Сроки ограничения доступа персонала к конфиденциальным документам

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальностью выбранной  темы является то, что менеджмент как современная система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых  для их эффективного функционирования и развития производственной деятельности. Речь идет о такой системе  управления (принципах, методах, организованной  структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией  фирмы на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных результатах широким  использованием новейших научно-технических достижений, регулированием межфирменных отношений. Особенность современного менеджмента состоит в его  направленности на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижении высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации фирмы к новым рыночным условиям производства или предметов потребления, обеспечённости современной электронно-вычислительной технологии, степени вовлечения во внешнеэкономическую деятельность. Однако  определяющими факторами являются формирование и развитие рыночных отношений, конвертируемость рубля, стабилизация рыночных цен, эффективность использования инструментов финансово-кредитного механизма.

Проведение радикальной  экономической реформы, предусматривающей изменения форм собственности,  право предприятий на хозяйственную самостоятельность и распоряжение результатами труда, в частности, в определении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, распределении прибыли (доходов) предприятий, выхода на внешние рынки, создаёт объективные экономические условия и вызывает необходимость  применения  менеджмента на российских предприятиях.

Предмет исследования –  современные  системы управления.

Объект исследования – зарубежные компании, использующие различные системы управления.

Цель работы: изучить  особенности организации как системы управления.

Задачи работы:

- рассмотреть теоретические аспекты функционирования системы управления;

- изучить практику применения систем управления.

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  аспекты функционирования системы  управления

1.1 Что такое система управления

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управлении в конце 50-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих, это способ мышления по отношению к организации и управлению. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более эффективно достичь целей, дадим сначала определение, что такое система¹.

Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Машины, компьютеры, телевизоры —  все это примеры систем. Они  состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Наша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являемся мы.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются в общем смысле компонентами организаций (социальные компоненты) наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологическом организме, в организации части ее взаимозависимы. Не имеет никакого значения, насколько упорно работает управляющий национальной службой сбыта "Ар Си Эй", стараясь привлечь новых покупателей видеомагнитофонов, если конструкции, разрабатываемые техническим отделом, несовершенны, люди на конвейерах "Ар Си Эй" отказываются собирать выпускаемое оборудование или же компания не может оплатить поставку комплектующих деталей.                          

Точно так же как врач будет собирать информацию о вашем дыхании, об обмене веществ, пульсе, привычках в еде и о других жизненно важных функциях, прежде чем поставить диагноз и выписать вам лекарство, так и хороший руководитель должен собирать информацию обо всех существенных элементах организации, для того чтобы диагностировать проблемы и предпринимать корректирующие действия.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части часов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или поставлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды.

Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Даже для монастыря, чтобы действовать в течение длительного времени, необходимо, чтобы приходили люди и поступали продукты, поддерживался контакт с основавшей его церковью. Подходы, развиваемые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям, поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в качестве важной переменной в управлении².

Крупные составляющие сложных  систем, таких, как организация, человек  или машина, зачастую сами являются системами. Эти части называются подсистемами. Понятие "подсистемы" — это важное понятие в управлении. Посредством подразделения организации на отделы руководством намеренно создаются подсистемы внутри организации. Такие системы, как отделы, управления и различные уровни управления, играют важную роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, такие, как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами.                   

Подсистемы могут, в  свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они  взаимозависимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом. Проржавевший проводок от аккумулятора не подает ток в электросистему автомобиля, вследствие чего не может работать вся машина. Точно так же работа каждого отдела и каждого работника в организации очень важна для успеха организации в целом.              

Понимание того, что организации  представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание в какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления — главным образом техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют, какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

 

Рис. 1. Организация —  открытая система

Рисунок 1 представляет собой  упрощенное изображение организации  как открытой системы. Сначала организация  получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственности, удовлетворение работников, рост организации и т. п.

Проблема системного подхода заключается в том, что  все о нем слышали, многие даже часто употребляют слово "система", но мало кто применяет³.

