MS Word мәтіндік редакторы

1. Кез келген құжатта мәтінді, кестені немесе суретті бөліп алыңыз.
2. Office батырмасын басыңыз және пайда болған мәзірден Word параметрлері пунктін бөліп алыңыз. Дұрыс жазу ережесін таңдаңыз, ал содан кейін Автоауысу параметрлері батырмасын басыңыз.
3. Автоауысу терезесіндегі Автоауысу қосымша бетіндегі өрісте бөліп алынған мәтін бейнеленеді. Ауыстыру өрісінде енгізу кезінде бөлініп алынған мәтінмен ауысатын, сәйкес белгілерді енгізіңіз. Белгілердің бұл жиынтығы қандай да бір бұрыннан бар сөз немесе аббревиатура болмау керек, ондай жағдайда бұл сөз немесе аббревиатура енгізу кезінде автоматты түрде ауысып кетеді.
4. Қосу (Добавить) батырмасын басыңыз.

Автоауысу жұмыс істеу үшін, автоауысу белгілерін енгізіңіз және пернетақтада Бос орын немесе Enter батырмасын басыңыз. Белгілер автоматты түрде автоауысу элементімен ауысады. Автоауысу элементі өзі құрылған компьютердегі Microsoft Office-тің нақты нұсқасында сақталады. Ол Microsoft Office-тің барлық қосымшалары үшін қол жетімді.

Автоауысу элементінің өлшемі шектеулі емес. Ол өзіне тек қана мәтінді емес, кестелерді, суреттерді, арнайы белгілерді және т.б. енгізе алады.

Автоауысу элементін жою

Автоауысудың қате құрылған элементін жоюға болады.

1. Office батырмасын басыңыз,  пайда болған мәзірден Word параметрлері пунктін таңдаңыз.

 Дұрыс жазу ережесін таңдаңыз, ал содан кейін Автоауысу параметрлері батырмасын басыңыз. Автоауысу терезесіндегі Автоауысу қосымша бетіндегі ауыстыру өрісінде автоауысудың жойылатын элементіне сәйкес белгілерді енгізіңіз.

Жою батырмасын басыңыз.

Автоауысу элементін жоюды болдырмау мүмкін емес.

Арнайы белгілерді қою

Мәтінді енгізіу кезінде пернетақтада жоқ белгілерді жиі қолдануға тура келеді. Бұл қандай да бір математикалық белгілер, мысалға , ; грек алфавитінің әріптері, мысалға, , әріп үстінде белгілері бар латын әріптері, мысалға, ñ ö è š , немесе жай ғана белгі - суреттер, мысалға, болуы мүмкін.

1. Енгізуқосымшасындағы Символдар) тобында Символ батырмасын шертіңіз. Қажетті символды шертіңіз. Егер ашылған тізімде қажетті символ жоқ болса, Басқа символдар командасын таңдаңыз.

2. Символ терезесіндегі Символдар қосымшасында ашылған Шрифт тізімінен символдар шрифтін таңдаңыз.
3. Қажетті символдың бейнесінде тышқанның сол жақ батырмасымен екі рет шертіңіз. Сол сияқты қажетті символдың бейнесін бөліп алып, содан соң Енгізу батырмасын басуға болады.

Бірнеше символдарды енгізуге болады. Символ терезесін жаппай, құжатта бағыттауышты басқа жерге ауыстырыңыз, және символдар енгізуді жалғастырыңыз. Жұмысты аяқтау үшін Жабу немесе Болдырмау батырмасын немесе Esc пернесін басыңыз.

Жұмыс ыңғайлы болу үшін Символ терезесінің өлшемін өзгертуге болады.  Тышқанның сілтемесін терезенің кез келген шекарасына алып келіңіз және ол екі жақты бағытты сызыққа айналған кезде, қажетті өлшемді алғанша шекараны жылжытыңыз.

Ертеректе пайдаланылған арнайы символдарды қайтадан тез енгізуге болады, себебі олар Символ батырмасының тізіміне автоматты түрде орналасады. Математикалық символдар көбінесе Symbol шрифтісінің құрамында болады. Шрифт (кәдімгі мәтін) арнайы үлгідегі латын және кириллица әріптерінен, иврит, араб және грек тілдерінің әріптерінен, кейбір ақшалық символдардан және көптеген басқа символдардан тұрады. Webdings, Wingdings, Wingdings2, Wingdings3 шрифтерінің құрамында  әртүрлі символ-бағыттауыш сызықтар, символ-суреттер және т.б. бар.

