Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

Существует три формы  регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Для достижения информационной совместимости  регистрационных данных в Типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается  следующий состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента), наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, дата и индекс поступления, заголовок к тексту (краткое содержание документа), резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации  документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В  настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны  граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный  индекс которых состоит из порядкового  номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда  поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных  случаях журнальная форма регистрации  устарела, так как затрудняет ведение  контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации распорядительных документов. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки  делятся на две части: по неисполненным  и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в  процессе их исполнения и может выполнять  контрольную функцию. Карточки в  ней могут систематизироваться  по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части  картотеки в соответствующие  разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для  поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки  могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел  и т.д.

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма  регистрации в настоящее время  широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно: быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки, автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам, автоматический контроль за исполнением документа, возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах, возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Порядок хранения приказов

 

Все виды и формы распорядительных документов по личному составу должны регистрироваться и храниться отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (подлинники).

Поскольку последствия разных принимаемых кадровых решений неодинаковы  в целом для организации и  ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых  они фиксируются.

Большая часть распорядительных документов по личному составу относится  к «текущим». В соответствии с  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, распорядительные документы по личному составу  и их копии должны храниться во всех организациях, независимо от форм собственности, но срок их обязательного  хранения составляет от одного до 75 лет. Копии таких документов в бухгалтерии  и подразделениях хранятся такой  же срок или до минования надобности. В соответствии со сроками хранения определяются системы регистрации и хранения документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации – как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д. Выбор системы регистрации и хранения таких приказов определяется их количеством в течение года; чем больше число документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел.

Дела с такими приказами  могут быть переходящими, т.е. их формирование может осуществляться несколько  лет (принято – не более 5 лет), так  как при небольшом количестве листов в деле каждый год заводить новое дело нецелесообразно. Это  увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел. Порядок хранения таких документов ничем не отличается от правил хранения других дел с временными (до 10 лет) сроками хранения. Документы учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке.

Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью  оформлено в строгом соответствии с архивными правилами, едиными  и обязательными для всех организаций, независимо от формы собственности.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной записи (листа-заверителя), составление внутренней описи документов дела, оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

Документы, помещенные в  дело, подшиваются на четыре протокола  в твердую обложку из картона  или переплетаются с учетом возможности  свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Заключение

 

Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного  правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие  юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового  договора, т.е. этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт,  т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов.

Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен не только к  УСОРД, но и к унифицированным  формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).

Двоякая системная принадлежность приказа по личному составу имеет  объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого  вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к  информационному содержанию этого  документа в соответствии с назначением  и сущностью указанных систем документации.

Таким образом, составление  и оформление кадровой документации – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы любой организации, а вопросы документирования трудовых отношений должны систематически контролироваться руководителем организации с  учетом требований законодательства по архивному делу и нормативных  документов по оформлению кадровой документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. – М.: ИНФРА – М, 2003. – 224 с.
2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
3. Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. – М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. – 400 с.
4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
5. Панфилова, Т.А., Кондратьева, Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. – Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. – 272 с.
6. Печникова, А.В. Документация отдела кадров предприятия. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2000, - 256 с.
7. Санкина, Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.: МЦФР, 2003. – 368 с.
8. Чуковенков, А.Ю., Янковая, В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 216 с.
9. Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.
10. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
11. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2. – С. 83-87.
12. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №3. – С. 74-78.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

Унифицированная форма №  Т-1 
Утверждена Постановлением Госкомстата России 
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301001
		по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ

(распоряжение)

о приеме работника  на работу

		Дата
Принять на работу	с
	по

 

	Табельный номер

(фамилия, имя, отчество)

в
	(структурное подразделение)
(должность (специальность,  профессия), разряд, класс (категория)  квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)

 

с тарифной ставкой (окладом)		руб.		коп.
	(цифрами)

 

надбавкой		руб.		коп.
	(цифрами)

 

с испытанием на срок

месяца(ев)

 

Основание:

Трудовой договор от «

»

20

г.  №

 

Руководитель организации
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		«		»		20		г.
	(личная подпись)