Унифкация и стандартизация кадровой документации

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона со ссылкой на соответствующую статью, пункт Кодекса или иного федерального закона.

Для учета использования  рабочего времени работников и контроля за соблюдением ими установленного режима рабочего времени ведутся Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).⁴⁴

 

 

2.6. Организация  работы с кадровой документацией

 

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.⁴⁵

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

- обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до исполнителей - работников систем- управления персоналом;

- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утверждённой для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль исполнения документов по личному составу;

- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение дел.⁴⁶

Группировка исполненных  документов в дела называется формированием  дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее  составленной номенклатуре дел организации  с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются  лицом, ответственным за работу с  этими документами. Дела оформляются  частично или полностью в зависимости  от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000г. Сроки хранения документов по личному составу вычисляются по формуле «75 - В», т.е. 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.⁴⁷

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу организации;

- дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись  № 1 л/с (дела по личному составу). В  описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

- книга учета сотрудников (если она ведется);

- приказы по личному составу;

- личные дела или личные карточки;

- лицевые счета по заработной плате;

- невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.⁴⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В заключение работы можно  сказать, что цель, поставленная в  начале, достигнута. Рассмотрены унифицированные  и стандартизированные формы  кадровой документации.

В первой главе работы были рассмотрены основы унификации и  стандартизации документации, дана основная характеристика системе унифицирования и стандартизации кадровой документации.

- унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления;

- стандартизация – сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. С одной стороны, это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы;

- регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций применяется: при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих; оформлении и учете трудовых книжек; оформлении документов по учету движения кадров; составлении статистической отчетности по учету личного состава; составлении справок, разработке планов и выполнении других работ; работе по табельному учету; работе бюро пропусков; работе военно-учетного стола.

Во второй главе были рассмотрены  системы кадровой документации. Из которой видно, что организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем включает: организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции); распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение); справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.); документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.); документацию по обращениям граждан; плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.); отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.); документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

В конце работы рассматривается  организация работы с кадровой документацией. Эта функция является одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

В приложении приведены стандартизированные  формы документов кадрового учета.

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2010 - 187 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2011 - 336 с.
3. Быкова, Т.А. ЕГСД и ГСДОУ по-прежнему нужны секретарям //Секретарское дело. - 2001 - №2.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1998.
5. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.
6. Государственная кадровая политика и механизм ее реализации: Кадроведение: Курс лекций / Под общ. ред. Е.В. Охотского. М., 2011.
7. Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Издательство стандартов, 2001.
8. Документационное обеспечение делового общения, Л. С. Коробейникова, О. М. Купрюшина. М.: 2009, 304с.
9. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие/ Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Пенза 2011.
10. Квеско Р.Б., Квеско С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие, 2011
11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2011
12. Кирюхин Ю.Г., Фионова Л.Р. Компьютерная подготовка управленческих документов. Часть 1 PDF. Учебное пособие. - Пенза: ПГУ, 2005.
13. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ, 2010. – 19 с.
14. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2011. - 271 с.
15. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело. Учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. Изд. 8-е, испр. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2010. - 288 с.
16. Общероссийский классификатор управленческой документации. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299. - М.: Госстандарт, 1993.
17. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот Издание ОмГУ. Омск, 2010. 68 с.
18. Управление персоналом: Учебник / Общ. ред. А.И. Турчинова. — М.: Изд-во РАГС, 2011. - 488 с.
19. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. Пенза, 2009. – 95с.
20. http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=414

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Унифицированная форма №  Т-1 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301001
		по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника  на работу

		Дата
Принять на работу	с
	по

 

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

в
	(структурное подразделение)
(должность (специальность,  профессия), разряд, класс (категория)  квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)

 

с тарифной ставкой (окладом)		руб.		коп.
	(цифрами)

 

надбавкой		руб.		коп.
	(цифрами)

 

с испытанием на срок

месяца(ев)

 

Основание:

Трудовой договор от “

”

20

г.  №

 

Руководитель  организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”		20		г.
	(личная подпись)

 

 

Приложение 2

Унифицированная форма №  Т-2 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301002
		по ОКПО

(наименование организации)

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы  (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА 
работника

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Трудовой договор	номер
	дата

 

1. Фамилия

Имя

Отчество

 

										Код
2. Дата рождения
(день, месяц, год)
3. Место рождения								по ОКАТО
4. Гражданство								по ОКИН
5. Знание иностранного  языка								по ОКИН
						(наименование)	(степень знания)
								по ОКИН
6. Образование								по ОКИН
	(среднее (полное) общее,  начальное профессиональное, среднее  профессиональное, высшее профессиональное)