 

Ерекше орынды  Arial Unicode MS шрифті алады. Әрбір символды көрсету үшін бірден артық байтты пайдалана отырып, бұл шрифт символдардың бір ғана жиынтығы арқылы әлемнің барлық тілін нақты көрсетуге мүмкіндік  береді.

Жиі пайдаланылатын символдарды енгізу үшін автоауысу элементін құруға болады.

Автоауысу элементін құру үшін  Символ терезесінде символ бейнесін бөліп алыңыз және Автоауысу батырмасын басыңыз. Содан кейін Автоауысу терезесіндегі Ауысу өрісінде мәтінді енгізу кезінде таңдап алынған символмен ауысатын, сәйкес символдарды енгізіңіз, және бастапқыда Қосу батырмасын, содан кейін ОК батырмасын басыңыз.

Ендігі жерде мәтінді енгізу кезінде алдын ала анықталған әріп үйлесімділігін  енгізу және бос орын қою жеткілікті, бұдан кейін әріп үйлесімділігі сәйес символмен ауысады.

Кері мекен жайды баптау

Word-ты іске қосыңыз. Microsoft Office батырмасы белгісін шертіңіз, ал содан кейін Word параметрлері пунктін таңдаңыз.  Қосмша белгісін басыңыз. Төмен айналдырыңыз және Жалпы бөліміндегі Почталық мекен жай өрісінде кері мекен жайды енгізіңіз. Word бдұл мекен жайды сақтап қояды, және құжатқа кері мекен жай қажет болған жағдайда үнемі пайдалануға болады. ОК –ді басыңыз.

Принтердің параметрлерін тексеру.

Конверттер топтамасын принтерде бірден баспаға шығармас бұрын, принтер параметрлерінің дұрыс қойылғандығына көз жеткізіңіз.

Почта қосымшасындағы Құру тобында Конверттер пунктін таңдаңыз. 

 

Параметрлер белгісін басыңыз, содан кейін Конверт параметрлері қосымшасын басыңыз. 

Конверт өлшемінің өлшемдер өрісінде конверттер өлшемімен сәйкес келетін өлшемді басыңыз. Егер келтірілген өлшемдердің бір де біреуі конверт өлшемімен сәйкес келмесе, тізімді аяғына дейін төмен айналдырыңыз да, Басқа өлшем батырмасын шертіңіз, содан кейін Ені және Биіктігі өрісінен конверттің қажетті өлшемін енгізіңіз. Баспа параметрлері қосымшасын басыңыз.

Принтердің драйвері Word-қа конвертті қандай жолмен принтерге жүктеуге болатындығы жөнінде мәліметтер жібереді. Бұл мәліметтер Баспа параметрлері қосымшасының Конверт параметрлері сұхбат терезесінде бейнеленеді.

Берілу әдісі конверт жағдайын (оң жағынан, ортасынан, сол жағынан), сол сияқты ол принтерге кең немесе тар жағымен берілетіндігін анықтайды.

Конверттің бет жағы жоғары немесе төмен қарап берілуі мүмкін. Бет жағы – бұл мекен жай баспаға шығатын жағы.

Егер конверт тар жағымен берілсе, онда мәтін бет жағына төңкерілген күйде басылып қалмауы үшін,

оны аударуға тура келеді. Төменде принтерге жоғарыда көрсетілген, сұхбат терезесіндегі баптаумен сәйкес келетін, оң жағынан, бет жағымен төмен, клапанымен жоғары, тар жағымен алға қараған түрде берілген конверт көрсетілген.

Бұл бейне Microsoft Office Online веб-түйініндегі Оқыту бөлімінен алынған.

Конвертті принтерге сұхбат терезесінде көрсетілгендей қойыңыз. ОК басыңыз.

Қандай да бір сынақталушы мәтінді Алушы мекен жайы өрісіне енгізіңіз және Баспа белгісін шертіңіз. Конверт баспаға жіберіледі. Конверттің дұрыс басылғанын тексеріңіз.

Егер конверт дұрыс басылмаса, онда келесі әрекеттердің бірін орындаңыз. Егер конвертті принтерге қалай қою жөнінде нұсқау бар болса, онда анықтамалыққа жүгініңіз.

Принтердің драйверін жаңалаңыз. 

