Порядок составления документов

 
Тема 2. Порядок составления документов. Реквизиты и правила их оформления. Требования к бланкам документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное  и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источника информации.

Для того чтобы документ отвечал  своему назначению и имел юридическую  силу, он должен быть оформлен в соответствии с формуляром, установленным для  данной разновидности документа.

Формуляр имеет обязательный набор составных элементов документа (реквизитов), расположенных в определенной последовательности.

Как правило, документы оформляются  на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 установил три  вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк; бланк служебного письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк можно использовать при оформлении различных видов  документов (кроме письма).

Некоторые организации имеют бланки для документов структурного подразделения, должностных лиц. Такие бланки, проектируют в том случае, если руководитель структурного подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Гербовые бланки (бланки документов с воспроизведенным на них Государственным  гербом Российской Федерации или  гербом субъекта Российской Федерации) выпускают полиграфические предприятия, имеющие специальное разрешение на их изготовление. Остальные бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или средств вычислительной техники непосредственно при оформлении документа.

Устанавливают два основных формата  бланков документов - А4 и А5 и два  варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Предпочтение отдают первому способу, т.к. угловой бланк позволяет экономно использовать площадь печатного листа.

Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.

Документы, составляемые от имени  двух и более организаций, оформляются без бланков.

Государственный стандарт Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организации, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

ГОСТ предусматривает следующий состав реквизитов документов:

01 - Государственный герб Российской  Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления или издания  документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

30 - идентификатор электронной копии  документа.

Бланки документов должны иметь  поля не менее: левое, нижнее и верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

При расположении реквизитов документа  используют восемь контрольных положений. Счет при этом ведется от границы левого поля листа.

0-е положение (граница левого поля)

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- место составления или издания  документа;

- дата документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- заголовок к тексту;

- текст (кроме начала абзацев);

- отметка о наличии приложения;

- наименование должности в реквизите  «подпись»;

- гриф согласования (кроме расшифровки  подписи);

- отметка о заверении копии  (кроме расшифровки подписи);

- отметка об исполнителе.

1-е положение (5 ударов от границы левого поля)

- начало абзацев в тексте (в  том числе и нумерованных).

2-е положение (16 ударов от границы левого поля)

- регистрационный номер документа;

- расшифровка подписи во втором  грифе согласования.

3-е положение (24 удара от границы левого поля)

- используют при составлении  таблиц.

4-е положение (32 удара от границы левого поля)

- адресат (каждый элемент реквизита  печатают на отдельной строке).

5-е положение (40 ударов от границы левого поля)

- гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи);

- гриф ограничения доступа к  документу;

- второй гриф согласования (кроме  расшифровки подписи).

6-е положение (48 ударов от границы левого поля)

- расшифровка подписи в реквизите  «подпись»;

- расшифровка подписи в грифе  утверждения;

- расшифровка, подписи во втором  грифе согласования.

7-е положение (56 ударов от границы левого поля)

- нумерационный заголовок в  таблице;

- слово «копия» при снятии копий с документов;

- код организации;

- код формы документа.

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Содержание  управленческих действий в документах передается через текст, который является основной частью документа. Текст документа может быть посвящен одному вопросу (в простых документах) или нескольким (в сложных документах). Информация, изложенная в тексте, должна быть достоверной и аргументированной. Ее излагают в краткой, убедительной и корректной форме.

Текст документов различных организаций  составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Все документы, направляемые в Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, обязательно пишут на русском языке.

Тексты  служебных документов могут оформляться  в виде анкеты (например, унифицированные  формы приказов), в виде таблицы (номенклатура дел), в виде связного текста (уставы, инструкции), в виде соединения этих структур (различные виды актов, другие документы).

Анкета - унифицированный текст, в котором представлена характеристика одного объекта по определенным признакам. Анкетные тексты можно применять в различных видах документов.

В основе унификации текстов лежит  метод выделения постоянной и переменной информации. В анкете постоянной информацией являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Наименования признаков выражаются существительными в именительном падеже. Наименование признаков характеризуемого объекта можно выражать и глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Таблица - унифицированный текст, содержащий словесную или цифровую информацию, которая характеризует несколько объектов по ряду признаков.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется  получить или отразить информацию по однотипным вопросам. Таблицы могут  иметь нумерационный и текстовой заголовок. Нумерационный заголовок пишут в правом верхнем углу над таблицей (от 7-го положения). Текстовой заголовок, отражающий содержание таблицы, который, центруется относительно самой таблицы.

