MS Word мәтіндік редакторы

Алғашқы конвертті (конверттің негізгі құжатын) дайындау кезінде оған тұрақты мәтінді және бейнені қосуға болады. Бұл элементтер құйылу нәтижесінде алынған барлық конверттерде көрсетілетін болады. Мысалға, егер Word қосымшасының жалпы баптауында тұрақты кері мекен жай көрсетілмесе, онда осы элементтердің көмегімен конвертте кері мекен жайды немесе компанияның логотипін бейнелеуге болады.

Мазмұнды қосу

Курсорды қандай да бір мазмұнды орналастыратын жерге орналастырыңыз.

Кері мекен жайды қосу үшін (егер ол Word қосымшасының жалпы баптауына бұрын енгізілмеген болса),  кері мекен жай тұруға тиіс орынды конвертте тышқанмен шертіңіз. Бос жақтау бейнеленеді. Осы жақтауға  кері мекен жайды енгізіңіз.

Бейнені қосу үшін, кері мекен жай немесе тағайындау мекен жайы облысын шертіңіз, болмаса конверттің басқа кез-келген жерін екі рет шертіңіз. Содан кейін Енгізу қосымшасында, Түрлі – түсті жапсырма тобында Сурет белгісін басыңыз. Қажетті суретті табыңыз және оны екі рет шертіңіз. Егер суреттің өлшемін өзгерту қажет болса, онда оны бөліп алыңыз, SHIFT пернесін басыңыз және ұстап тұрыңыз, бір мезгілде өлшемді өзгертудің бұрыштық маркерін жылжытып отырыңыз. Бұрыштық маркерді жылжыту суреттің  үлестік қалпын бұзбайды.  Суретті орналастыру үшін, оны тышқанның оң батырмасымен шертіңіз, жанама мәзірден Мәтінді айналып ағу (Обтекание текстом) белгісін таңдаңыз, содан кейін мәтінді айналып ағу тәсілдерінің бірін таңдаңыз.

Өрістерді қосу

Алғашқы конвертте (конверттің негізгі құжатында) жеткізу мекен жайы облысында шертіңіз.

Жақтаудың шекаралары көрінеді.

Жіберулер қосымшасында Құжат жасау тобын және Өрістер қою командаларын пайдаланыңыз.

Келесі элементтердің кез келгенін қосыңыз.

Аты, мекен жайы және басқа да мәліметтері бар мекен жай блогы

Мекен жай блогын басыңыз.

Мекен жай блогын енгізу сұхбат терезесінде мекен жайдың қажетті элементтері мен олардың форматын таңдаңыз, содан кейін ОК басыңыз.

Егер Өрістерді таңдау сұхбат тересесі пайда болса, онда Word мекен жай блогы үшін сұралған белгілі біро деректерді таба алмағаны. (Сәйкестік жоқ) белгісінің жанындағы бағдар сызықты басыңыз және құйылуға арналған қажетті өріспен сәйкес келетін деректер көзі өрісін таңдаңыз.

Дербес өрістер

Дербес өрістерден деректер енгізуге болады, мысалға, сыйлық ұсынушылар тізімінен атын, телефон нөмірін немесе салым сомасын. Конверттің негізгі құжатына деректер файлынан өрісті жылдам енгізу үшін, Құйылу өрісін енгізу белгісінің жанындағы бағдар сызықты басыңыз, содан кейін осы өрістің атын шертіңіз.

Құжатқа жеке өрістерді енгізудің қосымша параметрлерін таңдау үшін, келесі әрекеттерді орындаңыз:

Почта қосымшасындағы Жазба және Өрістер қосу тобында  Құйылу өрісін енгізу командасын таңдаңыз.

Құйылу өрісін енгізу сұхбат терезесінде келесі әрекеттердің бірін орындаңыз:

Деректер көзі өрісімен автоматты түрде салыстырылған, мекен жайлар өрісін таңдау үшін, тіптен егер олардың аттары әртүрлі болса да, Мекен жайлар өрісін басыңыз.

Деректер файлының бағанынан кез келген уақытта деректерді тікелей алатын өрісті таңдау үшін, Деректер қоры өрісін басыңыз.

Өрістер өрісінде қажетті өрісті басыңыз.

