Административная школа менеджмента

Административная  школа

Разработка проблем научного управления, развернувшаяся в начале XX столетия и сосредоточившая свое внимание на деятельности и специализации  руководителя, столкнулась с необходимостью анализа построения и создания принципов  функционирования организации в  целом. Ответом на эту потребность  практики стали работы Анри Файоля, предложившего ряд организационных  принципов, необходимых для эффективного управления компанией.

По мнению американских историков  менеджмента, Файоль является наиболее значительной фигурой в науке управления первой половины XX в. С его именем главным образом связано возникновение административной школы.

Анри Файоль (1841-1925) был по образованию  горным инженером, в 19 лет он окончил  Национальную школу горного дела в Сент-Этьене. Будучи французом  по происхождению, он всю жизнь проработал во французском горно-металлургическом синдикате компании «Комамболь», сначала  в должности инженера, а затем  – в главном управлении. С 1888 по 1918 годы он был управляющим директором синдиката. В момент его назначения на пост генерального управляющего компания находилась на грани банкротства, а ко времени его отставки (1918 г.) стала одним из самых мощных, славящихся своими административными, техническими и научными кадрами и эффективно работающих предприятий, что способствовало укреплению обороноспособности Франции во время первой мировой войны.

Обобщая свои многолетние наблюдения, Файоль создал «теорию администрации» и достиг известности благодаря своим идеям, которые, однако, были приняты слишком поздно. Лишь в 1916 был опубликован труд Файоля "Основные черты промышленной администрации - предвидение, организация, распорядительство, координирование, контроль". Этот труд - основной вклад Файоля в науку об управлении.

В отличие от школы научного управления, занимавшейся, в основном, вопросами  рациональной организации труда  отдельного рабочего, представители  классической школы занялись разработкой  подходов к совершенствованию управления организацией в целом. Данный подход объясняется тем, что Файоль и  его последователи имели опыт работы в качестве руководителей  высшего звена управления в большом  бизнесе.

Целью административной школы Файоля было создание универсальных принципов  управления, следуя которым, по убеждениям создателей школы, организация, несомненно, достигнет успеха.

 

1. Основные функции предприятия

 

Файоль утверждал: управлять –  значит вести организацию к ее цели, извлекая максимальные возможности  из всех имеющихся в ее распоряжении ресурсов. Понятие «управление», по его мнению, объединяет в себе шесть  основных групп операций управленческой деятельности:

• техническая и технологическая деятельность (производство, обработка, применение);
• коммерческая деятельность (покупка, продажа, обмен);
• финансовая деятельность (поиски и оптимальное использование капитала).
• обеспечение безопасности (защита собственности и людей);
• учетная деятельность (инвентаризация, балансовый отчет, издержки, статистика);
• административная деятельность (планирование, организация, распоряжение, координация, контроль).

Эти шесть групп деятельности будут  присутствовать во всех сферах бизнеса, но в различной степени. При этом управление будет занимать значительное место в деятельности высшего  управленческого персонала и  значительно меньшее (или вообще отсутствовать) в деятельности персонала, непосредственно занятого в производстве, или младшего управленческого персонала. «Органом и инструментом административной функции служит лишь образование  социального порядка. В то время  как прочие функции оперируют  материалами и машинами, административная функция воздействует на персонал» [9,24]. Санкции Файоль рекомендует  использовать как основной способ управленческого  воздействия.

 

2. Элементы процесса управления

 

Файоль впервые предложил рассматривать  собственно управление как особый вид  деятельности и, соответственно, как  отдельный объект исследования, чего никто до него не делал. Он выделил  пять основных элементов, из которых, по его мнению, складываются функции  администрации: прогнозирование, планирование, организация, координирование и  контроль.

1. Планирование - один из компонентов  процесса управления, в ходе которого  формулируются цели, создаются образцы  и эталоны, составляющие основу  управленческого контура в организации.  При этом важно, чтобы не  только планировались общие цели, но и обозначались этапы их  достижения, обосновывались ресурсные  возможности для достижения целей  и обеспечения выполнения нормативов. По словам Файоля, предвидеть  – означает исчислять будущее  и подготавливать его; предвидеть  – это уже почти действовать.  Предвидение составляет наиболее  значительную часть управления.

Разработка программы действий, под которой понимается конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход, занимает основное место в планировании. Для  разработки программы действий необходимо знание:

• ресурсов предприятия (денежный капитал, недвижимость, оборудование, материалы и сырье, трудовые ресурсы, величина производственной мощности, конъюнктура рынка и т.д.);
• ведущих направлений развития предприятия;
• возможных изменений внешних условий, сроки наступления которых нельзя определить заранее.

По мнению Файоля, составление эффективной  программы действий требует от руководящего персонала следующих качеств:

• искусство управлять людьми;
• определенного нравственного мужества;
• большой активности;
• достаточной устойчивости;
• известной компетенции в производственной области;
• наличия достаточного опыта в делах.

Планирование основано на соединении целей организации и ее подразделений  со средствами для их достижения. Вместе с тем планирование косвенно является инструментом контроля, так как оно  не только устанавливает цели, нормативы  и эталоны деятельности, но и определяет границы отклонений от норм, нарушение  которых обусловливает принятие координирующих решений.

