Анализ и описание работы, разработка требований к кандидатам

5) Обработка информации.

Основными достоинством PAQ является то, что он позволяет классифицировать работы, т.е. дать количественную оценку каждой работе, основываясь на таких  ее характеристиках, как требования к принятию решений, выполнению действий, требующих профессиональных навыков, физической нагрузки, управлению транспортными  средствами/оборудованием и обработке  информации. Таким образом, вы можете использовать результаты, полученные с помощью PAQ, для того, чтобы сравнивать работы между собой и определять, например, какая из работ более  престижная. Эта информация затем  может быть использована для того, чтобы определить ставку или уровень  заработной платы для каждой работы [1, с.114].

При выборе метода сбора информации для анализа необходимо учесть цели и задачи анализа, а так же специфику  анализируемой деятельности. Лучшим подходом при проведении анализа  работы является комбинация указанных  методов.

 

1.3 Составление  описания работы и ее спецификации

 

Описание работы - это фиксация данных о содержании конкретной работы (обязанностях, правах, ответственности) и ее параметрах. Содержание работы - это состав и объем трудовых функций, действий работника, определяющих профессионально-квалификационные требования к нему.

К параметрам работы относятся  ее масштаб, сложность и отношения (связи). Описание работы составляется на основе информации, собираемой в  ходе анализа работы. Последовательность и назначение анализа и описания работы показаны на рис.1.

 

Рис.1. Последовательность и  назначение анализа и описания работы

 

Описание работы включает следующие типовые разделы:

а) наименование работы (рабочего места);

б) кому подчиняется работник;

в) за кого непосредственно  отвечает работник;

г) общая цель работы;

д) основные направления деятельности и задачи (их число ограничено основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время, скорость, расход и т.п.);

е) условия работы и рабочая  среда - температура, освещенность, вредные  воздействия и т.п.;

ж) рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной работы (рабочего места) с другими  как внутри организации, так и  вне ее;

з) показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описания работы могут  и должны использоваться в интересах  всей организации и самого работника. Они используются организацией для  определения задач отдельного исполнителя; изучения производительности труда; создания спецификации работника, пересмотра структуры  организации; определения категории  работы (ее иерархии); организации оптимального обучения, подготовки и повышения  квалификации кадров; определения непригодности  исполнителя и, если необходимо, его  увольнения, аргументации в суде в  случае трудового конфликта.

Работнику описания дают знание того, чего от него ожидают и по каким критериям будет оцениваться его деятельность; возможность принимать участие в определении стандартов (критериев) работы и решения проблем, связанных с его трудовой деятельностью.

Параметры работы определяются на основе ее анализа. Масштаб работы непосредственно связан с ее содержательной стороной и представляет собой количество задач или операций, которые работник, ответственный за эту работу, должен выполнить. Сложность работы носит преимущественно качественный характер. Она отражает степень самостоятельности в принятии решений и степень владения трудовым процессом. Под отношениями по работе понимается установление межличностных связей между исполнителями работы и другими работниками как по поводу самой работы, так и в связи с другими видами работ в организации. Отношения по работе являются "мостиком" к формированию структуры организации, основным первичным элементом которой является "должность". Основой для составления по каждой должности должностной инструкции является анализ и описание работы по этой должности.

Считается, что ответственность  за составление описания работы (рабочего места) должна лежать на исполнителе  работы и его непосредственном начальнике. Здесь выделяют два подхода:

лучшим подходом является случай, когда исполнитель готовит  сам проект описания своей работы, обсуждает и согласовывает его  со своим непосредственным начальником. Затем с целью обеспечения  согласованности с более широкими задачами проект должен быть рассмотрен и утвержден начальником следующего уровня;

когда исполнитель работы не может подготовить проект описания самостоятельно, проект составляется и согласовывается совместно  исполнителем и его непосредственным руководителем, затем утверждается у руководителя следующего уровня [5, с.561].

