Технология обработки документов и архивный фонд

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется  положением о ней, которое разрабатывается  на основе настоящего Положения.  Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности  руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.5.  Руководство службы ДОУ  должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую  печать с обозначением своего  наименования.

 

2. Цели и задачи службы  ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

•    совершенствование форм и методов работы с документами;

•    обеспечение единого  порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

•    контроль исполнения и  подготовки документов к передаче в  государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

•    сокращение документооборота, количества форм документов;

•    разработка и внедрение  нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

•    участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

 

3. Функции службы ДОУ

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

3.1. Разработка, внедрение и ведение  табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.2. Осуществление обработки, регистрации  документов и учебно-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного  рассмотрения и подготовки к  докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.4.  Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения  документов, разработка и проектирование бланков документов.

3.6.  Разработка номенклатуры  дел организации, обеспечение  хранения дел и оперативного  использования документов информации.

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.8.  Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно с соответствующими  структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы архива  в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.12. Повышение квалификации работников  службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.13. Организация рабочих мест, в  том числе автоматизация.

 

4. Права и ответственность  службы ДОУ

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения  установленных правил работы  с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3.  Запрашивать у структурных  подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4.  Проводить проверки организации  документационного обеспечения  управления в структурных подразделениях  и доводить итоги проверок  до руководителей структурных  подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном  порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на  доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7.  Совместно с вычислительным  центром определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8.  Подписывать и визировать  документы в пределах своей  компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о  структурных подразделениях службы  ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.10. Вносить руководству предложения  о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11.  Участвовать в обсуждении  руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение  руководства представления о  назначении, перемещении и увольнении  работников службы ДОУ, их поощрении  и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность  за:

4.2.1. Обеспечение установленного  порядка работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений  руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

 

5. Взаимоотношения службы ДОУ  с другими 

структурными подразделениями

5.1.  Со структурными подразделениями  — по вопросам документационного обеспечения.

5.2. С юридической службой —  по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда  и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

5.4.  Со службами хозяйственного  обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5.  С вычислительным центром  — по вопросам разработки и  внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

 

 

 

2. Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностные инструкции позволяют оптимальным  образом распределить трудовые функции  между работниками и создают  условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценить деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия.

Должностные инструкции позволяют реализовать  основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция работника – нормативный документ, который включает в себя как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации.

 

 

УТВЕРЖДАЮ

_________М.А.Гусева

«__»_____20___ г.

 

 

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится  к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя  назначается лицо, имеющее начальное  профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения,  инструкции, другие руководящие  материалы и документы по ведению  делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой  государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его  подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы  организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной  техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового  распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны  труда.

5. Делопроизводитель в своей  деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе  документационного  обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству  и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя  его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора  предприятия. Данное лицо приобретает  соответствующие права и несет  ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию,  направляет ее в структурные  подразделения.

2. В соответствии с резолюцией  руководителей предприятия передает  документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения  документальных материалов, осуществляет  контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию  по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и  отправляемой корреспонденции, систематизирует  и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию  справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый  их поиск.

7. Подготавливает и сдает в  архив предприятия документальные  материалы, законченные делопроизводством,  регистрационную картотеку или  компьютерные банки данных, составляет  описи дел, передаваемых на  хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись  (заведующего канцелярией (начальника  отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей  служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные  поручения своего непосредственного  руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений  руководства предприятия, касающимися  его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства  предложения по совершенствованию  работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции  сообщать (заведующему канцелярией  (начальнику отдела документационного  обеспечения), иному должностному  лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по  поручению своего непосредственного  руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия  оказания содействия в исполнении  своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение  или неисполнение своих должностных  обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные  в процессе осуществления своей  деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.