Унифкация и стандартизация кадровой документации

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1. Унифицированная система документации кадровой службы………….5

1.1. Нормативно-методическая  база…………………………………………5

1.2. Основная характеристика  унифицированной и стандартизированной системы документации……………………………………………………………..8

2. Стандартизированное документационное обеспечение отдела кадров………………………………………………………………………………..15

2.1. Системы кадровой документации……………………………………..16

2.2. Организационная документация кадровой службы………………….17

2.3. Распорядительная документация кадровой службы………………….21

2.4. Справочно-информационная документация кадровой службы…….24

2.5. Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами……..24

2.6. Организация работы с кадровой документацией……………………..28

Заключение…………………………………………………………………...31

Литература…………………………………………………………………...33

Приложения………………………………………………………………….35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы данной работы заключается в том, что  необходимым условием эффективного управления и качественным формированием кадрового состава организации является упорядочение и оптимизация информационных и документационных потоков, а также совершенствование технологий документирования кадровых процессов.

Именно для этой цели были разработаны унифицированные и  стандартизированные формы кадровой документации.

Стандартизация – сложный  процесс, в состав которого входят такие  элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и  как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых  создаются конкретные документы.

Унифицированная система  документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, требования к бланкам  и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.).

Объектом данной курсовой работы является документация кадровой службы.

Предметом работы выступают  унифицированные и стандартизированные  формы кадровой документации.

Цель данной работы – изучение стандартизированной и унифицированной форм кадровой документации.

В соответствии с поставленной целью были определены следующие  задачи:

1. Дать характеристику  унифицированной и стандартизированной системе документации;

2. Изучить стандартизированное документационное обеспечение отдела кадров;

3. Рассмотреть организацию  работы с кадровой документацией;

4. Изучить литературу  по данному вопросу.

Данная курсовая работа имеет  стандартную структуру. Она состоит  из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложений.

В первой главе рассматривается  унифицированная система документации кадровой службы, в ней перечислена  нормативно-методическая база кадровой документации,  а также дана характеристика унифицированной и стандартизированной системы документации.

Вторая глава раскрывает особенности стандартизированного документационного обеспечения отдела кадров. В ней даны характеристики каждой системе кадровой документации, а также рассмотрена организация работы с кадровой документацией.

В приложениях приведены  стандартизированные формы кадровой документации.

Список литературы насчитывает 20 источников.

 

 

1. Унифицированная система документации кадровой службы

1.1. Нормативно-методическая  база

 

Одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб в условиях возрастаю-щей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации становится глубокое знание ими действующих нормативных правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.¹

Технологический процесс  создания, обработки и движения документов, хранения и использования их в текущей деятельности подсистемы управления персоналом, как и организации в целом, вопросы работы кадровой службы, ее структура, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления персоналом.

Документационное обеспечение  организации регламентируется:²

- законодательными актами Российской Федерации в сфере

информации и документации;

- правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;

- правовыми актами органов власти субъектов Федерации;

- государственными стандартами на документацию;

- унифицированными системами документации;

- общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации;

- Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- нормативными документами по организации управленческого труда и охране труда;

- нормативными документами по организации архивного хранения документов.

Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации и Уголовного кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

- Закон Российской Федерации «О стандартизации» от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации и порядок работы по ее осуществлению;

- в Законе Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485 определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением государственной тайны и др.;

- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов;

- порядок использования государственного языка в официальных документах устанавливается Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1;

- использование изображения Государственного герба Российской Федерации на документах регламентируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 20 декабря 2000 г. № 2-ФЗ;

- правила оформления документации с использованием товарного знака определены Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.³

Порядок применения печатей  и штампов, их формы, размеры и  реквизиты устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

В соответствии с Законом  РФ «О стандартизации» утверждена единая Государственная система стандартизации, объединившая все стандарты, действующие  на территории Российской Федерации. Самостоятельный  раздел ее составляют государственные  стандарты на унифицированные системы  документации. В практике делопроизводства важнейшими среди них являются:⁴

- ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;

- ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;

- ГОСТ Р 6.30—97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в редакции от 21 января 2000 г.);

- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное Дело. Термины и определения».

 

1.2. Основная характеристика  унифицированной и стандартизированной системы документации

 

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным  правилам оформления.

Стандартизация – это  процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом»⁵. В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация – сложный  процесс, в состав которого входят такие  элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и  как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых  создаются конкретные документы. Типовой  текст – это текст-образец, на основе которого создаются в последующем  тексты аналогичного содержания. Типовая форма – утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.⁶

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются  как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя  понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов – высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным  видом деятельности. Результатом  работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты  как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской  работе, на обложку дел постоянного  хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и  на унифицированные системы документации. Стандартизация – закрепление результатов  унификации в нормативно-технических  документах – стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.⁷

Система документации –  совокупность документов, взаимосвязанных  по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению⁸. Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.⁹

Унифицированная система  документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую  для управления в определенной сфере  деятельности.

Обычно она состоит  из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление  данных в определенных видах хозяйственной  деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными  разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию  той или иной отрасли деятельности.¹⁰

Особенность документов по личному составу – их одновременная  унификация в составе двух унифицированных  систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному  составу можно рассматривать  как документ распорядительного  действия, подтверждающего наличие  юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового  договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого  ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда  не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики – формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая – в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая – в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.¹¹