Технология автоматизации систем документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему:

ТЕХНОЛОГИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ  СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

Выполнила

 

 

 

 

Проверила 

 

 

 

Минск 2012

Содержание

1. Автоматизация документационного обеспечения управления ………….3

2. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь ………………………………………………………….7

3. Средства автоматизации документационного обеспечения управления ..12

4. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления ……………………………………………………………………...23

   4.1 Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления ……………………………………………………….23

Список использованной литературы ….............................................................27 

1.Автоматизация документационного обеспечения управления

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ:

1. разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;
2. инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;
3. настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой  системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании – производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой – она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств, используемых в рамках третьего подхода:

• средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);
• системы управления базами данных;
• системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);
• системы управления документами (СУД);
• системы электронной почты;
• системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов – обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения  групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной  почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1). 

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Задачи ДОУ	Инструментальные средства
1	2
Документирование	Традиционные средства подготовки документов (тестовые и табличные  процессоры, средства работы с графикой и т.д.) Специализированные средства (встроенные редакторы и т.д.)
Организация документооборота	Электронная почта Системы обеспечения групповой  работы Системы управления деловыми процессами
Организация хранения	Системы управления базами данных Системы обеспечения групповой  работы Системы управления документами

  

Любая современная система  автоматизации ДОУ должна выполнять  следующий набор функций:

• регистрация документов в картотечной форме;
• учет резолюций, выданных по документам;
• поддержание связей между ними;
• контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще  и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования  разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что  на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата  исполнения», а контролер формирует  список документов, срок исполнения которых  превышен. Этот вариант называется пассивным (со стороны автоматизированной системы) контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при  котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении (автоматизированный предупредительный контроль).

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.

2. Проблемы автоматизации  документационного обеспечения  управления в Республике Беларусь

В настоящее время на рынке  представлено немало решений для  автоматизации делопроизводства (в  том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние  годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.

Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном  участии специалистов в сфере  документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии – работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

Так, например, специалисты  информационных технологий часто смешивают  понятие «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и термин «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства, понимаемый как движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

В связи с этим возникает  «технологическая» проблема, когда  реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют  делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать  делопроизводство путем внедрения  системы, разработчики адаптируют программу  под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто осуществляемого с нарушениями действующих делопроизводственных норм.

В качестве одной из важнейших  проблем можно отметить недопонимание  сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется  в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует  понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой  системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениям и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также какой состав информации применяется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.

Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.

Именно на основе такой  оптимизированной модели должна строиться  автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы  управления и работы с документами  приведет к созданию та кой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.