Особенности складов и систем складирования в логистике

 

 

     Как видно из проведённого АВС – анализа группу А составляют 4 ассортиментные группы товаров, на которые приходится 69,9 % от общей стоимости реализуемых товаров. Группу B составляют три ассортиментные группы и на их долю приходится 22,5 % от общей стоимости реализуемых товаров. Группа C является самой многочисленной по количеству входящих в её состав ассортиментных групп – 5, но самой маленькой по стоимости – 7,6 %.

     В таблице 3.1.3 – Товарные группы, входящие в группу А представлены товарные группы, входящие в группу А.

 

Таблица 3.1.3 – Товарные группы, входящие в группу А

Товарная группа	Объём продаж, млн. руб.	Уд. вес товарной группы в общем объёме продаж, %	Уд. вес товарной группы в объёме продаж группы А
Производство хлебобулочных изделий	7145,0	26,5	37,9
Кондитерские изделия	5066,1	18,8	26,9
Соединительные изделия	3600,4	13,4	19,2
Производство зерносмеси	3022,0	11,2	16,0
Всего по группе А	18833,5	69,9	100,00

 

     Как видно  из данных таблицы 3.1.3 – Товарные группы, входящие в группу А удельный вес товарной группы «производство хлебобулочных изделий» составляет 37,9 %, «кондитерские изделия» составляет 26,9 %, вес товарной группы «соединительные изделия» – 19,2 %, а «производство зерносмеси» – 16,0 % от общего объёма продаж группы А.

     В таблице 3.1.4 – товарные группы, входящие в группу В представлены товарные группы, входящие в группу В.

     Как видно из данных таблицы 3.1.4 – товарные группы, входящие в группу В наибольший удельный вес в общем объёме продаж группы В приходится на мукомольное производство – 47,1 %, на эту же ассортиментную группу приходится 10,6 % от общего объёма продаж товаров ЗАО «Хлебопродукт-2».

 

 

 

Таблица 3.1.4 – Товарные группы, входящие в группу В

Товарная группа	Объём продаж, млн. руб.	Уд.вес товарной группы в общем объёме продаж, %	Уд. вес товарной группы в объёме продаж группы В
Мукомольное производство	2851,6	10,6	47,1
Хлебопекарное оборудование	1704,6	6,3	28,2
Фасонные части	1497,5	5,6	24,7
Итого	6053,7		100

 

     Незначительно отличаются друг от друга по удельному весу ассортиментные позиции хлебопекарное оборудование (6,3 % от общего объёма продаж) и фасонные части (5,6 % от объёма продаж) товаров группы В.

     В таблице 3.1.5 – Товарные группы, входящие в группу С представлены товарные группы, входящие в группу С.

Таблица 3.1.5 – Товарные группы, входящие в группу С

Товарная группа	Объем продажи, млн. руб.	Удельный вес товарной группы в общем объеме продаж, %	Удельный вес товарной группы в объеме продаж группы С
Услуги автопарка	1210,8	4,5	58,9
Строительные услуги	441,0	1,6	21,5
Услуги по обслуживанию складских помещений	320,0	1,2	15,6
Комиссионная торговля	60,0	0,2	2,9
Услуги по аренде	23,0	0,1	1,1
Всего по группе С	2054,8		100,0

 

     Как видно  из данных таблицы 3.1.5 – Товарные группы, входящие в группу С. Группу С составляет пять товарных групп: услуги автопарка – 58,9 % , услуги по обслуживанию складских помещений 21,5 %, услуги по обслуживанию складских помещений – 15,6 %, комиссионная торговля – 2,9 %, и услуги по аренде – 1,1 % в объеме продаж группы С. Это объясняется достаточно низким и специфическим (сезонным) спросом на представленные в данной группе товары и услуги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Повышение эффективности  использования «1С: Предприятие» (Торговля + Склад)

     Тенденция в организации работы складских хозяйств сегодня – это оптимизация их деятельности. Важнейшей составляющей повышения эффективности работы склада является совершенствование текущих бизнес–процессов, их оптимизация, при необходимости – реорганизация имеющихся структур, и автоматизация. Под автоматизацией складского хозяйства подразумевается совокупность взаимоувязанных и согласованных процессов, методов и средств, обеспечивающих хранение, перемещение запасов и комплексный учёт товарно-материальных ценностей. Автоматизированное управление технологическими процессами современного складского хозяйства позволяет руководителям предприятий своевременно получать информацию о состоянии дел и при необходимости оперативно корректировать его работу.