 

2. Организация - функция органа  управления организацией, сущностью  которой является создание самой  управленческой структуры организации,  т.е. обеспечение необходимого  уровня формализации, привлечение  в организацию ресурсов и формирование  условий, необходимых для ее  нормальной работы.

Выработанные Файолем обязанности  в области управления людьми являются справедливыми и для настоящего времени.

Для осуществления производственного  процесса на предприятии социальный организм должен быть способен выполнять  все необходимые операции. Этому  способствует эффективное управление людьми, включающее в себя такие  этапы, как:

• установление программы действий; определение задач, целей и потребностей предприятия и установление соответствия между ними и материальными и социальными организмами;
• наблюдение за выполнением программы;
• осуществление руководства компетентным и энергичным руководителем;
• правильный подбор административного аппарата;
• точное определение функций персонала;
• согласование усилий для выполнения намеченной работы;
• ясное, отчетливое и точное формулирование решений;
• поощрение ответственности и инициативы;
• предупреждения ошибок и недоразумений;
• всеобщий контроль и др. [8,63].

Построенный социальный организм приводится в действие с помощью функции  распорядительства.

3. Распорядительство - одна из  основных функций управления, суть  которой в предъявлении руководителем  требований к подчиненным в  отношении выполнения ими ролевых  ожиданий, распределения ответственности,  постоянного воздействия на поведение  подчиненных. При этом обязательным  является применение руководителем  определенных прерогатив власти, которые заданы его ролевыми  функциями. Например, пусть в организации  сформирована структура, определены  ролевые обязанности и нормы  деятельности. Тогда руководители  организации должны ориентировать  подчиненных на осуществление  ими рабочих операций, так как  цели каждого работника не  обязательно совпадают с целями  организации. Используя различные  формы власти (личный авторитет,  собственные знания, принуждение  и т.д.), руководитель должен распорядиться, как, кто, когда будет выполнять порученное задание. Для получения максимального результата для предприятия в целом, руководитель, исполняющий функцию распорядительства, должен знать в совершенстве подчиненных ему работников и условия, связывающие предприятие и служащих; увольнять неспособных работников; подавать положительный пример; производить периодическое инспектирование социального организма предприятия; регулярно проводить совещания с ведущими работниками для согласования единства направлений и усилий.

4. Координирование. Его главной  целью является достижение соответствия  и согласованности между различными  частями предприятия путем установления  рациональных связей в производстве. По своему содержанию связи  могут быть экономическими, техническими, организационными, вязи между различными  ступенями управляемого объекта.  Кроме того, сюда относят связь  между производством с одной  стороны, и процессами распределения,  обмена и потребления - с другой.

Функция координирования призвана изучить и совершенствовать эти  связи, вследствие чего происходит их рациональная организация.

5. Контроль - наиболее важная функция  управления, конечный итог всей  управленческой деятельности. Задача  контроля – проверка исполнения  в соответствии с принятой  программой. Основными моментами  осуществления контроля являются  следующие:

• выбор способа контроля, например, руководитель может изначально выбрать жесткие способы контроля выполнения заданий или, наоборот, предоставить подчиненным реализацию функций контроля (через групповое давление и правила соблюдения групповых норм);
• выбор масштаба контроля или частоты и силы вмешательства руководителя в процесс изготовления продукта;
• выбор метода положительного или отрицательного стимулирования для достижения наименьшего отклонения от плановых норм.

Файоль  полагал, что эти нормы контроля наиболее важны и вообще единственно значимы для руководителя (в частности, он считал все остальные работы не свойственными руководителю), однако современный руководитель дополняет ролевые требования другими (назовем их дополнительными) функциями управления.

 

3. Функции руководителя

 

Все функции руководителя перечислить  довольно сложно, так как многие функции зависят от культуры организации, социальной структуры, от ситуаций, которые  могут складываться в ходе управленческой деятельности, и т.п. Перечислим ряд  наиболее важных функций, которые выполняют  руководители в организациях. Кроме  общепринятых, обязательных и традиционных функций руководители в организации  могут выполнять следующие функции:

• приобретение и распределение ресурсов между членами организации или ее подразделениями;
• восприятие, фильтрование, распространение и использование информации для достижения организационных целей;
• планирование и проведение инноваций;
• поиск, оценка и использование средств мотивации работников.

 

На основе выделения основных функций  в 1923г. Файоль дал определение понятию  «управление».

Управлять – значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать; предвидеть- учитывать грядущее и  вырабатывать программу действия; организовывать – строить двойной материальный и социальный организм предприятия; распоряжаться – заставлять персонал надлежаще работать; координировать – связывать, объединять, гармонизировать  все действия и все усилия; контролировать – заботиться о том, чтобы все  свершалось согласно установленным  правилам и отданным распоряжениям [8,65].

 

2. 4. Фундаментальные принципы теории  администрации

 

Файоль суммировал уроки собственного опыта в перечне "Основных принципов  менеджмента". Большинство из них  стали частью ноу-хау теории менеджмента, а многие из них считаются фундаментальными принципами. По его утверждению, принципы — это маяк, помогающий ориентироваться. Однако принципы далеко не всегда требуют  жесткого исполнения. Они гибки и  подвижны, их применение зависит от меняющихся обстоятельств, от состава  работников, специфики предприятия  и т.д.

Принципы Файоль разделял на три  группы: структурные, процессуальные и  результативные.

 

1. Структурные принципы: