Электронный документооборот

 

Рис. 5.3 Внедрение СЭД в компаниях с различной численностью

 

 Доля компаний и организаций, внедривших промышленные СЭД, сравнительно не велика. При этом резервы роста рынка – это не только увеличение этой доли, но и расширение масштабов проектов в компаниях, уже внедривших СЭД.

 В целом в России отмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.

 Растет интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые можно только с помощью таких платформ. Аналитики DSS Consulting отмечают, что наибольшее число внедрений в России в сегменте систем делопроизводства наблюдалось у компаний, внедряющих систему «Дело». В сегменте систем управления электронным документооборотом доминировала система DocsVision, а среди продуктов группы «система-надстройка на платформе/конструктор» - решения на базе Documentum.

 

Рис. 5.4 Внедрение СЭД разного класса в России

 

 Если рассматривать игроков с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Многие игроки рынка отмечают, что ситуация с организацией электронного документооборота в России достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

 Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение СЭД.

Традиционно эксперты связывали  недостаточно быстрое развитие российского  рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. Нельзя сказать, что к сегодняшнему моменту ситуация с ЭЦП вышла из этого тупика. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов.[5]

 

 

Заключение

 

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7 % ежегодно, а электронных – на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, накопленные  бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в следствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование  корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. Корпоративно-информационный портал является еще одной технологией консолидации информационных систем: если система электронного управления документами консолидирует все документоориентированные информационные системы, то портал накрывает «зонтиком» все бизнес-приложения организации, включая СЭУД.

Современные порталы  позволяют организовать доступ к  корпоративным ресурсам не только с подключенных к интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное – у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

автоматизация делопроизводство электронный документ

 

Список литературы

 

1. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В.Печникова. М.: ЭМОС, 1999. 208с.
2. Чего нет в документах, того нет на свете.

URL: http://www.documoborot.ru/ (дата обращения 03.11.10).

3. Электронные системы документооборота.

URL: http://doc-system.ru/index.php (дата обращения 14.11.10).

4. А. Пахчанян, Д. Романов / Системы электронного документооборота.

URL: http://www.dvgu.ru/meteo/intra/ElectronDocument.htm (дата обращения 14.11.10).

5. Корпоративный сектор увеличивает инвестиции в электронный документооборот.

URL: http://www.interface.ru (дата обращения 19.11.10).

6. Электронно-цифровая подпись и электронный документооборот.

URL: http://protection-soft.info/pages-page-pid59.htm (дата обращения 24.11.10).

7. Электронный документооборот в деятельности учреждения.

URL: http://www.klerk.ru (дата обращения 24.11.10).

8. Основные понятия электронного документооборота.

URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 24.11.10).