Электронный документооборот

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счёт получения точной адресации в электронном виде;

- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

- создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации  процессов документационного обеспечения  управления предприятием, включая: процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно – распорядительных документов; процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов; управление делопроизводством.

Объектом автоматизации являются процессы: создание документов; подготовки, учёта, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно – распорядительных, отчётно-статистических, учётных, плановых, информационно – справочных и других управленческих документов; работы с документами (передача, учёт, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе  состоят в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удалённые пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать  с электронной почтовой системой и автоматизированными системами  управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим  функционирования; иметь средства диагностики  и индикации текущего состояния  системы, используемых ресурсов; позволять  наращивать количественные и расширять  функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение  своих характеристик, параметров, адресатов  передачи документов и т.п. в зависимости  от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих её дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности, технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные (ёмкие).

Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавание документов на русском и основных европейских  языках текстового формата А4, а также  полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться  объёмам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов.

2.2.1. Виды систем электронного документооборота

В настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: средств групповой работы (типа программных обеспечений (ПО) Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них? И в чём преимущества их использования по сравнению с другими подходами?

В каждом конкретном случае нужно  исходить из особенностей целей и  задач, которые ставит предприятие  при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних задач наилучшим решением будет ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным будет внедрение именно EDMS-системы. Важным свойством универсальных систем электронного документооборота является то, что они предоставляют возможность решения большого числа задач управления документами. Тем не менее, следует отметить, что полностью все задачи управления документооборотом они всё равно не смогут решить (из-за их динамически меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение специализированного ПО может оказаться дешевле и эффективней.

И всё-таки у EDMS-систем есть ряд серьёзных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространённых в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

- практическая неограниченность размера электронного архива;

- встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

- поддержка версий и подверсий документов;

- возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

- возможность ведения журналов действий пользователей.

На рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные  возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности реализованы в EDMS-системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым  ПО в ряде случаев возникают вопросы  снижения быстродействия приложений при  работе с большими и сверхбольшими  базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение  задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве случаев имеют шлюзы в групповое ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нём почтовые программы.

В свою очередь, специализированные системы  управления документами можно условно  разделить на 2 категории. В первую категорию входят программные средства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств  интеграции с другими информационными системами. Подобные системы ещё есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учёта и т. д. У большинства таких систем есть существенные ограничения при их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для управления производственной информацией и имеющие средства интеграции с другими программными системами. PDM-системы работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин).

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей  достаточно ограничены, т. к. практически  невозможно создать универсальную  и полнофункциональную КИС. Кроме  того, цена западных КИС настолько  велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе её внедрение. В большинстве распространённых EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.

У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать управление современным предприятием.

2.3 Обзор систем электронного документооборота

В современной организации системы  электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность  деятельности коммерческие компании и  промышленные предприятия, а в государственных  учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего  управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне  с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации  документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического  делопроизводства, но со временем стали  охватывать все более широкий  спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся  сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов  общего рынка программного обеспечения  в России, данный сегмент показал  высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем  рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные  по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный  сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные  учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства  стал основой устойчивости рынка  СЭД, который даже в условиях кризиса  получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был  назван ключевым элементом концепции  «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В  качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

2.3.1 О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков  начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие  к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается  как форма знакомства с возможностями  системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов  является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

В рамках концепции ECM документооборот  рассматривается как одна из задач  обеспечения работы с корпоративной  информацией. Сторонником данного  подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

2.3.2 Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться  несколько глобальных государственных  инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и  бизнесом, направленных на повышение  уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты  государственной и общественной жизни. К ним следует отнести  утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих  пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями  об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном  уровне определены правила и порядок  работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

2.3.3 Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на немногие нормативные и правовые документы.