Алдымен Енгізу, содан кейін Жабу белгілерін басыңыз.

Егер Өрістер таңдау сұхбат терезесі ашылса, онда бұл Word-тың өрісті қоюға арналған сұраныс туралы мәліметтерді таппағаны. (Сәйкестік жоқ) белгісінің жанындағы бағдар сызықты басыңыз және құйылуға арналған қажетті өріспен сәйкес келетін деректер көзі өрісін таңдаңыз.

Ескерту.    

ЕгерДеректер қоры өрісіндегі тізімнен өріс енгізіп, содан кейін бағанасында мұндай аты жоқ деректер қорына өтетін болсақ, Word бұл өрістен құйылу құжатына мәліметтер енгізе алмайды.

 Office Outlook түйісуіндегі тізімнен өріс. Негізгі құжатқа Outlook түйісунен өріс енгізудің бірден бір жолы — бұл Microsoft Office Outlook қосымшасынан құйылу үрдісін бастау. Ең алдымен  құйылу үрдісіне қажетті өрістерден түйісулер жиынтығын құру, содан кейін құйылуды орындау қажет. Қажетті параметрлерді  таңдап алғаннн\ан кейін құйылу үрдісін аяқтауға болатын Word автоматты түрде іске қосылады.

Тұтынушы өрістерін іске қосатын, түйісулер бейнелеуін баптау.

Outlook түйісулеріндегі , Ұсыну мәзірінде Ағымдағы ұсыныс белгісін тышқанмен көрсетіңіз, содан кейін Телефондар тізімін басыңыз.

Тышқанның оң жақ батырмасымен баған тақырыбын басыңыз және жанама мәзірден Өрістер таңдау белгісін таңдаңыз. Өрістер таңдау сұхбат терезесінің жоғарғы жағындағы тізімдегі бумадан Тұтынушы өрісін таңдаңыз. Сұхбат терезесіндегі  қажетті өрісті, бағандар тақырыбына алып келіңіз. Бағдарлаушы кішкентай қызыл сызық жаңа өрісті қайда орналастыруға болатындығына көмектеседі.

 
 Ескерту. Өрістер таңдау сұхбат терезесінің төменгі жағындағы Құру белгісін басу арқылы осы терезеге жаңа өрісті қосуға болады. Бұл бейнелеулерге  барлық тұқтынушы өрістерді қосуды аяқтап, Өрістер таңдау сұхбат терезесін жабыңыз.

Құйылуға қосуға болмайтын өрісті жою үшін, Outlook телефондар тізімі бейнеленетін баған тақырыбында осы өріс атын басыңыз, және оны баған тақырыбының сыртына шығарыңыз. Сервис мәзірінде Құйылуды таңдаңыз. Егер дербес түйісулер бөлініп шықса, онда оларды құйылуға қосу үшін, Тек таңдамалы түйісулерді шертіңіз. Егер құйылу кезіндегі барлық түйісулерді пайдалану керек болса, онда ағымдағы  ұсынылған терезедегі Барлық түйісулерді шертіңіз. Егер телефондар тізімінің көрінісі құйылу кезінде қолданылатын өрістермен бірге берілетін болса, онда ағымдағы терезеде Түйісулер өрісін шертіңіз. Құйылу кезінде түйісулердің барлық өрісін пайдалану үшін, түйісулердің Барлық өрістерін шертіңіз.

