Технология обработки документов и архивный фонд

 

 

Начальник отдела

управления  Госстройнадзора      М.А.Шишкин

 

 

 

Регистрация входящих документов

№ п/п	Дата документа	Исх. №	Краткое содержание	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание

 

 

ООО «Инфанта»      Директору ЗАО «СТАРТ»

ул. Вострякова, 118, Москва, 110020  Некрасову В.Н

Тел: 459-123-345      ул. Новая, 28

Факс: 453=76-76      Москва, 115218

 

19.04.20013 №63-17/07

На № 25-08/15 от 15.04.2013

 

Рассмотрение  заявки на участие

в выставке- конференции

 

Уважаемый Владимир Николаевич!

Сообщаем  Вам, что заявка Вашего предприятия  на участие в выставке- конференции на тему «Автоматизированные технологии работы с документами» рассмотрена отборочным советом и принята на к исполнению

Для подготовки выставки Вам необходимо командировать  в ООО «Инфанта» не позднее  срока 10.05.2013 ответственного исполнителя  по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

 

 

 

Генеральный директор    ______   М.А Гусева

 

ООО «Инфанта»      Начальнику

ул. Вострякова, 118, Москва, 110020  Управления государственной

Тел: 459-123-345       архивной службы

Факс: 453-76-76      Новосибирской области

В.В. Моисееву

25.08.2012 № 805

На № 407 от 17.08.2012

 

 

О комплектовании ИСАР

 

 

 

Уважаемый Владимир Владимирович

 

Благодарим Вас за присланную информацию для «Справочника муниципальных архивов» и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество в области формирования  Приложения к «Информационно- справочной системе архивной отрасли» (ИССАО)-  «Информационной системы архивистов России»

 

 

Генеральный директор   _________    М. А. Гусева

 

 

Регистрация исходящих документов

№ п/п	Адресат	Краткое содержание	Исполнитель	Номер	Примечание
19 апреля 2013 год
85	Директор ЗАО «СТАРТ» Некрасов В.Н.	Рассмотрение заявки на участие в  выставке- конференции	Сизова Т.Н.	25-08/15

 

 

 

ПРИКАЗ

28.06.2012           № 26

Москва

Об утверждении регламента

подготовки к информационному

обслуживанию  пользователей

В целях совершенствования  организации работы по информационному  обслуживанию пользователей и во изменение  порядка, установленного приказом генерального директора от 15 марта 2012 г. № 11 «Об утверждении  регламента работы группы обслуживания клиентов».

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Утвердить и ввести в действие регламент подготовки к информационному обслуживанию пользователей (прилагается).
2. Признать утратившим силу с 28 июня 2012

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИКАЗ

12.03.2012           № 25

 

О введении инструкции по делопроизводству

 

В целях совершенствования  работы с документами на предприятии  в соответствии с ГОСТ Р 6. 30- 2003 и обеспечения их сохранности.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по введению делопроизводства.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.09. 2012 г.
3. Секретарю Е.М. Каменевой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурное подразделение предприятия до 01.09.2012 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия И.И. Клименко.

 

Директор         А.М. Смирнов

 

 

 

 

 

 

Регистрация внутренних документов

№ п/п	Дата и индекс документа	Кто подписал документ	Краткое содержание	Отметка об исполнении	№ дела	Примечание
28 июня 2012 год
47	28.06.20013 № 26	М.А. Гусева	Об утверждении регламента подготовки к информационному обслуживанию пользователей	Зав. Отделом информационного обслуживания А.Г. Семин	№ 79

 

 

3. Работа  с документами с пометкой «Контроль»

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:.

• Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
• Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Снятие документа с  контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов.

    (К)

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

 

ПРИКАЗ

15.04.2004   Москва     № 1

 

Об утверждении структуры  архива

 

На основании  постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства»

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить предлагаемую структуру архива, согласованную с Министром культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
2. Поручить А.Н. Артизову и О.Р. Отводной к 16 апреля 2004 г. подготовить проект штатного расписания.

 

 

 

 

 

Руководитель        В.П. Козлов

 

 

Лицевая сторона регистрационно- контрольной карты

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16		17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31
Приказ Наименование вида документа																Федеральное архивное агентство Автор (корреспондент)
Вх № Дата поступления, регистрационный номер																Исх. № 1 От 15.04.2004 Дата документа  регистрационный номер
Об утверждении структуры архива Заголовок документа

Оборотная сторона регистрационно- контрольной карты

 

Контрольное задание

Ответственный

Соисполнители

Получатель

Форма ОРД

Заголовок к тексту

Номер ОРД

Дата ОРД

Срок исполнения

Содержание задания

 

 

5. Состав, классификация и комплектование документов Архивного Фонда

1. Состав и структура документов в архиве

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:

- группы документов, образовавшихся  в деятельности учреждений, организаций,  предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

- документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся  или находившихся за границей;

- национализированные Советским  государством документы частных,  сословных и других корпоративных  архивов;

- документы личного происхождения,  поступившие в собственность  государства (частные архивы и  документальные коллекции советских  и дореволюционных государственных,  общественных деятелей, ученых, деятелей культуры, искусства, новаторов и передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);