Типичные языковые ошибки в делопроизводстве

По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.

К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;  
к распорядительным - приказы, распоряжения, указания, решения.Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно - справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие - к справочно-информационным.

 

 

 

 Глава 2. Типичные языковые ошибки в текстах  документов

В деловых  текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм  (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками). Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски,  в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово. В тексте документа не бывает мелочей,  и часто лексическая ошибка оборачивается миллионными убытками.

2.1. Лексические ошибки.

2.1.1.Употребление слов, выражающих  строго научные понятия, и «высокой»

книжной лексики, например:

-       «прогнозирует»  вместо «предвидит» «регламентируется»  вместо «зависит

от» «испрашивал» вместо «запрашивал» «увязывается» вместо «связывается»

-       употребление  в письменной речи слов-профессионализмов, являющихся

неофициальными заменителями терминов, например: «дострой» вместо «завершение

строительства» «незавершенка» вместо «незавершенный строительством»

«студенты-дневники» вместо «студенты дневного обучения» «студенты-вечерники»

вместо «студенты вечернего обучения» безналичка» вместо «безналичный расчет»

употребление без пояснения терминов, которые могут быть непонятны

корреспонденту, особенно это касается терминов, имеющих в разных отраслях

различное значение, а также терминов, имеющих нетерминированные значения в

книжной или разговорной речи;

-       употребление  слов иностранного происхождения, не вошедших в состав

лексики русского языка и имеющих русский эквивалент, например:

«анонс» вместо «объявление»

«пролонгировать» вместо «продлить»

«репрезентация» вместо «представительская встреча»

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»

«сериал» вместо «многосерийный фильм»

«ротация» вместо «довыборы»

«эксклюзивный» вместо «исключительный»;

-       употребление  архаизмов и историзмов – слов  и выражений, вышедших из

употребления, устаревших, например: не «при сем направляем», а «направляем»

не «означенный» («вышеозначенный»), а «названный» не «вышепоименованный», а

«указанный» («названный») не «сего года», а «этого года» («текущего года») не

«настоящим сообщаем», а «сообщаем» не «настоящий акт составлен», а «акт

составлен».

 

2.1.2. Тавтология.

Тaвтoлoгия (cмыcлoвые  пoвтopы)  вoзникaет, ecли coceдcтвyют oднoкopeнныe cлoвa, нaпpимep: 150 рублей денежных средств или Следует учитывать следующие факты, «дocтижeния,  кoтopыx  дocтиглo пpeдпpиятиe...»; «cлeдyeт учитывaть  cлeдyющиe  фaкты.,.»; «дaннoe явлeниe пpoявляeтcя в...». 

Пoвтopeниe oднoкopeнныx cлoв дoпycтимo, ecли пoвтopяемые  cлoвa являютcя eдинcтвeнными нocитeлями знaчeний, нaпpимeр: «слeдcтвeнными opгaнaми paccлeдoвaнo...».

2.1.3.. Неразличение паронимов.

Пapoнимы -  близкиe  пo  звyчaнию poдcтвeнныe, oднoкopeнныe cлoвa, paзличaющиecя знaчeниeм),  напримep:  «пpeдcтaвить» и «пpeдocтaвить», «гapaнтийный» и «гapaнтиpoвaнный», «кoмaндиpoвoчный» и «кoмaндиpoвaнный»,«пoмecтить» и «paзмecтить», «пpoвoдить» и «производить», «oплaтить» и «зaплaтить».

Например: Командировочный прибыл в указанное время.

Командировочный –  образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства,  связанные с этим понятием  (командировочное удостоверение, получить командировочные).

Командированный –  человек, направленный  в командировку (командированный специалист).

2.1.4. Ошибки в употреблении синонимов. 

Синoнимы - словa, имeющиe oдинaкoвoe или oчeнь близкoe знaчeниe.

Синoнимы peдкo  бывaют  aбcoлютнo  тoждecтвeнны,  кaк  пpaвилo, oни paзличаютcя oттeнкaми знaчeний. Heвнимaниe  к ним,  нeзнaниe  нopм лeксичеcкoй coчeтaeмocти  cлoв пpивoдит к  cмыcлoвым нapyшeниям, нaпpимep  правильно:  «пocтpoить фepмy», «coopyдить мocт», «дeфeкты кoнcтpyкции»,  но неправильно:  «вoзвecти фepмy», «coopyдить киocк», «дeфeкты вocпитaния».

Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2009.

В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

2.1.5.  Нaличиe в тeкcтe cлoв-плeoнaзмoв (плeoнaзмы - cлoвa, близкиe пo смыcлy). Этoт нeдocтaтoк oбычнo являeтcя cлeдcтвиeм нeyмeния выpaжатьcя тoчнo  и лaкoничнo,  чacтo oн бывaeт вызвaн нeзнaниeм знaчeния зaимcтвoвaннoгo cлoвa (пpи coeдинeнии cлoв pyccкoгo  и инoязычного пpoиcxoждeния, oбoзнaчaющиx oднo  и тo  жe),  нaпpимep:  бecпoлeзнo пpoпaдaeт, coвмecтнoe coтpyдничecтвo,  нaпpacнo  пpoпaдaeт,  пepeдoвoй aвaнгapд, пpaктичecкиe  мepoпpиятия, интepвaл пepepывa. Heкoтopыe плeoнaзмы, oднaкo,  пpиoбpeли тepминoлoгичecкий xapaктep (нaпpимep: инфopмaциoннoe cooбщeниe)  или xapaктер ycтoйчивoгo cлoвocoчeтaния (нaпpимep: цeликoм и пoлнocтью).

