Технология обработки документов и архивный фонд

3. За причинение материального  ущерба - в пределах, определенных  действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.  

 

Руководитель структурного подразделения
				(подпись) 09.11.2012		(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись) 09.11.2012		(фамилия,инициалы)
С инструкцией ознакомлен:
				(подпись)		(фамилия, инициалы)

 

 

4. Документооборот в компании ООО «Инфанта»

Понятие «документооборот» возникло в делопроизводстве в 20-е годы. Исследователь делопроизводства П.М.Керженцев в 1922 году писал: « бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени». Только такие правила позволяют создать условия последовательного, бесперебойного движения документов, своевременного принятия управленческого решения и доведения его до исполнения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Первое нормативное понятие  зафиксировано в ГОСТе 16487-70 (Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»)

Документооборот зависит от структуры  и функциональных действий предприятия. Поэтому мы ссылаемся на структуру ООО «Инфанта», создавая и организовывая её документооборот

В технологической цепочке обработки  и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Документооборот в ООО «Инфанта»  относится к 4 категории, потому что  объем документов не превышает 10000 в год.

Величина документооборота нужна  для:

• расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

 

 

1. Работа  с входящими, исходящими и внутренними  документами организации

Исходящий документ

Исходящий документ - документ, созданный в организации и отправляемый из нее в другие предприятия или частным лицам.

Исходящие документы в ООО «Инфанта»- Протоколы, Письма, Отчеты.

Исходящие документы чаще всего  являются ответом организации на входящие документы, либо готовятся на основе внутренних документов организации. Некоторые исходящие документы могут требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

В ответном-  излагаются результаты работы с поступившем документом

В инициативных- решение руководителя или специалиста

Маршрут движения исходящего документа

Операции	Ген. директор	Структурное подразделение		Сектор ДОУ			Бухгалтерия
		Руководитель	Исполнитель	Регистрационный сектор	Секретариат	Экспедиция
Составление проекта исходящих документов
Согласование проекта
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание документа руководителем
Регистрация
Простановка номера
Проверка правильности адресования
Отправка адресату
Подшивка 2 экземпляра

Внутренний документ

Внутренние документы- документы, которые составляются в организации и не выходят за ее пределы.

Внутренние документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Также к документам внутреннего документооборота в ООО «Инфанта» относятся протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) и т.д.

Маршрут движения внутреннего  документа

Операции	Ген. директор	Структурное подразделение		Сектор ДОУ			Бухгалтерия
		Руководитель	Исполнитель	Регистрационный сектор	Секретариат	Экспедиция
Составление проекта исходящих документов
Проверка правильности оформления проекта документа
Согласование проекта документа
Подписание руководителем
Регистрация
Простановка номера
Передача документа исполнителю
Контроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дело

Входящий  документ

Входящие  документы- документы, поступающие в учреждение

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие  в сроки, установленные нормативными актами, либо указанные непосредственно  во входящем документе.

В ООО «Инфанта» поступающие  документы такие как: письма, приказы, указы, предложения.

Маршрут движения входящего документа

Операции	Ген. директор	Структурное подразделения		Сектор  ДОУ			Бухгалтерия
		Руководитель	Исполнитель	Регистрационный сектор	Секретариат	Экспедиция
Прием входящих документов, проверка правильности адресования
Предварительное рассмотрение докуметов
Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе
Регистрация
Передача документов руководителю
Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал
Передача документов исполнителю
Исполнение документов
Контроль исполнения документов
Подшивка документов в дело

2. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов организации

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации  документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Мы будем рассматривать на основе документооборота нашей организации  журнальную форму. Журнальная система регистрации была удобна для нашей организации, потому что в ООО «Инфанта» малый объем документооборота.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

 

Генеральному директору ООО «Инфанта»

М.А. Гусевой

ул. Вострякова, 118

Москва, 110020

 

 

 

29.10.2008 № 536/289

На № 38 от 20.10.2008

 

На Ваше обращение  в Службу государственного строительного  надзора и эксплуатации Санкт- Петербурга сообщаю следующее:

По состоянию  на 29 октября 2008 г. Заказчик –ЗАО «Строймонтаж» за разрешением на ввод в эксплуатацию жилых домов по адресу: Санкт Петербург, юго-запад, кВ. 13, корп. 14, 17, 18, в Службу государственного строительного надзора и экспертизы Санкт- Петербурга не обращался.