Что же такое системный  подход и что он требует? Он требует сначала выделить самое важное, затем разбить это самое важное на второстепенные факторы, которые в сумме и создают то самое важное. Каждый второстепенный фактор затем разбивается на третьестепенные факторы, и так далее. Разбиение идет до той степени детализации, которая имеет смысл. Люди все-таки не роботы, и им не нужен точный алгоритм, а нужно, чтобы было понятно, как сделать.

Кроме этого системный  подход подразумевает мышление в  понятиях систем. Представим, что нужно  набрать стакан воды из водопроводного крана. Вы берете стакан, подставляете его под кран, открываете кран и регулируете напор воды по мере заполнения стакана. А теперь скажите кто или что чем (кем) здесь управляет? Вы - напором воды, чтобы наполнить стакан, или стакан своим наполнением - вами и напором воды? Правильно, и вы, и стакан.

Это и есть система, система  состоящая из вас, стакана, крана  и воды. Причем система замкнутая - при открывании крана вы следите  за наполнением воды, и стакан, своим  наполнением, сигнализирует о регулировке напора. А если хорошо поразмыслить и вспомнить другие примеры, то можно утверждать, что весь наш мир состоит из систем, да и сам является глобальной системой. Какой из этого можно сделать вывод? Понимание и применение системного подхода чрезвычайно важно.

Очень важно понять принципы построения и "жизни" систем и  особенно в применении к бизнесу, а тем более своему делу. Переход  к деталям без понимания главного может привести к печальным последствиям. В некоторых случаях, где требуются лишь малые усилия при осознании системы в целом, могут потребоваться огромные ресурсы без этого осознания.

Таким образом, наше окружение, все процессы происходящие вокруг нас  являются частью каких-либо систем. Всегда нужно начинать с самого главного в системе и постепенно переходить к деталям.

1.2 Виды систем  управления и элементы

Когда в конце 40-х - начале 50-х годов в коммерческих организациях появились первые ЭВМ, практически никому не приходило  в голову распределять обработку данных между различными машинами. Пользователи были рады и тому, что машины избавили их от утомительной ручной обработки информации. По мере развития вычислительной техники появилась возможность выполнять на одном или нескольких компьютерах ряд разных задач и передавать данные из одного приложения в другое, что представлялось гигантским шагом вперед.

Появление в  начале 80-х персональных компьютеров  позволило автоматизировать ведение  учета и обработку данных даже небольшим компаниям, не имеющим  высококвалифицированного управленческого и технического персонала. Для этой категории потребителей программного обеспечения были созданы приложения нового, коммерческого типа, интегрирующие несколько разных функций и позволяющие нескольким частям приложения манипулировать единожды введенными данными.

К концу 80-х годов  идея создания единой модели данных в  рамках целого предприятия заинтересовала ряд международных промышленных компаний, которые искали способ упростить  управление производственными процессами. Первым шагом в данном направлении стала разработка концепции MRP (Materials Resource Planning - планирование материальных ресурсов), рассматривавшей планирование материалов для производства. В ходе разработки концепции MRP американскими специалистами в области управления было замечено, что существует два типа материалов: с зависимым спросом (для выпуска десяти автомобилей нужно пятьдесят колес - не больше и не меньше и при этом к определенному сроку) и с независимым спросом (типичная ситуация с запасами для торговых предприятий).

Основная цель концепции MRP заключалась в минимизации  издержек, связанных со складскими запасами (в том числе и на различных  участках производства). В основе этой концепции лежит понятие ВОМ (Bill Of Material - спецификация изделия, ответственность за которую возложена на конструкторский отдел), отражающее зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и другие продукты от плана выпуска готовой продукции. При этом очень важную роль играет время, для учета которого необходимо иметь четкое представление о технологической цепочке выпуска продукции, то есть знать, какова последовательность и длительность операций.

Однако у  концепции MRP есть серьезный недостаток. Дело в том, что при расчете  в рамках этой концепции потребности в материалах не учитываются ни имеющиеся производственные мощности, ни их загрузка, ни стоимость рабочей силы. Этот недостаток был исправлен в концепции MRPII (Manufacturing Resource Planning - планирование производственных ресурсов). MRPII позволяла учитывать и планировать все производственные ресурсы предприятия - сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д⁴.