Становление и развитие кадровой документации в Республике Беларусь

С 15.01.1939 в стране были введены трудовые книжки единого образца для всех рабочих и служащих государственных и кооперативных предприятий и учреждений (постановление СНК СССР от 20.12.1938 «О введении трудовых книжек»). Трудовые книжки образца 1938 г. выдавались работникам по 1974 г. включительно, и поэтому до сих пор значительная часть работников имеют книжки, оформленные на этих бланках.

Долгое время трудовые книжки заполнялись на основании постановления СНК СССР 1938 г., затем, 09.07.1958, была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, которая многократно дополнялась и изменялась. К началу 70-х годов прошлого века накопилось много нерешенных проблем по заполнению, учету и хранению трудовых книжек, очевидной стала необходимость совершенствования нормативной базы по ведению этого важнейшего для работника документа.

Выходом из сложившейся ситуации стало постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 565 «О трудовых книжках рабочих и служащих», в соответствии с которым постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162 была утверждена новая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Основные положения этой Инструкции сохранили свое значение до настоящего времени и вошли почти в неизменном виде в современные нормативные акты, регламентирующие работу с трудовыми книжками. С 1975 г. в стране стал применяться новый бланк трудовой книжки рабочих и служащих, просуществовавший по 2003 г. включительно.

В этот же период выходит постановление Совета Министров СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников», которым были утверждены Основные положения о порядке выдачи и ведения трудовых книжек колхозников, как основного документа о трудовой деятельности членов колхозов.

В дальнейшем, на протяжении 15, лет неоднократно принимались постановления Совета Министров СССР и Госкомтруда СССР о внесении изменений и дополнений в действующие инструкции по заполнению трудовых книжек рабочих и служащих и по ведению трудовых книжек колхозников.

С течением времени в стране стала складываться относительно стабильная система кадровой документации, которая постоянно совершенствовалась как по составу документов, так по их содержанию и формам, т.е. кадровые документы систематизировались, а в дальнейшем унифицировались и стандартизировались. Были разработаны и внедрялись в практику личные листки по учету кадров и дополнения к ним, постепенно сформировались устойчивые требования к содержанию заявлений, автобиографий, характеристик, справок-объективок на ответственных работников, были введены трудовые книжки, приказы по личному составу стали печататься на типографских бланках с применением стандартных фраз и словосочетаний.

В 1974 г была введена новая форма трудовой книжки и принята новая Инструкция по ее заполнению, что имело положительное значение в деле совершенствования документирования трудовых отношений. Однако наряду с положительными изменениями в разработке структуры кадровой документации продолжали оставаться нерешенными основные проблемы кадрового делопроизводства: неоправданное дублирование информации в документах разных видов, составление большинства документов с многочисленными, далеко не всегда действительно нужными, визами согласования, разнородное по форме документирование кадровыми службами различных организаций однородных кадровых функций.

В результате проведенных работ по унификации документы по личному составу вошли сразу в две унифицированные системы управленческой документации, содержащиеся в составе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД): в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированную систему первичной учетной документации (УСПУД). Наличие одних и тех же документов в двух различных системах документации (класс документов 0200000 в УСОРД и класс документов 0300000 в УСПУД) привело к дублированию номиналов кадровых документов и нарушению важнейших требований унификации - однократности и единообразия (например, график отпусков входит в УСОРД с кодом 0284021 и в УСПУД - с кодом 0301020, штатное расписание – соответственно с кодами 0252251 и 0301017).

Тем не менее, некоторые специалисты подчеркивали необходимость включения кадровых приказов одновременно в две унифицированные системы документации. По их мнению, с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудовых отношений, являясь распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует имеющийся факт, играя роль первичного учетного документа. Следовательно, любой приказ по личному составу, как вид документа, может быть отнесен не только к УСОРД, но и к УСПУД. Таким образом, специалисты по вопросам документационного обеспечения управления приходили к выводу об объективности двойной системной принадлежности приказов по личному составу.

ОКУД регламентировал индивидуальную и сводную форму приказов, входящих в УСОРД, и индивидуальную форму, входящую в УСПУД. Предусматривалось, что формы приказов УСОРД распространяются на органы государственного управления, бюджетные учреждения и ряд других организаций, а формы УСПУД – на предприятия и организации союзных, союзно-республиканских и республиканских министерств и ведомств, а также на предприятия и организации местного подчинения.

