Управление проектом на примере

При планировании полученная информация и ее полезность должны соизмеряться с целями проекта. Необходимо различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта. Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта. Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами. В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта.

На стадии планирования результатом  анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения  начальных условий и составления  новой версии плана, либо принятие разработанной  версии в качестве базового плана  проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. Анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной.

Под реализацией подразумеваются процессы реализации составленного плана. Процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

Итак, к основным процессам исполнения можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов:

• распределение информации (Information Distribution) - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
• подтверждение качества (Quality Assurance) - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
• подготовка предложений (Solicitation) -сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
• выбор поставщиков (Source Selection) - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
• контроль контрактов  - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
• развитие команды проекта  - повышение квалификации участников команды проекта.

Управление исполнением  проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий  с целью успешной реализации проекта.

К основным процессам управления относятся:

• представление отчетности об исполнении - сбор и распределение информации об исполнении проекта, анализ исполнения проекта;
• общее управление изменениями (Overall Change Control) - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту.

Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана, идентифицировать и оценить их влияние на проект.

Регулярное измерение параметров проекта и идентификацию возникающих отклонений следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Процессы анализа исполнения проекта предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. Для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта.

В результате анализа либо принимается решение о продолжении  исполнения проекта по намеченному  ранее плану, либо определяется необходимость  применения корректирующих воздействий.

Процессы анализа исполнения проекта также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным процессам анализа исполнения проекта относятся те процессы, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

• анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
• анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
• анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
• подтверждение целей- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).

Вспомогательные процессы анализа исполнения проекта связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

• оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
• анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

Если исполнение проекта  происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.

Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых  показал, что необходимо определение  и применение корректирующих воздействий, то в этом случае требуется найти  оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.

2.2 Стадии планирования  проекта и виды планов

В управлении проектом планирование (программирование, детальная программа) занимает основное место, воплощая в  себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Основная цель планирования – интеграция всех участников проекта  для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов  проекта. План реализации инновационного проекта представляет собой детальный, развернутый во времени, сбалансированный по ресурсам и исполнителям, взаимоувязанный  перечень научно-технических, производственных, организационных и других мероприятий, направленных на достижение общей цели или решение поставленной задачи. Таким образом, план содержит указания кому, какую задачу и в какое  время решать, а также какие  ресурсы нужно выделить на решение  каждой задачи. Как правило, он оформляется  в виде комплексной инновационной  программы.

Инновационный проект - как частный случай широко распространенного на практике инвестиционного проекта представляет собой комплекс мероприятий, направленных на реализацию инновации. В процессе планирования инновационного проекта различают такие стадии:

• сбор и систематизация информации о технических новинках и тенденциях на рынках, пожеланиях покупателей;
• анализ возможностей предприятия по разработке и освоению потенциальных продуктов, оценка риска;
• отбор изученных идей.

Первым этапом создания инновационного проекта являются научно-исследовательские работы (НИР). Предпосылкой эффективности НИР служат правильно выбранные направления научных исследований, соответствие этих направлений специализации научных подразделений, занимающихся такими исследованиями. Содержание НИР и стадии их проведения целиком зависят от особенностей решаемой задачи. Но в любом случае НИР включает как фундаментальные, так и прикладные исследования. Фундаментальные исследования финансирует, в основном, государство, а прикладные разработки - частные фирмы.

Основные стадии проведения НИР следующие:

• разработка технического здания (ТЗ), в котором определяют цели и задачи работы, обосновывают технологию получения новой продукции с использованием литературных данных и собственных экспертных знаний предприятия-разработчика. Это обоснование важно для правильного выбора направления исследований и решения инженерных задач по производству новой продукции. ТЗ - обязательный документ для начала НИР. Он согласуется с заказчиком;
• теоретические исследования, а также эксперимент, который может быть поставлен в лабораторных условиях и/или смоделирован численно с использованием математических моделей;
• выдача рекомендаций для проведения опытно-конструкторских работ (ОКР).

НИР выполняют в научно-исследовательских  подразделениях предприятия и/или  научно-исследовательских институтах, инжиниринговых компаниях, высших учебных  заведениях, некоммерческих организациях. Со сторонними исполнителями для  выполнения этих работ предприятия  заключают договора. Оптимальная  постановка НИР предполагает поиск  решения инновационной задачи среди  множества вариантов. Обеспечить это  можно проведением альтернативных исследований разными исполнителями. В результате выполнения НИР определяют количественные показатели разрабатываемой  инновационной технологии, которые  служат базой для выработки технического задания на опытно-конструкторские  работы.

Вторым этапом разработки инновационного проекта является проведение ОКР, основные стадии которых следующие:

• разработка конструкторской документации;
• проектирование и создание опытной установки, производство опытной партии продукции;
• разработка технологического регламента и определение технико-экономических показателей разрабатываемой технологии.

ОКР - наиболее капиталоемкие  разработки, финансирование которых  примерно на 95 % осуществляется частными компаниями.

НИОКР являются центральными звеном инновационного процесса. От того, насколько успешно научно-технические  подразделения проводят эти работы, в решающей степени зависит успех  инновации. Однако, как показывает практика, частное финансирование составляет лишь очень небольшую часть затрат, необходимых для фундаментальных  и долгосрочных прикладных исследований, что вызывает необходимость их поддержки  со стороны государства. На рис.5 приведена  схема государственной поддержки  инновационной деятельности. Государство  стимулирует развитие инновационных  процессов путем предоставления кредита на льготных условиях через  специальные правительственные  инвестиционные фонды, протекционистской  политики по отношению к перспективным  восходящим отраслям, поддержки некоммерческих исследовательских институтов и  кооперирование компаний в целях  научных исследований с освобождением  их от уплаты налогов.

Третий этап разработки инновационного проекта - подготовка производства и выход на мощность, т.е. постановка продукции на производство, что включает мероприятия по организации выпуска нового изделия или освоенного другими предприятиями.

Подготовка производства включает в себя пуск и проверку технологического оборудования, запуск в производство установочной серии, проведение квалификационных испытаний изделий установочной серии, доработка и корректировка технологической и другой документации. Установочная серия или первая промышленная партия изделий выпускается в целях проверки способности данного производства обеспечить промышленный выпуск продукции, соответствующей требованиям научно-технической документации и потребителей. Образцы установочной партии, прошедшие приемо-сдаточные и квалификационные испытания, могут быть представлены на рынке новшеств (участие в рекламной компании, демонстрация на выставках, в торговых центрах и т.п.). После завершения работ по подготовке производства происходит выход на мощность.

Все вышеназванные этапы  инновационного проекта называются предпроизводственными, на них формируют изделие, его качество, технический уровень, прогрессивность.

Четвертый этап инновационного проекта - производство созданной продукции в соответствии с портфелем заказов.

Пятый этап - эксплуатация (для изделий длительного пользования) или потребление (для сырья, топлива и т.п.) заказчиком.

Взаимоотношения между производителем и потребителем определяет договор на поставку.