессия, стаж работ семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), паспорт (серия, №, кем выдан, дата выдачи), домашний адрес, телефон.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии е общероссийскими классификаторами: информации о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении пункта 5 «знание иностранного языка» указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право, на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работ кадровой службы.

2) Сведения о воинском  учете:

Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются: военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

- пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;

- пункт 3 «Состав (профиль)»  — заполняется без сокращения (напри мер, «командный», «медицинский»  или «солдаты», «матросы» и т.д.);

- пункт 4 «Полное кодовое  обозначение ВУС» — записывается  полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «1131 94А»);

- пункт 5 «Категория годности  к военной службе» — записывается  буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе  с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

- пункт 7 «Состоит на воинском  учете» заполняется (простым карандашом): строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

— пункты: пункт 1 «Категория запаса», пункт 3 «Состав (профиль)», пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;

- пункт 2 «Воинское звание»  — делается запись «подлежит  призыву»;

- пункт 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями). В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (негодные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

- пункт 8 — в свободной  строке делается отметка для  гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе  — «снят с воинского учета  по возрасту», для гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья — «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

3) Прием на работу, переводы  на другую работу:

— дата, структурное подразделение (цех, отдел, участок), профессия (должность), тарифный разряд (категория, класс), оклад (тарифная ставка), основание (наименование документа, дата, номер).

С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 формы Т-2.