Требования к формированию и составу личных дел работника

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

  по дисциплине: Делопроизводство

  на тему: Требования к формированию и составу личных дел работника

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Личное дело работника — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Данный документ устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. При работе с личными делами кроме Инструкции по личным делам следует руководствоваться:

— Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

— Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5;

— Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69;

— Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

— Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В Инструкции по личным делам установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Фактически в данной норме закреплен порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Необходимость ведения личных дел государственных служащих определена также в ст. 14 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь».

В соответствии с п. 3 Инструкции по личным делам формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (при ее отсутствии в качестве самостоятельной структурной единицы — специалист по кадрам).

Контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации в соответствии с п. 4 Инструкции по личным делам на основании ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». 

 

Состав документов личного дела.

 

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (государственных служащих); справка-объективка (Справка-объективка составляется, как правило, при направлении в вышестоящие органы документов о назначении на должность определенных категорий работников, а также представлении их к награждению. Форма справки-объективки нормативными правовыми актами не установлена. Обычно в ней отражаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; место работы и занимаемая должность на момент составления справки; год рождения; место рождения; образование; что окончил (когда); специальность по образованию; наличие государственных наград; является ли депутатом; наличие ученой степени; работа в прошлом.); анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".

  В графе 1 указывается порядковый номер, под которым документ включен в личное дело.

В графе 2 указывается название и заголовок документа.

Название документа - это обозначение его вида, которое оформляется на самом документе. Вид - это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, приказ, протокол, автобиография, аттестационный лист, диплом, аттестат и т.д.).

Название вида документа оформляется на каждом документе, за исключением письма. Письма, как правило, в состав личных дел не включаются, кроме случаев увольнения работников в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю). В этом случае в графе 2 внутренней описи делается следующая запись: «Письмо об увольнении в порядке перевода на другую работу (к другому нанимателю)».

Некоторые документы в личное дело включаются не в подлинниках, а в копиях. В таком случае указание на то, что прилагается копия, а не оригинал документа, отражается в графе 2 после заголовка и отделяется от него точкой. Например: «Приказ о приеме на работу. Копия».

Разновидностью копий являются выписки. Выписка - это копия части документа. В выписках из приказов и других распорядительных документов, а также протоколов само слово «выписка» включается в название вида документа, в частности: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА». Поэтому в графе 2 внутренней описи название и заголовок документа в соответствующих случаях формулируется следующим образом: «Выписка из приказа о приеме на работу»; «Выписка из приказа о присвоении квалификационных категорий» и т.п.

В графе 3 внутренней описи указывается дата документа.

Датой документа, как правило, является дата его подписания, для утверждаемых документов - дата утверждения. Датой протокола является дата проведения протоколируемого мероприятия (собрания, заседания, совещания), акта - актируемого события.

В графе 4 указывается индекс документа.

Регистрационный индекс - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, признаком вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками. Регистрационный индекс не следует путать с регистрационным номером документа. Регистрационный номер отражает только порядковый номер, присвоенный входящему, исходящему или внутреннему документу при его регистрации в пределах календарного года.

В графе 6 указывается дата включения документа в личное дело. Должна указываться точная календарная дата, когда документ был подшит в дело.

В графе 7 делаются отметки, связанные с особенностями формирования и ведения личного дела работника. В частности, в графе «Примечание» может отражаться изъятие документов из личного дела, замена подлинников документов копиями и др.

В конце внутренней описи оформляется заверительная надпись, отражающая количество включенных в нее листов. Так как внутренняя опись заполняется по ходу ведения личного дела, заверительная надпись составляется после закрытия личного дела при подготовке его к передаче на хранение в архив организации.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Это общее требование оформления дел, закрепленное в нормативных документах по архивному делу и делопроизводству.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:

на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";

не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;

фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.

в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;

место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;

в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";

если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";

в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;

в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.

На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.