Құйылуға арналған негізгі жаңа құжат жасау үшін, Жаңа құжатты шертңіз. Қолда бар негізгі құжатты таңдау үшін, Қолда бар құжат, содан кейін Шолуды шертіңіз. Қайта пайдалану үшін өріс пен түйісулерді сақтау үшін, Тұрақты файл жалаушасын орнатыңыз, содан кейін Шолуды басыңыз және файлды сақтап қойыңыз. Деректе үтірмен бөлінген Word құжатында сақталады. Конверттерді таңдаңыз. ОК басыңыз. Word қосымшасында құжат ашыса, онда Жіберулер қосымшасындағы Құжат құру және Өріс енгізу белгілерінде Құйылу өрісін енгізіңіз белгісінің жанындағы бағыттауыш сызықты басыңыз, содан кейін конверттің негізгі құжатына енгізуге керек блатын өрісті шертіңіз. Ескерту: Құйылу өрістерінің белгілерін («« »») қолмен немесе Енгізу мәзіріндегі Символ командасының көмегімен енгізу мүмкін емес. Олар тек құйылу үрдісі кезінде ғана пайда болады. Егер құйылу өрісі фигуралы жақшалармен қоршалған болса, мысалға, {MERGEFIELD Қала}, онда бұл Word-тың өрістердегі деректермен бірге өрістер кодын көрсеткендігінің белгісі (Өрістер коды. Деректер көзіндегі көрсетілген мәліметтер бейнеленетін орынды көрсететін мәтіндік толтырушы; өрістің нәтижесін түрлендіретін элементтер. Өрістер коды өрістер белгісінен, өрістер типінен және нұсқаулардан тұрады) (Өрістер маңызы. Өрістің құрамына енетін, Microsoft Word бағдарламасымен орындалған нұсқаулар нәтижесінде құжатқа енгізілетін мәтін немесе графикалық нысандар. Құжат баспаға шығарылғанда немесе өрістер коды жасырын болғанда құжатта өрістер кодының орнына өрістер мәні бейнеленеді.). Бұл құйылу үрдісіне әсер етпейді, бірақ өрісте қойылған деректерді көру қажет болса, онда тышқанның оң батырмасымен өріс кодын шертіңіз және жанама мәзірден Кодтар/өрістер мәні белгілерін таңдаңыз.

Құйылу деректерін форматтау. Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel сияқты деректер қоры мен электрондық кестелерді өңдеу бағдарламалары, енгізілгендерді  мәліметтер ұяшығында  өңделмеген деректер түрінде сақтайды. Access пен Excelде қолданылатын форматтау, мысалға, шрифтер мен түс, өңделмеген деректермен бірге сақталмайды. Деректер файлындағы мәліметтердің Word-тың негізгі құжаттарымен бірге құйылуы кезінде форматталмаған өңделмеген деректер пайда болады. Құжаттағы деректерді форматтау үшін, құйылу өрісін таңдаңыз және оны кәдімгі мәті сияқты форматтаңыз. Өріс қоршалған тырнақша –шеврондардың (« ») бөліп алынғандығына көз жеткізіңіз. Алдын ала көру және құйылудың аяқталуы.

Бастапқы конвертке (конверттің негізгі құжаты) өрістерді қосқаннан кейін құйылу нәтижелерін алдын ала көруге болады. Егералдын ала көру қанағаттанарлық болса, құйылуды аяқтауға болады. Құйылу нәтижелерін алдын ала көру. Құйылуды аяқтамас бұрын конверттерді алдын ала көруге және оған өзгерістер енгізуге болады.

 Алдын ала көруді  орындау үшін, Жіберулер қосымшасындағы  Нәтижелерді көру тобында келесі  әрекеттердің кез келгенін орындаңыз:

Нәтижелерді көруді шертіңіз. Нәтижелерді көру тобында Келесі жазба және Алдыңғы жазба пернелерін біртіндеп баса отырып конвертті парақтаңыз. Нақты құжатты көру үшін Алушыны табыңыз белгісін басыңыз. 

Ескерту.    Жіберулер қосымшасындағы, Құйылуды бастау тобында Алушылар тізімін өзгерту түймешесін басыңыз. Тізімді таңдау немесе тізімге енгізуге қажет емес алушыларды алып тастауды орындауға болатын, Құйылуды алушылар сұхбат терезесі ашылады.

 

Құйылуды аяқтау

Конверттерді баспаға шығаруға немесе олардың әрқайсысын жеке-жеке өзгертуге болады. Барлық конверттерді немес тек олардың белгілі бір бөліктерін ғана өзгертуге немесе баспаға шығаруға болады.

Конверттерді баспаға шығару.

 Аяқтау тобындағы Почта  қосымшасында Аяқтау және біріктіру  пунктін таңдаңыз, содан кейін  Құжаттарды басуды шертіңіз.

Конверттердің барлық жиынтығын, қазіргі кезде көрініп тұрған конверттерді ғана, немесе жазбадағы нөмірмен анықталған ішкі жиынды ғана баспаға шығару керек екендігін таңдап алыңыз. Жеке конверттердің  өзгеруі. Аяқтау тобындағы Почта қосымшасында Аяқтау және біріктіру пунктін таңдаңыз, содан кейін Жеке құжаттарды өзгертуді шертіңіз.

