Электронный документооборот

Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны  номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с  установленными сроками хранения, и  реестр источников ключевой информации.

Для регламентации работы с конфиденциальной информацией  был создан перечень сведений, относящихся  к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию  ЭЦП.    

     Отдельно были внесены  добавления и корректировки в  должностные инструкции сотрудников. 

 

                2.1Защищенность электронного документооборота

 

Защищенность ЭД – это самый  волнующий вопрос для организации  в целом.  В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое  внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной  электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального  типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Таким образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

• специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;
• универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
• мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
• рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет  свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку наша организация  имеет достаточно сложную структуру  корпоративного документооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом  передается в кодированном виде. При получении закодированного  документа, получатель, в компетенцию  которого входит изучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с  документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами  осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. 

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей  в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность  ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также  имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный  с ним список пользователей, имеющих  право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой  системе ограничений электронный  докуменооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

 

2.2Работа с внешней и исходящей документацией

В настоящий момент считается  практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть  документов сохраняет бумажную форму  существования. Неизбежно сосуществование  бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых  информационных технологий. Поэтому  важно продумать оптимальные  процессы документооборота для новых  категорий документов с учетом использования  элементов электронного документооборота. 

Для работы с полученной или исходящей документацией  в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы  этих документов.  Существуют несколько  способов решения данной задачи в  зависимости от носителя документа. При поступлении документов в  печатном виде (телеграммы, письма, извещения  и так далее)  одним из  таких  способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при  больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного  документа в электронную форму  является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. 

После ввода электронного образа документа в корпоративную  систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем  архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.

Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается  и передается в бумажном виде посредством  различных средств коммуникации. Интеграция «Евфрат-Документооборот» с электронной почтой позволяет  также отправить документы по электронной почте как в головную организацию, так и другим внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ, что значительно ускоряет и упрощает процесс отправки большого количества документации. Исходящий документ после его отправки помещается на оперативное архивное хранение с указанием в регистрационной карточке номера дела по номенклатуре дел подразделения, к которому относится данный документ.

Таким образом, автоматизированная система  «Евфрат-Документооборот» помогает создать  единое пространство управления филиальной структурой и осуществлять сквозной контроль за исполнением заданий, выданых филиалам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования  компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области  программных продуктов или архитектуры  систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации  рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень  трудно представить современный  офис не только без компьютера, но и  без специальных программ, позволяющих  автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний  день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует  основным требованиям российского  делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного  программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности  функционирования и настройки того или иного ПО.

Таким образом, спрос на такие  программы быстро увеличивается, и  благодаря этому производители  создают все более и более  совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые  промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению  В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления.

 

     БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 191 с.
2. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
3. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.
4. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–75.
5. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. – 289 с.
6. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 1999. – 38 с.
7. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства «СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. – 2006. – №8. – С.20.
8. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: Инфа-М, 2001. – 356 с.
9. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе /  С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
10. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
11. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 1999. – №2. – С.17–26.