Баспа параметрлері қосымшасындағы Конверт параметрлері сұхбат терезесіне оралыңыз және баспа параметрлерін өзгертіңіз. Конвертті тағы да баспаға шығарыңыз. Осы әрекетті қажетті нәтижені беретін, сәйкес келетін баспа параметрлерін тапқанша жалғастырыңыз.

Сынақты конверт дұрыс басылып шыққаннан кейін, осы мәндерді қайта шығарып алу үшін, Баспа параметрлері қосымшасындағы Конверт параметрлері сұхбат терезесінде параметр мәндерін жазып қойыңыз.

Конверттің негізгі құжатымен жұмысты жалғастыру

Word-ты іске қосыңыз. Үнсіз  келісім бойынша бос құжат  ашылады. Оны ашық күйінде қалдырыңыз.  Егер оны жауып тастаса, онда  келесі қадамда жазылған командалар  қол жетімсіз болып қалады.

Почта қосымшасындағы Құйылу (Слияние) тобында Құйылуды бастау командасын таңдаңыз.

Конверттер белгісін басыңыз. Конверт параметрлері сұхбат терезесінде Конверт параметрлері қосымшасын басыңыз, содан кейін Конверт өлшемі өлшемдер өрісінде қолда бар конверттер өлшеміне сәйкес келетін өлшемді таңдаңыз.

Егер келтірілген өлшемдердің бір де біреуі конверт өлшемімен сәйкес келмесе, тізімді аяғына дейін төмен айналдырыңыз да, Стандартты емес өлшем пунктін таңдаңыз, содан кейін Ені және Биіктігі өрісінен конверттің қажетті өлшемін енгізіңіз.

Алушы мекен жайы және Кері мекен жай бөлімдерінде форматтаудың кез келген қажетті өзгерістерін жасаңыз. Форматтаудың бұл параметрлерін қолданудың нәтижесін осы сұхбат терезесінің Үлгі бөлімінен көруге болады. 

Егер баспаны баптауды тексеру оларды өзгерту керек екендігін көрсетсе, онда Баспа параметрлері қосымшасын басыңыз және қажетті өзгерістерді енгізіңіз. 

Ақыр соңында ОК басыңыз. Word бетінде конверттің көрсетілген өлшемдрі бар құжат жасайды. Егер  Word-та кері мекен жайдың баптауы бар болса, онда бұл кері мекен жай осы беттегі жақтауда (рамкада) бейнеленеді. Басқа бос жақтау жеткізу мекен жайымен толтырылады. Жақтау шекарасын көру үшін, конверт денесіндегі алушының мекен жайы бейнеленетін жерді тышқанмен шертіңіз.  Құйылудың қайта басталуы. Құйылу бойынша жұмысты тоқтату қажет болған жағдайда конверттің негізгі құжатын сақтап қойып, кейінірек құйылуды қайта бастауға болады.  Word деректер көзін және өрістер мәліметін сақтайды. Егер Құйылудың тапсырмалар облысын пайдалансақ, онда құйылудың жаңаруы кезінде Word тапсырмалар облысының үзілген жеріне қайта оралады. Құйылуды қайта бастау үшін құжат ашыңыз.

Word SQL командасының орындауына жіберілетін, құжат ашуды растауды ұсынады. Құжат деректер көзімен біріктірілетіндіктен, және одан деректерді алуға болатындықтан, Иә белгісін басыңыз. Егер құжаттың деректер көзімен біріктірілуі қарастырылмаған болса, онда деректерге санкцияланбаған кездейсоқ еніп кетуді жою үшін, Жоқ белгісін басыңыз. 

Барлық қойылған өрістерімен бірге құжат мәтіні көрінеді. Жіберулер (Рассылки) қосымшасын басыңыз және жұмысты қайта бастаңыз.

Мекен жайлардың тізіміне конверттердің қосылуы.

Конверттерге мәліметтерді енгізу үшін, кейде деректер көзі немесе деректер файлы деп аталатын, мекен жайлар тізіміне конверттерді қосу қажет. Егер деректер файлы әлі жоқ болса, онда құйылу үрдісінде оны құруға болады.

Деректер файлын таңдау

Құйылу тобындағы Почта қосымшасында Алушыларды таңдау командасын таңдаңыз.

Келесі әрекеттердің біреуін орындаңыз.

Деректер файлындағы бағандар деректер категориясын көрсетеді. Конвертке  қосылатын өрістер осы категориялардың орналасқан жерін көрсетеді.