     На данный  момент на ЗАО  «Хлебопродукт-2» применяется программа на складах – семейства «1С:Предприятие» (Торговля+Склад). Её основная цель – ведение автоматизированного учёта движения товарно-материальных ценностей и преимущество – простота внедрения и вполне достаточная функциональность для реализации контрольных функций за состоянием товарных запасов на складах ЗАО «Хлебопродукт-2». Но, к сожалению, при работе с данной программой сотрудники предприятия сталкиваются с рядом проблем, в основном связанные с нарушением логики бизнес-процессов и недостаточной квалификацией сотрудников, работающих в этой учётной системе.

     Самое первое и необходимое, что нужно сделать – это настроить работу системы так, чтобы учесть (и минимизировать) человеческий фактор.

    Людям свойственно делать ошибки, и самая главная проблема на сегодняшний день – настроить работу системы таким образом, чтобы минимизировать частоту их возникновения и настроить рабочий процесс так, чтобы допущенные ошибки максимально быстро выявлялись и исправлялись, а не порождали цепочки неправильных документов.

     Основные замечания стараются отнести к некорректной работе программы учёта, не углубляясь в причины возникновения проблем. При этом персонал с квалификацией ниже средней – считает, что учётная система обладает «собственным интеллектом» и должна ориентироваться не на последовательность вводимых команд, а на «ход мыслей» оператора, работающего в программе.

     Рассмотрим наиболее часто возникающие проблемы с которыми сталкиваются сотрудники ЗАО «Хлебопродукт-2» при заполнении автоматизированных форм учётной системы.

1. Проблема наименования  номенклатурных позиций в справочниках  системы.

Последствия от неправильного именования номенклатурных позиций – это пересортица и дублирование позиций. Зачастую не уделяется должное внимание переносу физического наименования товара в электронную таблицу базы данных, так как в ЗАО «Хлебопродукт-2» не разработан механизм, согласно которому любой новый элемент номенклатуры проходил бы жёсткую проверку на идентичность перед внесением в базу данных. «Дубли» обычно появляются как следствие неформализованного процесса введения данных, описывающих свойства товара в наименовании, особенно когда наименования в базу данных вводят разные работники склада. Когда новую позицию номенклатуры создаёт несколько человек и каждый вносит так, «как ему удобно», или название товара переносится из документов поставщика (а разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному), возникает дублирование позиций.

     Решением является жёсткая формализация процесса внесения в базу нового элемента номенклатуры, с прописанием иерархии свойств товара, вносимых в базу данных («паспорт товара») и жёсткой последовательности формирования названия, отражающего свойства товара (таблица 2):

Таблица 3.2.1 – Паспорт товара

 

Введите группу товара	Введите марку производителя	Введите модель товара	Введите дополнительную характеристику товара (например, цвет)	Другая необходимая информация.
Х	Х	Х	Х	Х

 

     Также часто распространённой ошибкой является игнорирование дополнительной характеристики товара, поскольку на данный момент предлагается только один вариант исполнения. После появления нового исполнения товара – его в базу данных уже вводят с дополнительной характеристикой, но не редактируют наименование более старого варианта. Результат – рост пересортицы на складе.

2. Проблема приёмки товара  при расхождениях в наименованиях  номенклатурных позиций в справочниках  учётных систем поставщика и  получателя.