Текст таблицы делится на графы по горизонтали  и на строки по вертикали. Заголовки и подзаголовки строк и граф таблицы формулируются в краткой форме и выражаются отдельным словом в именительном падеже или словосочетанием с опорным словом в именительном падеже и единственном числе. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Если  таблицу печатают на нескольких страницах, то графы таблицы нумеруются, а  на втором и последующих листах печатают только номера этих граф.

Табличные формы документов применяются  в бухгалтерских, плановых, финансовых документах. Их используют и при оформлении организационно-распорядительной документации. Часто таблицы используются в соединении со связным текстом. Например, в акте - в заключительной части текста, в приказах - в распорядительной части.

Связный текст - это последовательная, грамматически и логически согласованная, хорошо изложенная информация. Каждую законченную мысль текста выделяют в отдельный абзац. Абзацы (в том числе и нумерованные) печатают с красной строки (1-е положение).

Тон связного текста служебных документов должен быть нейтральным. Таким образом, оформляют тексты приказов, служебных писем, инструкций и других организационно-распорядительных документов. Структура текста может быть самой разнообразной. Документ может состоять из одной или более частей. Наиболее часто встречается текст, состоящий из двух частей, когда в первой части излагаются факты и события, послужившие причиной для составления документа, а во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, решения и т.п. Но тексты документов могут содержать и одну часть: приказы - распорядительную без констатирующей части, письма - просьбу без пояснения, докладные записки - констатацию фактов без выводов и предложений.

При разработке структурной схемы  сложных документов (уставов, правил, инструкций и т.п.) текст следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например:

1. - первый раздел.

1.1. - первый раздел, первый подраздел.

1.2.1. - первый раздел, второй подраздел,  первый пункт.

1.2.2.2. - первый раздел, второй подраздел,  второй пункт, второй подпункт.

Служебные документы, составленные на основании других документов, должны содержать в тексте ссылку на них (название этого документа, наименование организации, издавшей документ, дату документа, его индекс и заголовок) или иметь приписку «основание» с указанием названия документа, даты номера и заголовка к тексту. Например:

Основание: Приказ генерального директора ЗАО «Кварт» от 12.12.2003. № 43

Слово «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к нему текст  через один межстрочный интервал.

При выборе слов и терминов для  текста служебного документа следует руководствоваться следующими правилами:

1. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в котором оно употребляется в общелитературном языке.

2. Слова не должны иметь неопределенное, двоякое толкование или быть многозначными.

3. В тексте документов не употребляются  архаизмы и канцеляризмы. Следует избегать употребления неологизмов, терминов, профессионализмов, иностранных слов. При необходимости их употребления следует в скобках дать их объяснение.

4. В тексте служебных документов  встречаются довольно большое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому необходимо употреблять общепринятые сокращения или дать в скобках их расшифровку.

При построении словосочетаний следует  иметь в виду, что слова в  деловой речи часто употребляются только с ограниченной группой слов, поэтому важно в тексте делового документа правильно подбирать слова. Приведем несколько примеров сочетаний слов в деловой речи:

ДОГОВОР- аннулировать, заключить, нарушать, подписывать, продлевать, разрывать, расторгать, ратифицировать, соблюдать.

ПЛАН - выполнять, корректировать, намечать, осуществлять, перевыполнять, принимать, разрабатывать, составлять, срывать.

ПРИКАЗ - вносить изменения в, выполнять, давать, доводить до сведения, издавать, исполнять, нарушать, объявлять, отдавать, отменять, получать, разъяснять, требовать исполнения, уточнять.

При построении словосочетаний и выборе устойчивых оборотов необходимо учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловой речи, для которой характерно широкое употребление отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («в связи с тем, что»).

При построении предложений следует учитывать характерные черты синтаксиса управленческой документации. Наиболее распространенными являются односоставные предложения со сказуемым в качестве главного члена предложения, с которого, как правило, предложение начинается. Например. «Просим оказать помощь...». В двусоставном предложении преобладает прямой порядок слов, т.е. подлежащее предшествует сказуемому («Комиссия считает возможным...»). Для текстов документов характерно также преобладание пассивных конструкций над активными. Например: «УМО разработаны программы...», а не «УМО разработало программы...». Форма изложения текстов в служебных документам может быть разнообразной.

Управленческие  ситуации часто повторяются, поэтому  тексты для некоторых видов организационно-распорядительной документации унифицированы. Трафаретные, типовые тексты - это информационно емкие, ясные и убедительные тексты, которые получают широкое распространение в современном делопроизводстве.