Пoдобныe coчeтaния  дoпycтимы тaкжe и в тoм  cлyчae, ecли cлово, вxoдящee  в  cлoвocoчeтaниe,  измeнилo cвoe знaчeниe  или пpиoбрело нoвый oттeнoк знaчeния, нaпpимep: бyкиниcтичecкaя книгa (в cмыcлe «cтapиннaя»), пepиoд вpeмeни (cлoвo «пepиoд» oзнaчaeт нe «вpeмя», a «пpoмежyтoк вpeмeни»).

2.1.6. Мнoгocлoвиe, или peчeвaя избытoчнocть, т.e. yпoтpeблeниe и cлoвocoчeтaний, нecyщиx излишнюю инфopмaцию, нaпpимep, вместо: «тapифы нa  пpоeзд пaccaжиpoв гopoдcким пaccaжирcким тpaнcпopтoм»,  надо:  «тapифы нa  пpoeзд гopoдcким пaccaжиpcким тpaнcпортoм».

2.1.7. Упoтpeблeниe  в  oднoй фpaзe cлoв  c  пpoтивoпoлoжными знaчениями,  чacтo взaимoиcключaющими, нaпpимep: «Идeя пpoдyктoвыx зaкaзoв paзpaбaтывaлacь coвмecтнo c отвeтcтвeнными paбoтникaми Mэpии, и тoвapoв впoлнe xвaтaeт, чтобы oбecпeчить мaлoимyщиx гopoжaн минимyмoм нeoбxoдимых пpoдyктoв» (ecли тoвapoв «впoлнe xвaтaeт», тo пoчeмy «минимумoм»?) Cлeдyeт пиcaть: «тoвapoв дocтaтoчнo, чтoбы обеспечить минимумом».

2.2.Грамматическе ошибки.

2.2.1.  Неправильное употребление  падежей.

Наиболее  частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. 

Например,  нельзя писать согласно  (чего?);  благодаря (чего?);  вопреки (чего?). Следует писать –  согласно,  благодаря,  вопреки (чему?) соответствующему положению. 

Следует также помнить:  руководитель, начальник (чего?)  отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство(чем?) практикой, институтом.

 

 

2.2.3. Ошибки при склонении  фамилии.

Следует помнить:

1) Не склоняются  фамилии славянского происхождения  на –а, -о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами.

Например: Крыса, Сало, Шило.

2) Не склоняются  фамилии на –аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко(-енко).

Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3) Как правило,  склоняются нерусские фамилии  на безударные –а, -я.

Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4) Склоняются  русские и иноязычные фамилии  на согласный звук, если относятся к мужчинам.  Не склоняются,  если относятся к женщине или супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука,  письмо Натальи Ремчук, просьба супругов Ремчук.

2.2.4. Ошибки при употреблении  полной и краткой форм прилагательных.

Например: Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно).

В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

2.2.5. Ошибки, связанные с употреблением  числительных

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить:

все числительные записываются цифрами, за исключением финансовых документов,

где наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка;

собирательные числительные заменяются количественными: не «пятеро

сотрудников», а «5 сотрудников

Ошибки при употреблении количественных имен числительных

Например: Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.

Несклонение или неполное склонение сложных  и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

2.2.6. Нарушение правил  употребления деепричастных оборотов.

1) Деепричастным  оборотом следует начинать фразу  в документах. 

Например:  Учитывая …; Считая …; Принимая во внимание …; Руководствуясь …и т.п.

2) Составители  деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.

Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант:  Проработав всего два месяца,  он испортил отношения с начальником цеха. 

2.2.7. Неправильное использование  предлогов.

неправильное употребление предлогов ПО, В, С,

БЛАГОДАРЯ и некоторых др.

Конструкции с предлогом ПО и без него различаются стилистической окраской:

конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для

деловой речи, например:

меры по усовершенствованию

опыты по разведению

мероприятия по предупреждению

комплекс по переработке

расходы по ремонту

центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога ПО вместо предлога О (ОБ),

если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления,

например:

отчитаться о работе

доклад об итогах работы

переговоры о новой сделке.

Предлог ПО не может указывать на цель действия и не должен употребляться

вместо предлога ДЛЯ, например:

     Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»

     Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли».

Предлог ПО не должен употребляться вместо предлога ИЗ-ЗА, если указывается

такая причина, которая связана с поведением, действиями кого-либо, например:

     Неправильно: «Машины не работают по нераспорядительности администрации»

     Правильно: «Машины не работают из-за нераспорядительности администрации».

Исключением являются выражения: «по невниманию», «по небрежности».

Конструкции с предлогом С и без него практически синонимичны, но

словосочетания с предлогом С более свойственны разговорной речи, без него –

другим стилям, ср.:

«трудности с обеспечением кадрами» и «трудности кадрового обеспечения».

Предлог В обязателен в тех случаях, когда в словосочетании речь идет об

объеме, размерах, количестве, например:

под углом в 40 градусов

высотой в 80 метров

размером в 10-15 метров

бригада в 20 человек.

Аналогичные словосочетания, но без предлога, свойственны другим стилям языка.

Предлог БЛАГОДАРЯ может употребляться только в тех случаях, когда речь идет

о положительных изменениях; в случае негативных, отрицательных последствий

возможен только предлог ИЗ-ЗА, например:

«Благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена

на высоком техническом уровне».

Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на

устранение неполадок».

Некоторые предлоги допускают синонимичное употребление, например В и НА, НА и

ДЛЯ, В и ЗА и др. При выборе предлога следует руководствоваться его значением