Описание работы - это письменный документ, в котором содержится информация о том, что реально делает работник, выполняющий данную работу, как он это делает и в каких условиях выполняется данная работа. Эта информация затем используется при составлении  спецификации работы, в которой изложены знания, способности и навыки, необходимые  для удовлетворительного выполнения данной работы.

Таким образом, могут быть установлены характеристики человека, необходимые для выполнения работы. Этот метод более правильный, чем  подход с субъективной точки зрения. Законодательство запрещает использование  необоснованных критериев при оценке качества выполнения работы.

 

1.4 Должностные  инструкции

 

Четкое описание трудовых функций позволяет определить, чего хотят руководители от того или иного  работника в процессе трудовой деятельности, а работнику - понять свои задачи в  конкретном трудовом процессе.

Должностная инструкция является основным документом, регламентирующим назначение и место работника  в системе управления, его функциональные обязанности, права, ответственность  и формы поощрения. Они являются наиболее массовыми документами, т.к должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала.

Исходными данными для  разработки должностных инструкций являются: организационная структура, функциональная структура, классификатор  функций управления, классификационный  справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, нормативы  управленческого труда, положения  о структурных подразделениях, результаты экспертных и социологических опросов  работников и др.

Должностные инструкции разрабатываются  по каждой должности управленческого  персонала в соответствии со штатным  расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения  о структурном подразделении. Они  утверждаются руководителем организации.

Основными разделами должностной  инструкции являются:

общая часть;

карта функциональных обязанностей;

права;

ответственность;

поощрение.

Должностные инструкции позволяют:

рационально распределить функциональные обязанности между работниками;

повысить своевременность  и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей  периодичности, трудоёмкости, продолжительности  и календарных сроков их выполнения;

улучшить социально-психологический  климат в коллективе, устранить конфликты  между руководителями и подчиненными;

четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения  с другими специалистами;

конкретизировать права  работников в части подготовки и  принятия управленческих решений и  использования ресурсов;

повысить коллективную и  личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;

повысить эффективность  морального и материального стимулирования работников за счет использования методики комплексной оценки управленческого  труда (КОУТ);

организовать равномерную  загрузку работников по периодам с  минимальными потерями рабочего времени  и перезагрузками [2, с.296].

Должностная инструкция инспектора по кадрам представлена в Приложении 1.

Глава 2. Анализ и описание работы инспектора по кадрам в ООО "Вита"

 

2.1 Краткая  характеристика ООО "Вита"

 

Компания "Вита" - одна из крупных российских аптечных сетей.

Основная деятельность - реализация лекарственных средств, изделий  медицинского назначения и парафармацевтической продукции через аптеки в регионе Поволжья.

"Вита" работает на  рынке лекарственных средств  более 15 лет, непрерывно развивается  и за многие годы обеспечила  себе устойчивую репутацию надежного  партнера с огромными возможностями.

Миссия аптечной сети "Вита": "Мы помогаем людям быть здоровыми, а значит счастливыми". Говоря о здоровье, мы имеем ввиду не только его медицинские аспекты, но и поддержание хорошей формы, здоровое питание и в целом умение вести здоровый образ жизни.

Ценности аптечной сети "Вита":

Общественные: свобода выбора, равноправие, доверие, справедливость, партнерство;

Духовное развитие: стремление к знаниям, профессионализму и развитию творческих способностей; инновативность вместо стереотипности.

Материальное благосостояние организации и всех сотрудников.

Фармацевтическая компания "Вита" была основана 17 февраля 1993 года в Самаре. Директор по стратегическому  развитию - Карпачева Татьяна Александровна. Генеральный директор - Дурнев Константин Михайлович. Исполнительный директор - Карпунина Маргарита Борисовна.

На 1 января 2009 года аптечная сеть "Вита" объединяет более 300 аптек. Среди них: фарммаркеты, традиционные аптеки, социальные аптеки "Вита - Доброе сердце" . Собственный транспорт и склад, современное складское оборудование и холодильные установки обеспечивают правильное хранение и транспортировку лекарств от производителя до клиента. В компании создан свой отдел контроля качества, который помимо государственной сертификации осуществляет входной контроль качества медикаментов.

На сегодняшний день в  различных отделениях компании трудится более 3000 человек.

Региональная сеть аптек "Вита" представлена в Поволжье: в Самарской, Саратовской, Ульяновской, Волгоградской областях.

"Вита" - лидер аптечного бизнеса не только по объемам закупок и реализации продаваемой продукции, но и по эффективности менеджмента и новаторству в области аптечного дела. Осознавая важность инвестирования в профессиональное развитие кадров, компания реализует различные программы профессиональной подготовки специалистов всех уровней: от управленческих и административных кадров до рядовых сотрудников различных подразделений. Консультанты аптек - высококлассные специалисты, постоянно совершенствующие свой профессиональный уровень знаний. Плановая, долгосрочная, целенаправленная работа с персоналом - главное конкурентное преимущество компании "Вита" на сегодняшний день.

Тематические лекции, семинары, конференции, постоянное сотрудничество с ведущими специалистами губернии и представителями фирм-производителей позволяют совершенствовать профессиональные навыки специалистов компании.

Одними из принципов, положенных в основу деятельности компании являются следующие:

Совершенствование образовательного уровня сотрудников в целях улучшения  обслуживания клиентов.

Главной ценностью нашей  компании являются люди, способные  развивать, совершенствовать компанию и расти вместе с ней.

В сентябре 2002 года в компании "Вита" был создан центр по развитию персонала (ЦРП), основной задачей которого является профессиональное обучение и развитие сотрудников компании в целях повышения качества обслуживания клиентов.

Работа тренеров-консультантов  ЦРП включает в себя:

набор и отбор кадров;

профессиональную адаптацию  вновь принятых сотрудников;

организацию профессионального  обучения и развития персонала;

периодическая оценка кадров;

формирование и обучение кадрового резерва;

научно-информационное обеспечение  специалистов компании;

организацию отдыха и культурного  досуга сотрудников компании;

профессиональную работу в регионах [10].

В данной курсовой работе будет  рассмотрена должность работника  одного из подразделений компании - отдела кадров. Согласно Положению  об отделе кадров:

отдел кадров входит в состав Управления персоналом и непосредственно  подчиняется начальнику Управления персоналом.

отдел кадров возглавляет  начальник отдела.

отдел кадров является самостоятельным  структурным подразделением в составе  Управления персоналом.

функциональная деятельность отдела кадров осуществляется в пределах прав, предоставленных начальнику отдела.

Основные задачи отдела кадров:

1. Обеспечение всех структурных  подразделений предприятия рабочими, инженерно-техническими работниками  и служащими в соответствии  с требуемой квалификацией и  специальностью и использование  их в соответствии с номенклатурой  должностей.

2. Организация работ по  текущему и перспективному планированию  потребности предприятия в кадрах.

3. Постоянное совершенствование  форм работы с кадрами, повышения  квалификации рабочих, ИТР и  служащих, создания резерва кадров [8].

 

2.2 Анализ  работы инспектора по кадрам

 

В данной курсовой работе для  исследования должности инспектора по кадрам будет использоваться один из наиболее распространенных методов  сбора информации - интервью, т.к. его  распространенность говорит о его  преимуществах: опрос позволяет  работнику рассказать о своем  поведении и рабочей деятельности, которые иначе никогда бы не были обнаружены. Существующий недостаток этого метода (возможность искажения  информации вследствие преувеличения  или преуменьшения некоторых  своих обязанностей) не будет являться причиной недостоверной информации, т.к написание данной курсовой работы не повлечет за собой преобразований в практической деятельности опрашиваемого работника.