Конверттердің барлық жиынтығын, қазіргі кезде көрініп тұрған конверттерді ғана, немесе жазбадағы нөмірмен анықталған ішкі жиынды ғана түзету қажеттігін таңдаңыз. Word түзетілетін конверттердің көшірмесін әрбір конверт жеке беттерде орналасатындай бір файлға сақтайды.

Конверттердің негізгі құжаттарының сақталуы. Конверттердің алғашқыда жасалынған құжаттардан (конверттердің негізгі құжаты) жеке сақталатынын ұмытпаңыз. Негізгі құжатты сақтаудың, құйылудың басқа үрдісінде оларды кейінірек пайдалануда  маңызы бар. Негізгі құжатты сақтау кезінде оның деректер файлымен бірігуі де сақталады. Алдағы уақытта конверттердің негізгі құжатын ашу кезінде, деректер файлындағы деректерді негізгі құжатқа қайта енгізу қажет пе деген таңдау ұсынылады.  Егер Ия дегенді таңдасаңыз, ашылған құжат алғашқы жазбаның мәліметтерін көрсетеді. Егер Жоқ дегенді таңдасаңыз, онда негізгі құжат пен деректер файлының арасындағы бірігу тоқтайды. Конверттің негізгі құжаты Word –тың негізгі құжаты болып қалады. Өрістер алғашқы жазбаның бірегей деректерімен ауыстырылады.

Әртүрлі нұсқадағы құжаттарға оларды ескі форматта сақтау жолымен енудің жалпы түрі

Word қосымшасының жаңа нұсқасында жасалынған құжатты файлдың ескі форматында қалай сақтауға болады. Егер алушыда Office 2000 қосымшасына арналған жаңартудың барлық қапшықтары орнатылғандығына сенімсіз болсаңыз, құжатты жіберу алдында оны ескі форматта сақтау қажет.  Microsoft Office пернесін басыңыз және ашылған мәзірдегі Қалай сақтау командасының соңындағы бағдар сызыққа ауысыңыз.  Нұсқалар тізімінен формат Word 97-2003 таңдаңыз. Ескі форматта құжаттың кейбір қасиеттері жоғалғандығы немесе өзгергендігі жөнінде ескертпелер шығуы мүмкін. Мысалға, құжатта жаңа типтегі диаграмма болса, бұл диаграмманың өзгермейтін нысанға айналғандығы жөнінде ескерту берілуі мүмкін. Сол себептен, басқа пайдаланушы бұл диаграмманы көруі мүмкін, бірақ оған өзгерістер енгізе алмайды, өйткені Word қосымшасының ескі нұсқасы диаграмманың жаңа типімен жұмыс істей алмайды. Microsoft Office пернесін басыңыз және Word параметрлері пунктін таңдаңыз, Сақтау пунктін таңдаңыз. Әрбір 12 минут сайын Автосақтау жалаушасын орнатыңыз. Минут тізімінде қосымшаның пайдаланушы деректері мен күйін қандай жиілікте сақтап тұруы қажет екендігін  таңдаңыз. Microsoft Office-те Word қосымшадағы ашық файлдар нұсқасын  автоматты түрде қайда сақтауға болатындығы туралы орынды (өрісте көрсетілген Автоқайтаорнатуға арналған деректер каталогы) өзгертуі мүмкін. Стандартты блоктардың пайдаланылуы Стандартты блоктар туралы Стандартты блоктарды жиі қолданылатын мәтіндер мен графикалық нысандарды сақтау үшін пайдалануға болады. Бұл хаттардың, келісім шарттардың, келісімдердің, жіберулер тізімінің, мекен жайлардың және т.б. стандартты фразалары болуы мүмкін. Блок сол сияқты сақталынған деректердің (шрифтің, азат жолдың, шекараларды және т.б. параметрлері) безендірілу параметрлерін сақтай алады     Word 2007-де реттелген стандартты блоктар бар. Реттелген блоктар колонтитулдерді құруға, беттердің нөмірлерін қоюға, жазуларды, титульді беттерді, кестелерді және формулаларды қосуға арналған. Олар әдетте белгілі бір мәтінді құрамайды, тек пайдаланушының толтыруына арналады. Блоктарды өз еркімен құруға және оларды блоктардың арнайы коллекцияларында және құжат шаблонында сақтауға болады. Блокты құжат жасау кезінде арнайы графикалық нысан – жазбалар ретінде, тікелей мәтінге, колонтитулға немесе бетке қою арқылы пайдалануға болады. Әрбір блоктың өзіндік атауы болады, бұл қажетті мазмұнды табуға көмектеседі.    Word 2007-нің стандартты блоктары Word-тың алдыңғы нұсқаларында пайдаланылып жүрген автомәтін элементтерінің өзіндік ұқсас бейнесі болып табылады. Мұнымен қатар, «автомәтін» термині кейбір жағдайда  Word 2007-мен жұмыс істеу кезінде де пайдаланылады. Мысалға, құжатқа стандартты блокты енгізгеннен кейін, әрекеттерді болдырмау тізімінде «автомәтінді қосу» белгісі көрсетіледі.