Деректер файлындағы жолдар деректер жазбаларын көрсетеді. Құйылу кезінде Word әрбір жазба үшін жеке конверт жасайды.

Деректер өрісін алғашқы дайындалған конвертке (конверттің негізгі құжаты) орналстыру, осы өрістің орнына белгілі бір категорияның деректерін орналастыру қажеттігін көрсетеді, мысалға, көшенің атын немесе аталуын және үй нөмірін

 

Ескерту.  Конверттің негізгі құжатына өрісті енгізу кезінде өрістің аты әрдайым тырнақша –шевронға (« ») алынады. Дайын конверттерде бұл тырнақшалар басылмайды. Олар негізгі құжатта құйылу өрісін кәдімгі мәтіннен ажыратуға ғана мүмкіндік береді.

Құйылу кезінде қандай жағдай болады.

Құйылу кезінде деректер файлының бірінші жолындағы деректер бірінші конвертке орналасады. Деректер файлының екінші жолындағы деректер екінші конвертке орналасады, және ары қарай жалғаса береді.

Өрістермен жұмыс: мысалдар

Конверттегі өріс ретінде деректер файлындағы бағанның кез келген тақырыбын пайдалануға болады. Бұл конвертте бейнеленген деректер құрылымын түрлендіруге мүмкіндік береді. Айталық, бюллетень жаздырып алушылардың мекен жайларының тізімі бар болсын, онда «Аяқталу мерзімі» бағанында жазылу мерзімінің қашан бітетіндігін көрсететін күн жазылсын. Егер конверттің негізгі құжатына «Аяқталу мерзімі» өрісін орналастырсақ, онда жазылушылар алынған конверттен өздерінің жазылу мерзімі қашан аяқталатындығын көреді.

Пунктуация белгілерінің көмегімен өрісті біріктіруге және бөлуге болады. Мысалға, кәдімгі мекен жайды дайындау үшін, конверттің негізгі құжатында өрісті келесі жағдайда орналастыруға болады:

«Тегі» «Аты» «Әкесінің аты»

«Көше», «Үй», «Пәтер»

«Елді мекен», «Облыс», «Индекс» 

Жиі қолданылатын құрылымдар үшін, мысалға, мекен жайлар мен құттықтаулар үшін, Word бірнеше өрісті біртұтас өріске топтауға мүмкіндік береді. Мысалға, «Толық мекен жай» өрісі бірнеше өрістен, оның ішінде индекс, елді мекен, көше атауы, үй мен пәтер нөмірі, тегі және инициалдарынан тұрады.

 

Бұл құрама өрістердің мазмұнын баптауға болады. Мысалға, мекен жайда ресми атты (Иванов мырза) пайдалануға болады. Құттықтауларда «Құрметті» сөзін алып тастауға болады.

Құйылу өрістерін деректер файлымен салыстыру

Мекен жайдың әрбір элементіне Word деректер файлында сәйкес баған таба алатындығына сенімді болу үшін,  Word –та құйылу өрісін деректер файлындағы бағандармен салыстыруға болады.

Өрісті салыстыру үшін Құжат құру тобындағы Өрістер таңдау батырмасын  және Жіберулер қосымшасында  Өрістер енгізу батырмасын басыңыз.

 

Өрістер таңдау сұхбат терезесі ашылады.

Сол жағында мекен жай элементтері орналасады. Оң жағында деректер файлының бағандар тақырыбы орналасады.

Word әрбір элементке сәйкес келетін бағандарды іздейді. Түрлі - түсті жапсырмада Word-тың деректер файлындағы Тегі бағанын құйылу өрісінің Тегімен автоматты түрде салыстырғаны көрсетілген. Алайда басқа элементтерді, мысалға, Аты, салыстыру мүмкін болмады.

Оң жақтағы тізімнен  сол жақта орналасқан элементке сәйкес келетін деректер файлының бағанын таңдап алуға болады. Енді Аты бағанының Аты өрісіне сәйкес келетіні түрлі – түсті жапсырмада көрсетілген. Аудару, Бірегей код және Әкесінің аты өрістеріне сәйкестік болмауының ешқандай маңызы жоқ. Деректер құйылуы конвертін құру кезінде барлық өрістерді пайдалану міндетті емес.  Деректер файлымен сәйкестігі жоқ өрістерді қосу кезінде олар ақөырғы құжатта бос өрістер түрінде көрсетіледі – әдетте бұл бос жол немесе жасырын өріс.

Ақпараттарды енгізу және өрістер қосу