Анализ и рекомендации по совершенствованию деятельности отдела персонала предприятия ООО «Carlo»

           Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

          Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

   В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

        Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

        Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

        Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

· Трудовой договор;

· Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

· Личные карточки работников;

· Трудовые книжки;

· Табель учета рабочего времени;

· График отпусков;

· Личные заявления работников.

        Приказы по кадрам - основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

Приказами по личному составу документально оформляются:

· прием, перевод на другую работу, увольнение;

· изменение условий труда, присвоение разрядов;

· установление размеров оплаты труда;

· предоставление отпусков, командирование сотрудников;

· наложение дисциплинарных взысканий и др.

         При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

         Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

1.4 Формирование  и хранение дел в кадровой  службе

       Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28. - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

          В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

       Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

· опись документов, имеющихся в личном деле;

· анкета;

· личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

· личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

· автобиография;

· копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

· характеристики;

· копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

· трудовой договор;

· карточки учета поощрений и взысканий;

· материалы аттестации;

· представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

· копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

· другие документы, характеризующие работника.

         В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

          Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

        Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации. На других работников составляются личные карточки (форма № Т-2).

        Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.

      Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

         Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

         Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

        Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

          В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

      Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

2 Анализ и рекомендации  по совершенствованию деятельности  отдела персонала предприятия  ООО  «Carlo»

2.1. Краткая характеристика предприятия ООО «Carlo».

Юридическое название агентства ООО «Папа Карло-Екатеринбург», расположено по адресу улица Авиационная, 65/1.

         BTL-Agency «Carlo» работает на рынке BTL услуг с 2002 года. C момента создания  и по сегодняшний день остается  специализированным BTL Агентством.

Рекламное агентство ООО «Carlo» оказывает все виды услуг в области организации и проведения промо мероприятий. Оно не только качественно проводит  промо акции любой сложности, но и занимается разработкой и анализом эффективности рекламных кампаний в целом. Для проведения промо акций  используются все методы и все инструменты, которые могут увеличить интерес к рекламируемому бренду и, как следствие, увеличить продажи. Каждая новая акция – это отдельное мероприятие, требующая индивидуального подхода и проработки. Агентство не использует шаблоны, и каждый новый проект воплощает в жизнь, учитывая особенности бренда и позиционирования его на рынке.

Клиентами ООО «Carlo» являются потребители рекламных услуг, которым важно удовлетворение их запросов на  высоком профессиональном уровне.

          В рекламном агентстве ООО  «Carlo» реализуются такие ценности как,  высокий профессиональный уровень удовлетворения запросов клиентов.

 

 

 

Деятельность компании:

-  промоушн: проведение промо-акций в магазинах, торговых центрах, барах и ресторанах города. Механики проведения: консультация у полки с продукцией, лифлетинг – раздача листовок, подарок за покупку, дегустация. 
 
- мерчендайзинг: проведение аудита продукции на полках магазинов города, выкладка продукции, размещение рекламных материалов. 
 
- событийный маркетинг: проведение различных мероприятий, таких как конференции, презентации, организация вечеринок, флеш-мобов.

Промо-акции проводятся на основе плана мероприятий. План составляется на постоянной основе и представляет собой табличный вид с кратким указанием даты, времени, места проведения, компании, механизма акции. План составляется индивидуально на основе заявки, полученной от клиента-заказчика. 

Заявка на проведение промо-акций подается клиентом  в письменном или электронном виде в агентство, после чего направляется к менеджеру, который будет вести проект.

Изучив заказ руководитель проекта, со стороны агентства, отправляет заявку менеджеру по персоналу с требованиями заказчика о внешнем виде, комплекции, возрасте и количестве промоутеров, требуемых для проведения акции, и менеджер по персоналу начинает подбор.

 

2.2 Организация  управления персонала  в ООО «Carlo»

Постоянный штат сотрудников составляет 8 человек, между которыми разделены основные функции. Так же существует персонал временного найма, которых агентство нанимает на период реализации конкретного рекламного проекта, соответствующих пожеланиям клиента.

В рассматриваемой фирме применяется линейно-функциональная структура организации (Рис.1).         

 

 

 

                                   

                                                           

 

Рис.2. Структура организации ООО «Carlo»

 

Директор устанавливает цели и принимает все решения, связанные с агентством фактически на любом уровне. Он может без доверенности действовать от имени предприятия, представлять его интересы во вне, заключать договоры, открывать в банках счета. В пределах полномочий издает приказы, дает указания, которые обязательны для исполнения работниками предприятия.

Исполнительный директор контролирует  выполнение установленных директором целей, сопоставляет их с  результатами, осуществляет текущее руководство всей деятельностью предприятия, распределяет обязанности среди работников предприятия. Так же обязанностями исполнительного директора являются планирование, разработка стратегических планов для агентства. Исполнительный директор совместно с менеджерами разрабатывает и организовывает выполнение рекламных проектов.

Бухгалтер отвечает за организацию учета и отчетности предприятия, проводит экономический анализ деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета. Таким образом, главный бухгалтер ведет основную документацию предприятия, совместно с директором проводит анализ  деятельности и  варианты дальнейшего развития предприятия.

Маркетолог занимается изучением общего состояния рынка и тенденций его развития, анализом и прогнозированием рыночной ситуации, изучением деятельности конкурентов, определением позиции предприятия в конкурентной борьбе, сегментированием рынка и изучением параметров сегментов, разработкой планов проведения рекламных мероприятий, составлением отчетов о деятельности организации.

Менеджер по проектам занимается управлением проектами постоянных клиентов, а также ищет новых клиентов для агентства. Обычно каждому менеджеру поручается ведение одного, максимум двух клиентов. Принимает решение о каналах размещения рекламы, учитывая пожелания и бюджет клиента. Отвечает за своевременное обновление информации в счетах, планах, сроках и других важных документах, получает  от клиента необходимые для работы материалы. Доносит требования клиента до сотрудников агентства посредством работы над творческими и техническими заданиями. Менеджер проводит презентации сотрудникам агентства, дает пояснения, отвечает на вопросы, связываясь при необходимости с клиентом. Он расставляет приоритеты в работе над различными проектами. Отвечает за эффективность и сроки выполнения работы перед клиентом. Гарантирует агентству своевременную оплату клиентом счетов. Впоследствии он также совместно со стратегическим отделом оценивает положительные результаты и недоработки в проведенной рекламной кампании.