Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме

РОССИЙСКАЯ  ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «Документоведение и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

К О Н Т Р  О Л Ь Н А Я    Р  А Б О Т А

(I часть)

 

 

По дисциплине: «Документоведение»

Тема: «Требования к оформлению приказов по личному составу в унифицированной форме»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 2 курса

третий семестр

Филиппова Н.Н.

 

 

 

Когалым, 2013

Содержание

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава 1. Разновидности приказов по личному составу…………………………...5

1.1 Унифицированные формы  приказов по личному составу……………………7

1.2 Виды приказов по личному составу……………………………………………9

Глава 2. Подготовка и оформление проекта приказа…………………………….11

2.1 Этапы подготовки проекта  приказа…………………………………………...11

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу………………...14

Глава 3. Порядок регистрации  и хранения приказов…………………………….20

3.1 Системы регистрации приказов……………………………………………….20

3.2 Порядок хранения приказов…………………………………………………...23

Заключение………………………………………………………………………….24

Список литературы…………………………………………………………………25

Приложения………………………………………………………………………...26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую  силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы  по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока. Вследствие этого, составление  и оформление приказов по личному  составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и  нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны  для каждого, имеющего дело с документами.

Цель работы – рассмотреть  процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа  в кадровом делопроизводстве.

Задачи контрольной работы:

1. рассмотреть виды и формы приказов по личному составу.
2. выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу.
3. описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения  кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться  законодательно-правовыми актами о  труде. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с  Трудовым кодексом, организация при  установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные  законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, законы и  иные нормативные правовые акты субъектов  федерации, на территории которого она  находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом  в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение  ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник  и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации. Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного  обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в федеральных  органах исполнительной власти, но может использоваться как образец  правильного оформления документов и в других организациях. Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения». Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее  время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность  за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых  для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет  назад, нет и единой полноценной  по составу общероссийской унифицированной  системы документов по личному составу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Разновидности приказов по личному составу

 

Основу документации по личному  составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются  правовые отношения работников и  работодателя.

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более  подробно рассмотрю приказы по личному  составу. В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом  по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному  составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Унифицированные формы приказов по личному составу

 

Комплекс первичных учетных  документов по личному составу в  настоящее время унифицирован и  приводится в альбоме унифицированных  форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной  учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная) (Приложение 1);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная) (Приложение 2);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) (Приложение 3);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная) (Приложение 4);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) (Приложение 5);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная) (Приложение 6);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) (Приложение 7);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная) (Приложение 8);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (Приложение 9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная) (Приложение 10);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) (Приложение 11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная) (Приложение 12).

В то же время никем не разработаны унифицированные формы  распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий  и др. Вероятно, сказалось то, что  подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь в виду, что распорядительные документы, в  том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила  ее оформления, использования фирменных  бланков, расположения реквизитов и  другое регламентируются государственным  стандартом «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого положения  при документировании ситуаций, для  которых не разработаны унифицированные  бланки, распорядительные документы  должны оформляться в соответствии с общими правилами оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные формы  распорядительных документов по личному  составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты  документов после проставления необходимых  виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Виды приказов по личному составу

 

По структуре приказы  по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую  практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного  поиска информации в процессе оперативной  и контрольной работы, особенно при  значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование  автоматизированных систем обработки  информации.