Экспертиза ценности документов – основание для включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

6. Физическое состояние  документа. Этот критерий — вспомогательный  и применяется в отдельных  случаях. Один из случаев применения  этого критерия — наличие сильно  поврежденных документов, например, были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что  часть текста почти или совсем  нечитабельна. В этих случаях, как  правило, устанавливается, относятся  ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния. 

 

3. Экспертная комиссия.

 

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии, которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы центральной экспертной комиссии и функции определены в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя их числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также в состав комиссии включаются представители архивов разных уровней. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обычно комиссия состоит из 3–5 человек.

В основные задачи центральной экспертной комиссии входит:

1. рассмотрение проектов номенклатур дел учреждений и его структурных подразделений;
2. организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
3. рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет, в том числе и по личному составу);
4. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;
5. подготовка и внесение на рассмотрение экспертно – проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы предложений об установлении и изменении сроков хранения документов
6. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно – методических материалов по делопроизводству и архивному делу: типовых и примерных номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и т.п.;
7. проведение инструктажа, консультаций, методического руководства и контроля за деятельностью центральной экспертной комиссии структурных подразделений и экспертной комиссии подведомственных организаций;
8. Разработка перечня документов, образующихся в деятельности учреждения, организации, предприятия с указанием сроков их хранения.

Экспертные комиссии являются коллегиальным органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения – к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

 Проведение процедуры  экспертизы ценности документов  основывается на выработанных  теорией и практикой архивного  дела принципах историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и критериях происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Государственным архивом разработан перечень. Он устанавливает сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование и так далее).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней:

1. перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения (составлен в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР (ГАФ СССР), утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. N 274);
2. перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;
3. перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело реформируется, и документы постоянного храпения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации.

В процессе экспертизы ценности документов выделяется четыре группы дел: постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив; длительного хранения в архиве учреждения (свыше лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Их уничтожение проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивая их сохранность и учет.

 

Заключение

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций специалистов архива, так как итогом экспертизы осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственного архива и в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Сохранение документальной информации – важнейшая задача любого предприятия, так как информационные ресурсы, наряду с трудовыми и материальными ресурсами относятся к основным ресурсам государства. 
Список литературы

 

Источники:

 

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. ГОСТ 6.10.2-75. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

 

Учебная литература:

 

1. Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций. – М.: МЦФЭР, 2005.

2. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) //  Отечественные архивы. 2004. №4. с. 37-44.

3. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. М., 1977.

4. Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.

5. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учебн. для вузов. – М.: Высшая школа, 1986.

6. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. №1. с. 41-44.

 

Пособия и методические указания:

 

1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов /Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., 2000.

2. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебн.-метод. пособие. М.: Профиздат, 2001.

3. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. – 7-е изд., стер. – К.: Знамя, 2006.

 

Интернет - ресурсы:

 

Гречихин А.А. Общая библиография [электронный ресурс]: учебник для вузов. М.: МГУП, 2000. – Режим доступа: www.hi-edu.ru/e-books/cb/index.htm 
Приложение 1

 

Приказ о создании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства культуры Российской Федерации

 

 
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

ПРИКАЗ 

от 25 мая 2010 года N 292 
 

О создании Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства культуры Российской Федерации 

 

 

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и в целях рассмотрения нормативно-методических документов в области архивного дела и делопроизводства, организации работ по экспертизе ценности, и включению в состав Архивного фонда Российской Федерации документов Министерства культуры Российской Федерации

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Создать Центральную экспертную комиссию (ЦЭК) Министерства культуры Российской Федерации согласно приложению № 1.

 

2. Утвердить согласованное с  Федеральным архивным агентством  Положение. о Центральной экспертной  комиссии (ЦЭК) Министерства культуры  Российской Федерации(приложение N 2).

 

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е.Бусыгина.

 

 

Министр

А.А.Авдеев

 

 

 

     Приложение  2

 

 Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства культуры Российской Федерации 

1. Общие положения

 

1.1. Постоянно действующая Центральная  экспертная комиссия Министерства  культуры Российской Федерации (ЦЭК) создается в целях:

- организации и проведения методической  и практической работы по экспертизе  ценности документов, образовавшихся  в деятельности Министерства  культуры Российской Федерации  и его структурных подразделений  по отбору и подготовке к  передаче на постоянное хранение  документов Архивного фонда Российской  Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео-, а также творческую документацию;

- осуществления методического  руководства и координации деятельности  экспертных комиссий (ЭК) организаций, подведомственных Министерству культуры Российской Федерации.

1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при руководстве Министерства культуры Российской Федерации. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством Министерства культуры Российской Федерации. В необходимых случаях решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) при Федеральном архивном агентстве (п.2.7 настоящего Положения) или экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) Российского государственного архива литературы и искусства (пп.2.8, 2.9 настоящего Положения) и Государственного архива Российской Федерации (п.2.10 настоящего Положения).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается  приказом Министерства культуры  Российской Федерации.

1.4. В состав ЦЭК входят председатель  комиссии, его заместитель, секретарь  комиссии, представители делопроизводственной  службы, а также наиболее квалифицированные  сотрудники основных структурных  подразделений, представитель РГАЛИ  или Федерального архивного агентства. Председатель ЦЭК назначается  из числа заместителей Министра.