Стандартты блокты құру

1. Бірнеше рет пайдалануға болатын стандартты блок түрінде сақтауды талап ететін құжаттың ( мәтін, кесте, графикалық нысан) фрагментін таңдаңыз.
2. Мәтін торбындағы Енгізу қосымшасында Экспресс-блоктар түймешесін басыңыз және пайда болған мәзірден Бөлінген фрагментті экспресс-блоктар галареясында сақтау командасын таңдаңыз.  

3. Немесе Alt + F3 пернелер комбинациясын басыңыз. Жаңа стандартты блок құру сұхбат терезесінде қажетті параметрлерді таңдаңыз және енгізіңіз. 

4. Аты өрісінде стандартты блоктың атауын (атын) енгізіңіз. Блоктың аты өзі сақталатын жиындар шеңберіне сиятындай бірегей болуы қажет. 
5. Ашылған Коллекция тізімінен стандартты блок сақталатын коллекцияны таңдаңыз. Коллекцияны таңдау құжат құру кезіндегі блоктарды енгізу тәртібін анықтайды. Құжат мәтініне тікелей енгізілетін блоктар үшін Экспресс-блоктар коллекциясын таңдау өте тиімді. Сонымен қатар Экспресс-блоктар коллекциясы Экспресс-блоктар түймешесінің мәзірінде тізім түрінде көрінеді.
6. Ашылған Категория тізімінен блоктың категориясын таңдаңыз. Категорияны таңдау Енгізу қосымшасының Мәтін тобындағы Экспресс-блоктар түймешесінің мәзіріндегі блоктың жағдайын анықтайды.
7. Сипаттама (Описание) өрісіне құрылған блокқа нақты сипаттама беретін еркін мәтін енгізуге болады. Бұл сипаттама блокты таңдау кезінде қалқып шығатын сыбыр сөз ретінде беріледі. Өрісті толтырмауға да болады.
8. Ашылған Сақтау тізімінде блок сақталатын  шаблон атын таңдаңыз.
9. Ашылған Параметрлер тізімінде стандартты блок  жеке бетке орналасуы үшін Мазмұнды осы бетке енгізіңіз белгісін таңдаңыз. Мазмұн басқа азат жолдың бөлігі болып кетпеу үшін, тіпті курсор азат жолдың ортасында тұрса да, Мазмұнды осы азат жолға қойыңыз белгісін таңдаңыз. Басқа мазмұндағы мәтін үшін Тек қана мазмұнды енгізіңіз параметрі пайдаланылады

Жаңа стандартты блокты құрғаннан немесе олардың параметрлерін өзгерткеннен кейін  Word 2007 –де жұмысты аяқтау кезінде өзгертулерді сақтаңыз деген сұраныс шығуы мүмкін. Ия түймесін басыңыз.

Құжатқа стандартты блокты енгізу

1. Курсорды құжатқа стандартты блокты енгізу орнына орналастырыңыз.
2. Мәтін тобындағы Енгізу қосымшасында  Экспресс-блоктар түймесін шертіңіз.
3. Экспресс-блоктар коллекциясынан стандартты блокты енгізу үшін, тізімнен сол блокты табыңыз және сол жерде тышқанды шертіңіз.