     Достаточно медленно внедряется практика приёма товара не по документам поставщика, а по предварительно созданным в собственной учётной системе приходным накладным. Препятствия внедрению, на наш взгляд – преувеличение сложностей коммуникации между поставщиком и ЗАО «Хлебопродукт-2», и инертность персонала (получить заранее накладную от поставщика – возможно практически всегда, например, по факсу). Если ввод документа в базу данных и проведение прихода в учётной системе происходит после приёма товара на основании переданных со склада документов – ошибка ввода данных будет обнаружена постфактум, либо при инвентаризации, либо при включении в накладную отсутствующего на складе товара. В результате, наверняка возникнет сбой в работе склада и дополнительные затраты времени на поиск и исправление ошибочно введенного документа, а также всей последовательности документов, затрагивающих товар, по которому была допущена ошибка. Достигаемые после внедрения преимущества: неизбежные (вопрос только в частоте возникновения) ошибки ручного ввода документов в учётную систему будут обнаружены на этапе приёма товара и исправлены с минимальными усилиями; на этапе приёма и размещения товара персонал оперирует названиями и (или) артикулами, совпадающими с терминологией расходной накладной; игнорирование поставщиком в расходных документах дополнительных характеристик товара не вызовет (например – цветовой) пересорт на складе; немаловажный фактор – преднамеренная или непреднамеренная ошибка ввода при создании документов у поставщика – также может быть оперативно выявлена, если при вводе приходной накладной будет произведена сверка расходной накладной поставщика и размещенного у поставщика заказа.

3. Проблема оформления  документов «задним числом» и  перепроведения всех документов  в базе, положительные и отрицательные  остатки ТМЦ.

     Рассмотрим ещё одну распространённую и очень болезненную проблему как перепроведение документов «задним числом». Одно из основных предназначений информационной базы оперативного учёта – это получение финансовых и количественных остатков на заданный момент времени.      Единственный инструмент для ввода информации – документ, который может создавать только движение: либо приход, либо расход расчётных значений. Соответственно, для получения остатков (задолженностей) на заданный момент времени необходимо просчитать все приходы и расходы от самого начала существования базы до этого момента. Само собой, такой процесс расчёта – достаточно длительная процедура. Для ускорения его существуют такие инструменты, как Точка актуальности и Отчётный период.

Точка актуальности (далее ТА) – это момент времени, дата и время последнего проведённого документа, который показывает, что на этот момент в базе рассчитаны все остатки и задолженности, и при необходимости их получения - расчёт производить не надо. Например, если для сравнения сделать «Отчёт по остаткам товаров» на момент ТА и на любую другую более позднюю дату, то для построения первого потребуется меньше времени, так как нет необходимости рассчитывать итоги, а надо только сформировать печатную форму.

     Период хранения итогов. Как говорилось ранее, чтобы рассчитать остаток не на момент ТА, необходимо пересчитать все «приходы» и «расходы» от начала базы до заданной даты. Но если, к примеру, база имеет несколько десятков (или сотен) документов в день и ведётся не один год, то такой расчёт затянется на длительное время. На самом деле пересчитывать нужно только «приходы» и «расходы» с начала отчётного периода (обычно – месяца) до заданной даты. На начало же каждого месяца итоги сохраняются при ежемесячной процедуре открытия нового периода (месяца). В системе товарооборота существует такое понятие, как партии товаров. Упрощенное определение: партия – это совокупность ТМЦ одной приходной накладной, которая формируется в группу со своим индивидуальным номером. В компьютерных базах данных партии хранятся в таблицах регистров.   Основная задача партий – это предоставление информации о движении конкретного ТМЦ, и возможность разделить поступления ТМЦ на склад по различным признакам.

4. Проблема работы в  распределённой базе.

Если учётная база является распределённой, то возникают коллизии и «накладывания» одних проводок на другие, с замещением корректных документов некорректными. Например: с материального склада отправляется товар на склад готовой продукции. Допустим, что информационный обмен между центральной базой и удалённой проходит каждый час. Расстояние между складами небольшое, и доставка материалов осуществляется за 20 мин. Предположим, что в базе принят такой порядок движения ТМЦ: создаётся перечень материалов перемещаемых с материального склада на склад готовой продукции. А после его перемещения товар списывается с материального склада. На складе готовой продукции учитывается товар, перемещаемый между складами предприятия. Проводить перемещение с материального склада необходимо, для того, чтобы были видны реальные остатки данного склада для дальнейшего формирования документов на перемещение.