Активная работа по унификации кадровой документации привела к созданию следующих типовых форм:

в УСОРД: структура и штатная численность, штатное расписание, приказ о распределении обязанностей, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция, анкета, дополнение к анкете, приказ о приеме на работу, заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу, заявление об увольнении, приказ об увольнении, график отпусков, заявление о предоставлении отпуска, приказ о предоставлении отпуска (сводный), представление о поощрении, приказ о поощрении (индивидуальный и сводный), объяснительная записка о нарушении, докладная записка о нарушении, приказ о наложении дисциплинарного взыскания (индивидуальный и сводный);

в УСПУД: приказ (распоряжение ) о приеме на работу (форма № Т-1), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8), записка о предоставлении отпуска (форма № Т-6), личная карточка (форма № Т-2), учетная карточка научного работника (форма № Т-4), а также формы документов по учету рабочего времени и оплаты труда.

Предусмотренные в УСОРД формы документов предназначались как для традиционной (ручной), так и для автоматизированной обработки. Для переноса информации в ЭВМ вводилось ее кодирование в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации (ОК ТЭИ) – ОКУД, ОКПО, ОКИК, ОКПДТР и др. Текстовая часть документов располагалась в левой части бланка, кодовая зона – в правой части.

В 1980 году ЦСУ СССР также разработало типовые межведомственные формы кадровых документов, предназначенные для автоматизированной обработки (утверждены приказом ЦСУ СССР от 16.06.1980 № 284). К индексам, присвоенным данным формам, добавлялось специальное обозначение «АСУ». Информационные показатели машиноориентированных форм располагались в левой стороне листа в виде анкеты. Правая часть листа являлась отрывным талоном, содержавшим кодовые обозначения внесенной в форму информации.

Для традиционной (ручной) системы обработки кадровой информации приказом ЦСУ СССР от 09.09.1980 № 443 были утверждены типовые межведомственные формы кадровой документации. В каждой типовой форме приказа (распоряжения) по личному составу помимо основной информации содержались дополнительные информационные показатели процедурного характера, отражавшиеся ранее во вспомогательных документах (например, в листках согласований, медицинских осмотров, инструктажа и др.), в связи с чем содержательная часть типовой формы разделялась на предметные зоны.

Следует отметить, что специалисты 80-х годов прошлого века пропагандировали комплексный подход к документированию функций управления кадрами и предлагали включить в состав кадровой документации следующую совокупность связанных информационным единством групп документов:

- законодательные акты, нормативные и нормативно-справочные документы по труду и социальным вопросам;

- плановую документацию по управлению кадрами;

- персональные документы рабочих и служащих;

- организационно-распорядительную документацию;

- первичную учетную кадровую документацию;

- первичную учетную бухгалтерскую документацию;

- статистическую, бухгалтерскую и отраслевую отчетную документацию.

Сторонники такого комплексного подхода справедливо полагали, что совокупность документов по управлению кадрами структурно и информационно шире понятия системы организационно-распорядительной документации по личному составу, т.к. охватывает все соответствующие управленческие функции. Главной отличительной особенностью комплекса документов по управлению кадрами, определявшей его межсистемный характер, специалисты считали целевую принадлежность той или иной группы документации к различным функциональным структурным подразделениям аппарата управления в соответствии с исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений ведения кадровой работы. Такая децентрализация управленческих функций и обеспечивающей их документации, отнесение каждой группы документов к специализированному структурному подразделению (плановому отделу, отделу кадров, бухгалтерии, юридическому отделу и т.д.), действительно, объективно сопутствуют традиционным (ручным) методам обработки документной информации.

2. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В БЕЛАРУСИ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Современное белорусское кадровое делопроизводство находится на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.

В настоящее время правовую основу при ведении кадрового делопроизводства составляют Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утверждённая постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4; государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69; Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утверждённые приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

Вопросы ведения трудовых книжек урегулированы постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников», а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утверждённой постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72).

Хотелось бы обратить внимание на то, что длительное время организации использовали разработанную ещё в период СССР форму первичного учётного документа Т-2 «Личная карточка» и указания по её применению и заполнению (постановление Госкомстата СССР от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учётной документации для предприятий и организаций»), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Республики Беларусь согласно пункту 1 постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 «О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике».

Правовую основу ведения личных дел работников составляет Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждённая постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2

Названная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и т.д.).

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Подведя итог исследования моно прийти к выводу, что кадровая документация имеет очень глубокие корни. Наибольшее развитие в СССР получило в послевоенное время. В настоящее время в Республике Беларусь ведутся практически все документы, впервые введенные в действие в советское время, с принятыми изменениями и дополнениями. Тем не менее постоянно ведется работа по снижению количества документов, переходу к электронному документообороту.